日志
工作能力培训
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工作能力训练
―――――职业技能
学员姓名： 培训时间：
第1讲 时间管理
【本讲重点】
时间管理理念的目标
主要时间应重点地放在什么工作上
在实践中管理时间的方法
第一节：时间管理基本理念
1、时间究竟去了哪里
在日常工作中，大多数的人常常都会抱怨时间不够用，一天的8小时中被“繁重”的工作搞得焦头烂额，而且连周末也经常在加班中度过。我们的时间究竟去哪里？难得真的是时间不够用吗？其实实际情况并不是这样的。仔细回顾一下当时的工作情景就会发现，大部分的有效工作时间都是在无效的工作中或是在无聊的闲谈中浪费的。时间的浪费是触目惊心的，时间是可以管理的，管理时间是十分必要的。
笔记：
2、时间管理基本理念
时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己，时间管理理论是个人管理理论的一个部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。
笔记：
第二节：时间管理理念的沿革
图1-1时间管理理念的沿革
时间管理的方法有一个演变的过程。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量，而时间管理理论则更注重个人的管理，注重产能，关注完成的工作是否具有有用性。
[问]：你管理时间采取的又是什么办法呢？
第三节：时间管理的四“象限”
究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以氛围四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。
表1－1 时间管理的四个“象限”
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重要 |
不重要 |
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紧急 |
人事危机 客户投诉 即将到期的任务 财务危机 |
电话铃声 不速之客 行政检查 主管部门会议 |
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不紧急 |
新的机会 人员培训 制订防范措施 建立人际关系 |
客套的闲谈 无聊的信件 个人的爱好 |
时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中在那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常生活中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却有没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急的这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。
笔记：
第四节：实践中的时间管理方法
1、学会拒绝
计划赶不上变化是经常遇到的情况，确实有很多时候自己原本已安排好了计划，但是经常会临时出现一些变化。例如，自己的主管要给自己加派新的任务，而如果自己接受了这个任务，那就会超负荷地运转而影响自己的业绩。在这种情况下，要学会恰当地拒绝，这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法。但是拒绝自己的上级要讲究技巧，不宜直截了当，而要委婉，用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。在绝大多数的情况下，上级是会有其它的安排来解决这个问题的。
[问]：你懂得拒绝你上级的任务吗？
2、授权的目标和角色
在时间管理上，授权是一个重要的要素。作为一个主管或一个项目的负责人，得到 一个任务后 一定要把它分出去，让最擅长的人来负责项目内的一部分。另外一个重要的要素是工作目标。在进行时间管理时，一定要主要工作目标，务必不要偏离这个目标，否则一旦偏离了目标，也就失去了重点。同时，还要注意自己“扮演”的角色，在整个项目里面自己“扮演”的是一个什么样的角色呢？很显然，一个普通员工和一个主管的工作任务势必是不一样的。能注意自己的角色就能更好地认清自己的工作任务，业相应地就能更好地管理自己的时间。
