[原创]如何提高合同的管理

jiangao588 发表于 2010-9-28 14:36:49

如何提高合同的管理
一、合同管理信息化
现在的企业所签署的合同日益增多，尤其是工程公司，某某工程一期、二期，后续等，然后具体到哪个项目又分为安全合同、质量合同等。所以就导致相关责任人管理起来比较复杂，账目繁多，进度难以准确掌握。
因此就建议在合同管理方面采用恒润基合同管理系统，从资金、文本、进度三条主线来管理，将合同管理与客户管理、供应商管理、项目管理、进度管理有效地巧妙的联系起来，为您的合同管理提高到高效、便捷的新起点。
二、建立合同实施的保证体系
1.在合同总分析和合同具体分析的基础上，将合同总目标分解到合同实施的具体问题、具体工程和相关责任人身上，使合同管理具体化、专职化。
2.组织项目小组成员和各工程小组负责人学习合同文件和文件分析，对合同的主要内容做出解释说明，使大家对合同概况、主要精神、合同总目标有较为深刻的理解，树立全局观念，避免施工中的违法行为。
3.建立有效便捷的文档系统，使合同的监督、跟踪和诊断工作有序进行，有利于及时正确地决策，而且在发生纠纷时能及时地提供有力的证据。
4.建立报告和行文制度，工程中合同有关各方的沟通都是以书面形式作为最终的依据并形成制度，这样才能保证各工程活动有根有据。
三、及时做好合同跟踪
1.对合同文件和各种工程文件资料进行分析整理，或通过对施工现场的直接了解得到反应工程实施状况的信息。
2.分析工程实施状况与合同、合同分析文件等的差异和差异程度。如工期拖延、成本超支、质量不合要求等。
3.分析工程中存在的问题，评价合同履行情况，提出分析报告。
四、根据合同分析结果，实施有效的合同监督
1.现场中对各工程小组、项目小组或分包单位工作的监督，给它们以合同方面的帮助，如落实计划、提供工作保证、协调他们之间的关系等，对出现的问题进行合同方面的解释。
2.对建设单位及监理单位进行合同监督，协调与他们的关系，如督促他们完成合同职责，检查对方合同责任情况，进行合同索赔与反索赔，处理合同纠纷等。
3.对各种来往信件、会议纪要、索赔文件、合同变更文件等做合同方面的审查和控制，并做好记录，及时预防行为的法律后果，弥补自己工作中的漏洞，而且有利于寻找对方工作中的漏洞，及时提出索赔要求。
4.经常性地解释合同，对工程中出现的特殊问题进行及时预防行为的法律后果，弥补自己工作中的漏洞，并参与各种检查验收，并提出相应的报告。
五、进行有效的合同诊断
1.逐条分析各个问题产生差异的原因及内部和外部的各种影响因素，并分析各种影响因素影响程度的大小。
2.分别确定各个影响因素由谁引起，按合同规定应由谁承担责任以及承担责任的大小。
3.对这些问题和差异采取什么样的解决措施。如责任方增加生产要素投入，采取新的技术方案，提出索赔要求，修改计划或修订合同。
总之，使合同管理贯穿于从投标到工程竣工的全过程，既有利于合同目标的实现，又使技术和经济相结合，产生良好的经济效益。

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