和谐会议的“七伤”之痛 (转载)

smileit 发表于 2007-8-27 13:55:52

和谐会议的“七伤”之痛吴德俊没有哪个企业不开会的，甚至有的企业把会议作为业务推进的关键方式，但会开的有效率、有效果的却少之又少，能达到会议目的的就更少了。会议开得好，可以快速统一思想、有效决策，激发个人的创意和团队协作精神，能够展现最佳绩效，可以说成功的会议好比一把绝世好剑，剑气所指，必无往不胜；会议开得不好，会激化企业内部矛盾，个人积极性丧失，犹如“七伤拳”，害人害己。所以说会议是一把“双刃剑”，那么怎样才能避免“七伤”，驾驭这把成功的利器一直以来是每个企业关心和探讨的问题。害人害己的“七伤拳”1）头晕大会小会一大堆，到处“赶场子”，更有甚者临时被抓去当“壮丁”，会开了半天还不知道是什么会，迷迷糊糊的时候还经常被点到发言。一个说你应该这么干，另一个说不行，你应该那么干，会议结束了还是不知道自己到底怎么干，做了怕出问题，不做又被说成积极性不高，谁也得罪不起阿，怎能不晕？2）急躁会开了半天，还没有进入主题，在外面兜圈子，你说一句，我说一句，变成了茶话会，有用的话一句没有，废话说了一大堆，半天还讲不完。终于拐到正题了，大家你一言我一语，谁都说服不了谁，最后还是不知道怎么办。要不就是大家点子干枯，都一言不发。导致会议结束时，要么匆匆作出决策，要么就是“下次继续”。你说急不急！3）失声  各位“老大”们开始的讲话里已经把方案和分工明确的定了，谁还敢忤逆“老大”的意思，提出不同意见呢，所以尽管腹中“千策万言”，口中也只有一句“我完全赞同”；或者想说的，有想法的参会者半天也得不到发言的机会，好不容易轮到了，刚开口就被打断，扯了半天，等话题回来后，思路却怎么也理不出来，想说的说不出来，憋得难受啊！4）抑郁   好不容易把相关的人员都找齐了，原想终于大家可以坦诚的面对面解决问题了，哪成想刚刚提出问题，有人就像“怨妇”一样开始诉苦，然后像病毒一样开始扩散，一个接着一个，都愁眉苦脸，唉声叹气，你推我挡的，更有神奇者最后把问题的原因归结为大自然。没气出病来就算豁达的了。5）上火   本来一个问题已经困扰自己很久了，可算想出了解决办法来，希望通过会议协调公司的资源来解决，但是刚刚达成几点共识，就发现要想解决这个就要解决哪个，一个连一个，想解决的问题解决不了，其他的问题却出来一堆，可谓旧伤未愈，又添新恨啊，不上火才怪！6）恐惧   早上的会可以开到晚上，一天就不用干别的了；鬼才知道什么时候要自己发言，要讲什么东西；会上领导和同事都在，几十双眼睛盯着你，说的每句话都要负责任的，自己还没来得及想好的时候要你表态、拍板，你说怕不怕？
7）健忘   一天开好几个会，开始的几个会议还好，到了最后的几个会，说“神经快崩溃”一点也不为过，基本上迷迷糊糊的听，稀里糊涂的讲，过后想想，基本上自己说了什么恐怕都不记得了，至于形成的决议就更记不清楚了，如果赶上那几天事情再多点，结果可想而知。

