[原创]《时间管理》——来自哈佛商学院的管理智慧
<p>时间管理.jpg ：</p><p> </p>
<p><br/> </p>
<p align="center"><b></b> </p>
<p> <b> </b><b>时间管理就是纪律，就是行动，就是确保你不浪费时间，而且确实按照你的计划行事</b></p>
<p>值得注意的二个概念：时间的合理分配和时间的管理</p>
<p> 时间的合理分配：</p>
<p>1， 把你的时间明智地使用在那些可以使你逐步接近目标的事情上</p>
<p>2， 评估和计划你是如何使用时间去实现目标的过程</p>
<p>思考三个问题</p>
<p>1， 你是把时间用在你真正想做的事情上了吗？</p>
<p>2， 你是在“原地踏步”嘛</p>
<p>3， 你正在左右为难——是前进还是放慢脚步，或者正在犹豫不决？</p>
<p><b>一，如何分配时间——以战略眼光纵观全局（要想管理好时间就要先分配好时间）：</b></p>
<p>1， 你在亲自去做某件事，还是训练一个小组去做？你在这两者之间找到一种平衡了吗？</p>
<p>2， 你在通过阅读使用手册来学习一门新的技能，或是通过一些速成的，系统安排的学习课程来学习之间找到更好的平衡了吗？</p>
<p>3， 你在给工作团队一个开放的政策，或是为工作团队解决问题，给予支持之间找到更好的平衡了吗？</p>
<p>简单的说，为了避免“原地踏步”现象发生，你就要确保正确地合理分配你的时间</p>
<p><b>如何审查时间：</b></p>
<p>最理想的状态是，你所做的每件事对你都是有价值的——其价值在于它积极推动你实现职业上或是个人生活上的目标——这些事情都是你希望可以完成的。</p>
<p><b>设想一个你希望自己身处其中的全局性画面</b></p>
<p>按照目标的相关类别将工作分成几个部分</p>
<p>ü 成长和提高型：</p>
<p>重点在于机会——通常把给单位或是公司带来最大增值作为首要目标</p>
<p>产品管理人员——产品创新</p>
<p>设备管理人员——改进工艺流程</p>
<p>高层主管人员——统筹安排</p>
<p>ü 管理成员型：</p>
<p>上级管理，平级管理，下级管理</p>
<p>培训和指导下级人员或是团队可以更好利用时间，但是把时间用在取得上级和平级同事的支持上，就是帮助他们接近目标的高效合理分配时间的方法</p>
<p>ü 无责任管理型：</p>
<p>多数管理者负担着日常的，超出管理人以外的责任。</p>
<p>项目管理人员：追踪日程安排，做预算和对应买主；</p>
<p>设计师：设计：</p>
<p>软件开发人员：编写程序或检查他人工作</p>
<p>这些都是持续的，可以解释为“照旧工作”</p>
<p>ü 行政管理型：评估部门需要哪些资源，面试应聘人员，回复信件和电子邮件，填写时间表和费用报销单以及对员工的工作情况进行评价等</p>
<p><b>行政工作往往消耗大量的时间</b></p>
<p><br/> </p>
<p><b>对个人时间进行为期一周的审查</b></p>
<p><b>认真地测试和记录一周时间内你在每项活动上所用的时间。这一周的时间管理评价能过为你提供一个有关你使用时间真实情况的简要说明。坚持做一个星期的时间追踪并不难，其结果却常常是出人意料的。</b></p>
<p><b>然后把精力全部集中到最重要的任务上。</b></p>
<p><b>不但要审查工作时间，还要审查个人生活时间</b></p>
<p><b>合理分配时间以达到个人期望的生活方式</b></p>
<p><b> </b></p>
<p><b> </b></p>
<p align="center"><b>二，进行时间审查的步骤</b></p>
<p><b>工作上的时间审查：</b></p>
<p><b>1</b><b>做一张表格，把一个星期的每一天写作一列中，在各列的第一行写出你花时间去完成的主要目标的相关类别</b></p>
<p><b> 2</b><b>，完成每一项活动后，在相关的类别下面记录你说使用的时间。</b></p>
<p><b>3， </b><b>结束每日及每周的时候，把所有的每一类工作上的时间相加进行计算</b></p>
<p><b>4， </b><b>分析你所做的审查结果。将每个目标类别上所花费的世界除以在工作上总共使用的时间，把这些数字换算成百分比的形式</b></p>
<p><b>5， </b><b>做一个饼形统计图，以直观的方式来表示在过去一周里是怎样使用时间的</b></p>
<p><b>6， </b><b>在考核你的审查结果之后</b></p>
<p><b> </b></p>