【心得体会】
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第2讲 接受委派
【本讲重点】
学习接受委派的重要性
接受委派的六个步骤
第一节：学习接受委派的重要性
接受委派是日常工作中重要的组成部分。在接受老板或上级的委派之后，有时处理的结果会让老板或上级感到满意，但难免也有时是他们不满意的。毫无疑问，提高上级对委派给自己任务的满意度，对自己的职业生涯来说是很重要的。在工作中接受委派时，很多情况下自己对于这个工作的理解和上级的理解肯定会有差异。例如，经理要求整理客户的资料并认为按照客户名称的汉语拼音排序比较好，以便于查找，而自己却认为应按销量和一些历史数据进行排序。这样，在接受委派时就产生了分歧。
第二节：如何接受委派
1、主动地沟通
分歧的产生大多数来源于缺乏有效地沟通。接受委派时产生分歧，主要是由于员工缺乏接受委派的技巧，导致不能完全明确地把握上级对这项委派的要求。毕竟作为上级，委派时不能都面面俱到。在接受委派时，员工就要主动地和上级沟通。
[问]：你是否有过和上级或同事沟通不畅的经历呢？
2、接受委派的六个步骤
在接受委派时如何减少分歧，更好地完成工作呢？按照接受委派的六个步骤就可以更好地完成工作。
图2－1 接受委派的六个步骤
Ø 了解任务的重要性
明确自己将要接受的任务为什么重要，对全局有什么影响。了解到任务的重要性以后，很容易也相应地受到激励，产生努力工作的动力。如果自己的上级在委派时没有着重强调这项任务的重要性，那么自己就要主动地去了解这项委派的重要程度。这不仅是给自己增加动力的需求，而且还是建立一个全局观念从而更好地完成这项工作的需要。向自己上级了解这项委派时，要注意方法，要关注这项委派之所以重要的原因，而不是程度。
Ø 了解任务的要求
在明确了自己任务的重要性后，要关注的应是完成这个任务的要求、自己上级的期望、有什么注意事项。这个步骤很重要，直接关系到自己的任务完成的质量。需要注意的时了解任务的要求而不是具体的做法。
Ø 确认职权范围
在着手工作之前，确认职权范围是很重要的。要明白自己的职权究竟都有哪些，什么是自己可以和不可以做的，自己可以利用的资源究竟都有哪些。权限会涉及到人、财、物，在接受任务时，应把自己的人权、财权和对物品的调拨权都搞清楚。已在工作进行之中时如果再向自己的上级询问起职权范围或提出职权要求则是不合适的。
Ø 了解任务完成的期限
了解上级对委派给自己任务的时间要求是必要的。根据上级的时间要求可以进行自己的任务计划安排，把时间与自己掌控的资源对比，更好地调派资源，整合时间以顺利地完成任务。
表2－1 常见的接受委派时的反馈
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任务重要性 |
任务的要求 |
职权范围 |
任务的期限 |
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常见合适的询问或反馈 |
这对全局的项目进行有什么影响吗？这和达成整体目标有什么关系？ |
您有什么要求？ |
让我负责这项任务我有什么权限吗？ 我可以决定的支付金额是多少？ |
您要求我什么时间完成？ 我觉得时间挺紧的，您能多给我两天时间吗？ |
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常见不合适的询问或反馈 |
真的很重要吗？有多重要呢？为什么很重要呢？没问题，保证完成。 |
我要怎么做呢？我马上就开始 |
出现困难时，您得允许我…… |
时间太紧了，我完不成。 我觉得时间太紧，下周吧！ |
[自检]：
经理给小王一项委派，要求本周三完成。小王觉得时间挺紧的，以下是给经理的反馈。请选出你认为合适的并说明理由。
□ 星期三时间太紧了，那下星期三吧，不过我会尽量提前的。
□ 星期三，我看下周吧，下周一定完成。
□ 如果星期三完成的话我觉得时间确实有点紧，那能再给我一天的时间或能在给我两天的时间吗？