smileit 发表于 2007-8-27 14:02:53

会议和谐的“三大猛药”会议是一个综合的体系，会前、会中和会后有多个环节环环相扣，哪一个环节出现问题都会对会议的整体决策效果产生重要的影响。那么如何才能避免上面的问题，让参会者头不晕了，气也顺了，想说的能说了，该办的都办了，使的会议变得和谐呢？
1）“未雨绸缪”散
原料：会议通知；准备材料。服用时间：会议前数天（根据实际情况酌情确定）主治症状：头晕、恐惧、抑郁。主要原理：会议通知可能大多数的企业都有，但具体里面包含的内容就千差万别了。在会议通知中必须明确四方面的信息：首先是基础信息，包括会议的时间、地点等；其次是明确会议目的，让参会者知道自己参会的价值，我们为什么开会？开会要处理那些问题？然后是详细的与会人员名单，明确哪些人必须参加，哪些可以选择性参加。往往有些管理者会认为，让一些与会议不相干的人旁听对其来说也是一种教育和训练，但这种情况只能采取自愿，如果强制参加，往往是人坐在那里，心却到了别的地方，有的时候还会引起员工的反感情绪。最后需要明确会议的议程，让与会者知道自己什么时候发言，顺序是怎样的。另外需要写明会议联系人是谁，联系方式，给参会者一个信息反馈和沟通的接口。另外需要提前下发会议准备材料，让参会者了解会议的背景和主要议题，让参会者明确哪些是需要自己了解的，哪些是需要自己提供信息的，哪些是需要自己发表意见的，哪些是需要自己拍板的。2）“组织纪律”丸原料：会议主持；会议议程；决策流程。服用时间：会议通知，会议开始主治症状：急躁、上火、失声主要原理：和谐的会议要让大家能够畅所欲言，积极讨论，但这不等于说会议皆可以“有组织，无纪律”。与其他的业务工作一样，会议的和谐同样需要流程和制度来保障。首先要设立会议主持，其主要职责是：确保议程按时按序进行，把握会议主题，积极启发、引导，把握讨论方向，在出现超时、跑题的情况及时终止，化解会议中的冲突，激发创意。但是一般来说，会议主持不会是所有参会人员中的最高领导，在权威性上可能不足，因此在会议中的开始可以有一个明确会议纪律的程序，并给主持人充分的授权。时间是会议议程控制最主要的问题。因此，会议议程需要按“分”为单位划分清楚，让主持人严格控制时间，并在会议室的墙上、桌面上等显要位置张贴有关会议时间控制的宣传画，从多个角度来提醒发言者；在讨论阶段不分职位高低让大家畅所欲言，但必须规定讨论阶段每次发言的最长时间。
有些问题的确是不能有一个明确的最优方案的，也不可能所有的决议都能达成一致，为了防止“议而不决，决而不断”的情况发生，必须有一个能够承担风险和责任的决策者，如果发生意见无法统一的情况由决策人拍板，打消大家的顾虑，只有这样，有效的会议决策才能形成和推动。
3）“安神补脑”液原料：会议决议，会议记录，执行看板。服用时间：会议结束时，会议结束后二天主治症状：健忘主要原理：会议中形成的决议由于是在短时间内形成的，对与会者的影响可能不会很深刻，如果没有进行及时地提醒和跟踪，很有可能被忽略。因此必须将在会议上形成的决议快速地记录下来，例如：形成了哪些代办事项，分别由谁、在何时完成，提出的行动计划等。然后在会议结束之前，将会议决议立即复印分发给与会的每一个人，并与其当场确认讨论的内容。会议结束两天之内将会议纪要分发给每位与会人员，对与会者进行有效的提醒。另外会议中大家提到和主题无关的议题也应该记录，留做以后会议的参考。此外会议结束后，要设立专人对会议决议执行的情况进行跟踪，并形成“执行看板”（可以周为单位），包括会议决议进展情况，近期的计划以及需要其他部门配合的事项和若不按计划执行可能带来的风险等，以此对所有参与人进行有效的鞭策和鼓励。一方面，开一个和谐的会议实属不易啊，但是要把会开“砸”，开得“害人害己”还是比较轻松的。所以发起每个会议的时候首先想的问题就是：那“七伤”我顶的住么？
如果顶不住的话，那“三大猛药”我吃了么？
如果顶不住，药还没吃，这样的会恐怕跟“自残”没什么两样了。另一方面，和谐会议离我们也并非那么遥远，虽然有些问题的解决不能一蹴而就，但可以通过相应的机制来弱化其负面的影响，并逐步的向“和谐”过渡。“三大猛药”只是一个简单的开始，希望有更多的“猛药”出来，彻底解决企业的“七伤”。

love 发表于 2009-7-11 14:12:39

这么好的帖子没人顶，可惜了！
 
建议楼主发到管理的版块里去。

页: [1]

栖息谷-管理人的网上家园's Archiver

和谐会议的“七伤”之痛 (转载)