<p><b>建议：使用日历或是掌上电脑PDA</b><b>来跟踪记录你的时间，在任何情况下都是最为</b></p>
<p><b>方便的。</b></p>
<p><b> </b></p>
<p><b> </b><b>新任管理者的建议：</b></p>
<p><b>1， </b><b>放慢你的脚步</b></p>
<p>开始思考如何合理分配和管理他的时间</p>
<p>步骤：</p>
<p>ü 确定新工作需要做什么并且把职责成功的加入关键目标之中，找到清晰的思路</p>
<p><b>2， </b><b>跟踪记录时间，确定什么任务使自己偏离了轨道</b></p>
<p><b>3， </b><b>浏览需要处理文件，分成三类</b></p>
<p>ü <b>必须要处理的文件</b></p>
<p>ü <b>可以稍后处理的文件</b></p>
<p>ü <b>易于处理的文件</b></p>
<p>先处理必须处理的文件——信心倍增</p>
<p>处理容易处理的文件——将少数量</p>
<p>处理剩下的文件——完成任务</p>
<p><b>将你的审查结果与你的目标进行比较</b></p>
<p><b>如果个人主导整改计划，而自己的时间的80%</b><b>用来指导他人，那么可以帮助你实现某一目标。</b></p>
<p align="center"><b> </b></p>
<p align="center"><b>三，如何改进你的计划</b><b></b></p>
<p><b>“</b>进行时间审查是一项非常重要的工作。应当把你的时间放在哪里使用——以及为什么这样做——的思路也是非常重要的。然而你一定要积极主动地区工作。你不能只是跟在主管的后面，等着他说：“哦，看这，把这个处理一下”。你一定要有自己的，明智的，可以解决问题的方法，而且你一定要促使自己找到你所需要的只有，这样你才能完成这项聘请你来做的工作，你所做的时间审查以及你想去哪里的思路都是可以帮助你达到你目的地的工具。<b>”——贝丝</b><b> </b><b>查普曼</b><b></b></p>
<p><b>切实对比你的实际时间分配情况和目标时间分配情况</b><b></b></p>
<p><b>第二篇 如何管理你的时间：执行</b></p>
<p><b>1， </b><b>何如进行时间锁定</b></p>
<p><b>合理分配时间要抱着专心致志和坚持不懈的态度，自爱你最终完成计划的时候，就会看到它的效果。时间管理的过程就是把合理分配时间的方法付诸行</b></p>
<p><b>动，把要做的关键工作列一个清单，这样可以使假话更加现实。</b></p>
<p align="center"><b>时间锁定—— 一个实用的日程表</b></p>
<p><b> </b><b>时间锁定是一个功能强大的日程安排工具，它可以帮助你延缓时间的流逝。</b></p>
<p>ü <b>列一张待办事项清单</b></p>
<p>ü <b>对你所列的清单进行分类：预测，业务发展，日常活动和人员管理</b></p>
<p>ü <b>记录你的时间</b></p>
<p>ü <b>掌握时间评估的技术：对每件事都设定时限</b></p>
<p><b>“如果我认识到还没有敲定每件事，我就会思考这是为什么以及怎样做出调整以使事情回到正轨上来。”</b></p>
<p>ü <b>给自己留出一些机动时间：变动是不可避免的，而且也可能会在工作中增加新任务</b></p>
<p><b> <br/> </b>建议：确定每段时间用在何处，把你的时间平衡点从你当前正在做什么转移到你应当做的事情上来；</p>
<p>切记没有什么改变是一夜之间发生的，但是如果你对于希望自己达到什么样的目标没有一个名气的想法的话，那就什么都不可能发生了</p>
<p>使用时间锁定方法的原因：</p>
<p>1， 迫使你全盘考虑每天要做的工作以及安排时间去做那些有必要开支的工作</p>
<p>2， 为设定语气和限制时间提供了一个准则。</p>
<p>3， 能个提高你评估时间需求的能力</p>
<p>4， 能使你处于更有利的位置进行评估，终于无益的，耗费过多时间新方案</p>
<p align="center"><b>2， </b><b>如何管理你的时间</b></p>
<p><b>跟踪检查和评估你的日程表</b></p>
<p>ü <b>你是否觉得你已经做好了充分的准备？</b></p>
<p>ü <b>你能够合理地调整你的时间预算吗？</b></p>
<p>ü <b>在实现你目标的过程中，是否有明显的进展？</b></p>
<p>ü <b>你是否安排了过多的活动？</b></p>