□ 如果星期三我可以拿到全部的资料，那么下个星期三呢我就可以把这个问题都解决，把这个项目都完成。
Ø 确认理解
在确定自己已经清楚了上级的委派之后，不可缺少的一个步骤是确认理解。即向上级确认你对这项委派的理解是否与上级的委派相符合。通常的做法是就这项任务的意义、上级的要求、工作的期限、自己可使用的资源等问题向上级做一遍简明准确的陈述，再一次得到上级的确认。如果自己对这项工作的重要性已经很清楚了，那就没有必要再一次再上级面前确认这一点。
Ø 过程中的检查
过程中的检查是指发出委派的上级的检查，而非其他人的检查。在接受委派时，要和上级约定检查的时间，让上级来检查自己工作的进展情况。其意义在于避免任务完成以后才发现结果与上级的要求有偏差。
【心得体会】
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第3讲 施加影响的技巧
【本讲重点】
关切范围和影响范围
影响范围和增强影响力的密切关系
利用影响力摆脱困境的步骤
第一节：影响力的作用
每个人都希望自己具有影响力，可以对周围的人、事物产生一定的影响。对人的影响是用于人际交往，使自己在人际交往中游刃有余。对事物的影响主要表现在日常工作中。在公司里面，如果自己有影响力，提出的建议就容易被采纳；在和别人合作时，自己的影响力可以促成这次合作，促成这个交易；在和别人竞争时，自己的影响力有助于赢得一个机会或一笔生意；在遇到困境时，一个具有影响力的人可以很快地带领众人找到解决问题的方法，最终脱离困境。因此，影响力对一个人的职业生涯是很重要的，对于领导者尤其更是如此。
第二节：增强自己的影响力
1.关切范围和影响范围
图3－1 影响力范围与影响力强弱的关系
怎样才能增强自觉的影响力呢？科维著名的“关切范围”和“影响范围”的说法给我们提供了答案。科维的“关切范围”是指个人所关切的事，例如自己的健康、收入等状况，事业、家庭以至于世界和平。在这个范围之内，有些事情是自己可以加以影响的，而有些事情几乎是无能为力的，没有能力施加影响。自己可以施加影响的这个范围就是“影响范围”。
2.扩大影响范围
要增强自己的影响力，正确的做法是增大自己的影响范围，把自己的注意力和经理主要放在影响范围内，主要用于处理自己可以施加影响的事情上。例如，在日常生活中，人们发现天气状况往往与人们的工作效率有关系。运用科维的影响力理论来分析就能发现，天气状况是属于关切范围之列，而心情好坏属于影响范围之列。大多数人非常关注天气的好坏，这样就扩大了关切的范围，而缩小了自己的影响力范围，从而使得自己对心情的影响力越来越小。专注于影响圈的人，会增大其影响力，专注于关切圈的人，其影响力会逐渐缩小。
[自检]
从以下诸要素中选出哪些是你可以加以影响的，哪些是你几乎无法影响的。
老板的作风 可以影响□ 几乎无法影响□
公司的文化 可以影响□ 几乎无法影响□
自己的工作特点 可以影响□ 几乎无法影响□
同事的性格 可以影响□ 几乎无法影响□
第三节：影响力的不同风格
不同人的影响力具有不同的风格。影响力虽然都能对自己和对方产生一定的影响，但不同风格的影响力所产生的结果是大相径庭的，对自己工作的成败也产生较大的影响。
在工作中，受欢迎的是合作型的管理者。这种类型的管理者善于用合作的方式来影响周围的人，和对方建立顺利的合作，能较圆满地使对方都获得较大的利益。
第四节：利用影响力应付僵局
图3－2 利用影响力应付僵局的五个步骤
日常的工作中，影响力有广泛的应用。作为一名管理者，在工作中会遇到很多困难的情况。强大的影响力将有助于促使自己摆脱僵局，走向成功。运用影响力来妥善地处理僵局，以下五个步骤很有帮助：
Ø 建议脱离僵局，先缓和以下气氛；
Ø 与对方确认双方一致的区域，明确合作的出发点和继续合作的可能性；
Ø 表明自己的态度，让对方明白自己的感受；
Ø 指出自己认为问题的症结所在；
Ø 就阻碍双方合作的问题提出自己的解决方法，与对方进行协调，或暂时休息，给对方以思考的时间。
同时，也可以施加影响力，使对方表明自己的想法。通过这样的方法，能有助于摆脱困境。
[自检]
回想你第一次独立参加商业谈判的情形，把简要经历叙述如下：
在这次谈判中，谈判有没有曾经陷入僵局，如果有，当时你是如何解决的？
你对当时的效果满意吗？现在的你又将如何打破当时的僵局呢？
【心得体会】
