巧用outlook和OneNote搭配进行项目管理
<p>昨天我接到一位博客读者发来的咨询邮件，询问如何进行项目管理的问题，具体的邮件如下：</p><blockquote> <p>“李老师</p> <p>你好.看您的博客,实践用outlook对自己的时间进行数位化管理已经有一段时间了.</p> <p>其中发现了一些问题苦苦寻求无法解决,希望能得到您的指点</p> <p>我现在主要在处理类似项目的问题上有疑问</p> <p>比如公司要参加一个展会(我们是制造型企业,经常需要参加一些行业内的展会)</p> <p>但是一个展会往往像一个项目一样由几个步骤组成. 我现在的做法是:</p> <p>在待办事件中,加入一个标题 “展会 09年3月糖酒会”.</p> <p>一般步骤如下.</p> <p>联系订展位的公司</p> <p>确定展位签订合同</p> <p>支付展位款项</p> <p>给定展位的公司发送公司简介和宣传单页(刊登在展会刊物上)</p> <p>联系展台搭建公司</p> <p>将展台相关资料发送给展台搭建公司</p> <p>确定展台搭建合同</p> <p>支付展位预付款</p> <p>等待展会开始 参加展会</p> <p>展台搭建验收,付余款,并索取发票</p> <p> </p> <p>面对这样的一个多步骤的任务.如果我建立一个模板.吧整个过程放入一个待办事项列表中. 然后进行一步放入日历中,再进行一步再将下一步放到日历中</p> <p>光从标题中似乎无法迅速的看到任务的进展状况 必须打开任务才可以看到.</p> <p>我一般都是同时几个这样类似的任务在运行.多个任务都无法看到具体进行到哪一步了.</p> <p>想问问李老师你有没有比较好的方法</p> <p>感谢您不吝赐教”</p> </blockquote><p>他的问题应该很有代表性。很多时候我们需要管理的是一个个需要细分为下一步行动的<span style="font-weight: bold;">项目</span>，而outlook的”任务“模块是不支持树状结构，因此就会出现以上这位朋友的困惑：无法迅速地看到任务的进展状况。</p><p>那该如何解决呢？最简单的办法似乎是使用office的组件之一：Project这款专业的项目管理软件，但这款软件的使用还是有一定的难度，不是太好掌握。</p><p>我的具体实践是用outlook和OneNote搭配进行项目的管理，具体实践如下：</p><p><span style="font-weight: bold;">一、在OneNote中建立任务列表：</span></p><p>OneNote中可以非常快速地建立起任务列表，并且可以通过用多层级(最多可以达到5级)的列表形式将项目的进程清晰的展示出来。如下图：</p><p><a target="_blank" href="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_2.png"><img src="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_thumb.png" alt="image" title="image" style="border: 0px none ; display: inline;" border="0" height="484" width="555"/></a></p><p><span style="font-weight: bold;">二、利用OneNote与Outlook的相互衔接将细分的下一步进行清单同步到outlook的任务列表中：</span></p><p>这两款软件因为同属于outlook的组件之一，因此它们的配合是非常默契的。在OneNote中可以为每项具体任务设定任务的起止日期、重要程度等选项，如下图：</p><p>选中(或将鼠标放在该行)要自定义的下一步行动清单，点击”任务“按钮，在弹出的菜单有”自定义“的选项。点击后可以直接在outlook中新建该任务，并进行相应的编辑。</p><p><a target="_blank" href="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_4.png"><img src="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_thumb_1.png" alt="image" title="image" style="border: 0px none ; display: inline;" border="0" height="484" width="507"/></a></p><p> </p><p><a target="_blank" href="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_6.png"><img src="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_thumb_2.png" alt="image" title="image" style="border: 0px none ; display: inline; height: 350.311px; width: 600px;" border="0" height="376" width="644"/></a></p><p><span style="font-weight: bold;">三、在outlook中可以通过点击”任务链接“快速方便地跳转到OneNote中的项目清单中：</span></p><p><a target="_blank" href="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_8.png"><img src="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_thumb_3.png" alt="image" title="image" style="border: 0px none ; display: inline; height: 373.602px; width: 600px;" border="0" height="401" width="644"/></a></p><p><span style="font-weight: bold;">四、在outlook中对该任务的操作会同步到OneNote中：</span></p><p>如果该任务已经完成，并在outlook中操作已完成，则OneNote的任务列表前的标记也会相应发生改变，任务进展一目了然。</p><p><a target="_blank" href="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_10.png"><img src="http://blog.vsharing.com//Uploads/UserDirs/1/226/90320/WindowsLiveWriter/outlookOneNote_69A/image_thumb_4.png" alt="image" title="image" style="border: 0px none ; display: inline; height: 348.447px; width: 600px;" border="0" height="374" width="644"/></a></p><p> </p><p>以上即是我的具体实践，希望有兴趣的朋友多交流。</p> 学习了，希望发掘工具的工作配合度 <p>个人的建议是：专业的事情用专业的工具去做，其实Project应该并不会比Outlook复杂多少。</p><p> </p>
<p>这样处理方式的问题是，要通过很多次的自定义建立Outlook和Onenote的关联，效率比较低；另外，也解决不了多项目（案例中是多个展会）情况下的任务信息复用问题，每个新项目都得重新建立Outlook和Onenote的关联。</p>
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<p>经常拜读<font face="Verdana" color="#61b713"><b>旅程无限</b></font>兄的大作，学到很多东西，很是感激。提些个人想法，并非吹毛求疵，主要是为了集思广益，促进论坛交流。</p> <p>另外，兄的这个思路对于一些简单的或分散的任务项，建立Outlook和Onenote的关联，确实很有价值！</p>
<p>学到这一点，也是我极大的一个收获。</p> 你的建议很正确，我分享的办法只是适用于简单的项目分解，提醒自己随时将任务进行分解，成为可操作的事项，以提高任务的可执行性。<br/>project是款专业的项目管理软件，我也一直想好好学学。<br/> <p>OUTLOOK绝对是好东西，只是现在在用ONENOTE，还没有用过ONENOTE。</p>
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<p>学习一下</p> 这样在outlook里面还是体现不出任务分级啊？ <div class="msgheader">QUOTE:</div><div class="msgborder"><b>以下是引用<i>yaoxinmail</i>在2009-8-18 14:11:42的发言：</b><br/>这样在outlook里面还是体现不出任务分级啊？<br/><br/><br/>正因为在outlook里体现不出任务分组才使用OneNote来记录、分解任务。<br/></div><p></p> 非常好的软件整合运用 <p>学习了，谢谢</p>
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