<p><b> </b><b>建议：始终把注意力放在目标上，试着承担一些对你实现目标有帮助的工作，所谓一名团队成员，除了承担一想确定目标的工作之外，你是否也被其他目标所吸引，但是，只有在不损害你其他工作的前提下才可以答应去做。要学会对费优先等级的项目说“不”，当然，要尽量说的婉转些。</b></p>
<p><b> </b><b>减少低优先登记活动说占用的时间——授权</b></p>
<p><b> </b></p>
<p><b> </b></p>
<p align="center"><b>日程安排计划建议</b></p>
<p>列一张带有时间预算的待办事项清单</p>
<p>把需要有创造力和聪明才智的重要工作或是活动安排在你经历旺盛的时候</p>
<p>不要把每一分钟都预先排在计划里，留下一些时间处理危机和意料之外的事情</p>
<p>合并某些工作一同办理。比如，在你打开计算机的时候，处理邮件</p>
<p>确定你希望什么时间结束工作和离开办公室，然后往回推算，把最重要的安排在日程表的最前面</p>
<p>但你有意料之外的自由时间时，找一些工作去做</p>
<p>把你的日程表做的简单一些，全程检查后你的工作是否一直对准目标</p>
<p>把你的日程安排告诉其他人，使你更加注意时间管理的问题</p>
<p>记录你的工作进展情况</p>
<p>当你完成一个目标的时候，祝贺一下自己！</p>
<p><br/> </p>
<p align="center"><b>创造性地进行授权工作</b></p>
<p><b>作适度的要求而不是紧急的要求，表面你也知道他们的价值所在。采取礼貌的，孤立的灵活的，感恩的态度。</b></p>
<p align="center"><b>根据结果进行授权</b></p>
<p><b>进行授权的时候要把焦点集中在成效上，而不是结果上</b></p>
<p>1， 找出可以授权的工作</p>
<p>2， 发现适合这项工作的人选</p>
<p>3， 清楚地表达你的希望，包括对成功，时间限制以及预算的要求。将要一起工作的人应该成功的含义有着相同的理解</p>
<p>4， 授权人始终负有责任</p>
<p>5， 放手干吧——不要进行微观管理，给他们所需要的空间，让他们按照自己的方式去工作</p>
<p><br/> </p>
<p align="center"><b>三，如何克服障碍</b></p>
<p>在每天的生活中，遵循合理分配和管理时间的原则，不断地联系，坚持以及自我认</p>
<p>识。</p>
<p align="center"><b>辨别常见的障碍以管理你的时间</b></p>
<p><b> </b><b>一个混乱，吵闹，高要求的工作环境</b></p>
<p><b> </b><b>一个杂乱无章的工作空间</b></p>
<p><b> </b><b>一个现在就要做，但却拖延了很久还没做的倾向</b></p>
<p><b> </b><b>低效率的会议和没有必要的旅行</b></p>
<p><b> </b><b>过程不是完美，你的目标也不是完美，而应当是改进。在时间管理的问题上，你每次做得稍微好一些，就离你的目标稍微近了一些</b></p>
<p><b> </b><b>有效地排除干扰</b></p>
<p><b> 1</b><b>：确定意外来访者是不是又及时，或者是马上要就可以解决的事情</b></p>
<p><b> 2</b><b>：如果可能的话，另外安排一个时间来与来访者见面</b></p>
<p><b> 3</b><b>：如果可能的话，把来访者介绍给另一位合适的人</b></p>
<p><b> 4</b><b>，在你突然放下手头的工作之前，做一个记录，提醒自己工作之前，做一个记录，提醒自己工作做到哪里了，在处理完干扰你的那件事之后，回到刚才做的那个工作上来</b></p>
<p><b> </b><b>如果有必要的话，接受干扰你的工作，采取进一步措施，然后重新回到被打断之前记忆中的位置。但是，那并不是总可以做得到的。</b></p>
<p align="center"><b>在时间敏感性强的工作中合理分配你的时间</b></p>
<p>“你在寻找点点滴滴的资料。突然，理出些头绪，你脑子里有了一些想法，担不是所有的资料都在这里了，可这些足以产生一个构想，所以你可以发出“啊哈”一声的感叹。这就叫做镶嵌理论。你永远都不可能控制所有的事情，但是你可以尝试，找到足够判定结果的资料。把你和别人谈话时所作的记录，你读过的每一个资料，全部这些信息凑在一起形成了镶嵌结构。借助于管理好你的时间，你就可以得到更多片的镶嵌因素，你的思路也就更清晰了”</p>
<p> ——伊丽莎白 乔伊</p>
<p><br/> </p>
<p><b>整理和布置办公室的七个步骤：</b></p>