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第4讲 与难相处的人打交道
【本讲重点】
四种不同的思维方式及其相互关系
产生沟通障碍的主要原因
人际交往中需要注意的问题
第一节：不可避免的交往
在日常生活中，你不可避免地要和各种各样的人打交道。在交往中你会发现，有些人比较难相处。他们或说话比较偏激，或行事比较怪癖，你也许非常不喜欢这样的人。但是，在很多场合，你又必须和他们打交道。因此，如何学会如何与难相处的人打交道是很有必要的。
第二节：什么人难相处
1. 大脑分工理论
科学研究早已发现，人类大脑分为左右两个半球，不同的部分功用不同。人的左脑主要负责数字、词汇、逻辑、列单以及顺序和细节，趋向于理性思维；右脑则感性的多，主要负责图象、想象、色彩、韵律、节奏以及空间感、全局性。曾经是美国通用公司培训部经理的乃特·赫尔曼对左右脑的分工理论又进行了进一步的深入研究，他得出的结论是人除了有左右脑的简单区分以外，还有左上、左下和右上、右下的区分，不同的部位负责不同的功能。人的思维特点以及行为方式在很大程度上取决于大脑不同部分的发达程度。
2.四种思维方式
根据大脑分工理论，每个人根据其思维方式可以被分别划入不同的类属。
Ø 分析型，这种人的逻辑性非常强，喜欢分析，特别注重事实，强调量化；
Ø 组织型，做事有条理，循序渐进，注重规划和细节，善于未雨绸缪；
Ø 共鸣型，愿意并且善于和人交往，喜欢表达，说出自己的意见和看法；
Ø 归纳型，这种人特别注重自己的知觉，善于把握事物的整体，具有全局观念。归纳型的人的另外一个特点是善于演绎推理，经常能做到不为某一事物所束缚而看到事物以外的东西或这一事物的前景，因此这种人往往具有前瞻的眼光。
不同的思维方式决定了不同的行为和沟通的各自方式。受不同的思维方式的影响，分析型和共鸣型的人比较难处，而组织型和归纳型的人存在着沟通障碍。
图 4－1 四种思维方式
[自检]
公司里的一名员工接连三天都迟到了，原因是因为他在这三天的每天早上都热心帮助邻居的一位患病的大妈到医院打点滴。假设公司人事部经理分别是分析、组织、归纳和共鸣等四种不同类型的人，请选出他在得知真实情况后可能采取的各自不同的反馈。
分析型□ 组织型□ 归纳型□ 共鸣型□
A按照公司的相关规定，记大过，降工资
B热心的好员工，不处罚，进行表扬
C应首先计划一下工作，在不影响工作的情况下尽最大可能地帮助邻居
D助人为乐是好风尚，全社会都应该发扬这个风尚
3.了解对方的思维倾向
要想进行比较顺利的沟通，就必须了解对方的思维倾向，同时也要明确自己的思维倾向。但是上述的四个类别只是相对而言的，事实上，一个人的思维很难绝对地单纯属于一个部类，往往是几种思维方式并存，在不同的情况下可能表现为不同的思维方式，只是在大多数的时间里和情况下主要表现为某一种思维方式、思维倾向。因此，所谓的难相处，实质是思维方式的不合拍，并非处于道德或其它方面的原因。了解这一点，有利于减少人与人之间的冲突。
在一个团体中，具有四类思维倾向的人往往都是不可或缺的。分析型的人才可以进行项目的策划；组织型的人才负责项目的实施；共鸣型的人才有利于融洽团队的气氛，加强团队的团结；归纳型的人才可以着眼于项目和全局的关系，更有利于完成这个项目。因此在一个团队中，各种不同思维类型的人才虽然经常存在着沟通问题，但其不同的能力往往是可以互补的。团队成员应该加强了解彼此的思维方式，以有利于互相沟通。
[问]：为您身边的同事和自己归归类，分别属于那类思维倾向的人？
第三节：交往要点
1.不做人身攻击
人际沟通的障碍主要缘于思维方式的差异，因此在出现沟通困难时，要认识到这不是因为对方的道德或其它方面的因素，避免对对方进行人身攻击。一旦出现了人身攻击，沟通障碍就容易演变成为个人的恩怨，即使日常相处也会很困难。这种情况的出现，对于自己和公司都是一种损失。
2.不假设别人的目的
一个人有权力保留对他人行为的看法，但在人际沟通中，先入为主地假设别人的行为目的并不利于沟通。假设别人的目的，容易使自己形成一定的思维倾向，如果自己的想法是错误的，就会形成极大的沟通障碍，与对方之间很容易形成针锋相对的态势，造成交往失败。
【心得体会】
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