<p>1， 计划——你需要为你办公室的每一件物品都找一个位置(10_20分钟)</p>
<p>2， 彻底清理你的办公桌（20分钟）</p>
<p>3， 进行第一步工作——丢弃（5分钟）</p>
<p>4， 采买。（1——2小时）</p>
<p>5， 整理分类——把最显眼的物品和你需要马上处理的事情放进指定的盒子里，把每天要用的物品放在旁边容易看到的地方。（20-40分钟）</p>
<p>6， 从细节上调整你存放物品的方式（5——20分钟）</p>
<p>7， 调整（10——20分钟）</p>
<p><b>解决办事拖拉的问题：</b></p>
<p><b> </b>避免计划不周的会议和不必要的商务旅行</p>
<p><b>花一些时间来避免或是客服障碍</b></p>
<p align="center"><b>四，如何培养良好的理财习惯</b></p>
<p><b>培养高效率打电话的习惯：</b></p>
<p><b>1， </b><b>屏幕显示来电人身份或是语音信箱</b></p>
<p><b>2， </b><b>如果必要的话，让来电人打其他人的电话</b></p>
<p><b>3， </b><b>把电话内容和要点记录下来</b></p>
<p><b>4， </b><b>在工作时间内挤出一段时间，专门用于接听和回复电话</b></p>
<p><b>5， </b><b>当你确定需要集中精力的世界，把要做的工作拿到一个没有电话的房间里去做</b></p>
<p><b>6， </b><b>尽量利用电子邮件进行联系</b></p>
<p><b>建议：打电话的时候，用纸进行记录。回复它，保存它，把它放在一边或是扔掉</b></p>
<p align="center"><b> </b></p>
<p align="center"><b>做电话记录的步骤</b></p>
<p><b>1， </b><b>同时使用你的计算机和你的电话。如果经常在打电话的时候写字的话，在电话旁边加装一个藏头式受话器</b></p>
<p><b>2， </b><b>在计算机上，为每一个账户，项目或是类似的分类建立单独的文件夹</b></p>
<p><b>3， </b><b>进行对话之前，把你西药的问题和希望户通过的信息列一个清单</b></p>
<p><b>4， </b><b>记录时间，日期和参与谈话的人</b></p>
<p><b>5， </b><b>写下、录入谈话的意图</b></p>
<p><b>6， </b><b>列出收到的关键信息</b></p>
<p><b>7， </b><b>列出你和其他人需要处理的下一项工作</b></p>
<p><b>8， </b><b>裂痕处尚未完成的任务</b></p>
<p><b>9， </b><b>是哟个符合逻辑的命名习惯，这样的话，你可以比较容易地在正确的精神矍铄文件夹中找到资料。</b></p>
<p><b> </b></p>
<p align="center"><b>利用电子邮件来节省时间</b></p>
<p>坏消息不要用Email，可能引起情感的冲击</p>
<p>做一个高效率的电子邮件使用者</p>
<p>1， 标题里使用关键词</p>
<p>2， 附带电话号码</p>
<p>3， 将内容删减的言简意赅</p>
<p>4， 尽可能使电子邮件内容显示在屏幕上的同一栏中，这样读者不用非得向下滚动屏幕就可以看到邮件的全部内容</p>
<p>建议：每天晚上做好整理工作，保证第二天开始工作时候就能保持清醒</p>
<p><b>利用出乎意料的停工时间</b></p>
<p><b>建议：在你从收发室忘办公室走的路上，整理新建。在你就要坐下之前，扔掉没有用的邮件。接着，对留下邮件进行分类，诸如“需要交费的”或是“今天要处理的”。</b></p>
<p align="center"><b>下篇 建议和工具</b></p>
<p><b>新进管理人员说面临的最大问题：确定他们的目标和优先事项</b></p>
<p><b>延期进行重要工作：等找到中意的资料或是资源再去进行；在心烦意乱，生气或是疲倦的时候，不要去做那些需要感觉灵敏和思维清晰的工作，这个也是常常最好的做法。</b></p>
<p><b>怎样学习说“不”：通过说明优先事项来设置界限</b></p>
<p><b>无法估计出某事项需要的时间：把任务分几个部分来进行</b></p>
<p><b>忘记最优先事项：固守最优先事项；设置工作场所规则</b></p>
<p><b>长期做自己不擅长的事：1，取长补短；2，找替代计划</b></p>
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