我在世博事务协调局工作了两年，从09年6月2日，到11年5月30日。世博局工作期间，我玩笑开得最多的一句话是：“世博会，是不会，死不会”。一进世博局，我就参与负责园区内的道路、水、电、气等设施的移交、托管及各专业世博会期间的保障方案、应急预案的评估与审定工作。这项工作需要协调市里、浦东新区的相关管理部门，自然，会议不少。当然，由于刚进去，那也是听会的多。每次会议结束，回到办公室，就会有同事问这问那——因为同批被委派到世博局的有22个人，只有我和另外2名同志安排了工作，其它的都得等到2010年5月开园了才有工作——到世博局工作，人家都是磨拳擦掌，想轰轰烈烈干一场的——没事，自然着急。每当这时，我的回答都是开玩笑的语气：唉，世博会，是不会，死不会。

    那为什么会产生这样的玩笑呢？原因是：当时负责的两个领导，真的不知道如何开会。不会到什么程度呢？大家都知道，某种程度上说，世博会的事已上升到国家政治任务，因而，不管那个单位，都是会服务、服从世博局的，因而，被世博局召集来开会的人，基本上也是以满足世博局的安排为主旨的。就是在这样的背景下，有一次，一家公司的与会人员在会上直接叫板说：半年前就讲！讲！讲！现在还拿讲，讲啥么事。“反毛枪”了一讲。（上海方言）

    大家可以想象得出，开会的水平，真的是低到了无法理解的地步。

    然而，不会开会，只要细心观察，我们发现这是一个很普遍的现象。那么，我们该如何开会，下面谈谈自己的想法。

    一个正规的会议，有效率的会议，不是什么所谓的：“黑了天，点上灯，一人念，大家听，到了讨论不做声”。也不是什么“关上门，点上烟，一张报纸念半天。”更不是什么“为了端正会风，因特殊情况不能按时报到的，应说明原因，严禁随意离场，不准在会场抽烟，不准接听和拨打手机，不得从事与会议无关的其他事情。”。也不是什么“不得交头接耳，不得打瞌睡”，小学老师维护课堂秩序式的行为。

   （一）一个好的会议，应该注意和解决如下问题。

    1、无论是会前、会中，还是会后，要充分做好开会的诸多细节工作，这样才能摆脱开会中的恼人现象。

    2、做好会前的准备工作。会议有大有小，但绝不能因为会议小就忽略会前准备工作，这会对会议的效果产生直接的影响。

    3、设计好会议议程和议题。这些都是要在会议之前决定的，否则会议就会变成无休止的沟通和讨论，头绪越来越多，无法达成结果。有明确的议题，会议才有方向。

    4、设定好目标。比如总结上周工作、汇报下周工作等。议题确定之后，会议的组织者还应该考虑好需要达成的目标、需要决定的要点、采取何种沟通方式等。

    5、既要做加法，也要做减法。会前做加法，尽可能将议题细化：讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定。会中做减法，要把议题清晰地引向会议召集者设计的方案中。

    6、提前公布议题。如果与会者对要讨论的事情一无所知，不能对会议进行有效的准备，那么对会议内容的理解可能大打折扣，也可能因时间仓促而无法提出针对性的意见。

   （二）如何提高控会能力。

    1、高效会议成功法则：

    1）会前做好充分准备，否则你将为会议失败做准备。

    2）选择合适的时间、地点、人物能够保证会议高效运转。

    3）会后跟进，将使会议事半功倍，转化为现实生产力。

    2、议程设计：

    1）由重要到不重要——会议开始时候讨论重要议题，以免延误时间影响到后面议题。

    2）由不尖锐到尖锐——将尖锐问题挪后，让与会人员建立默契和信任感，再接触到尖锐议题，使气氛不难看。

    3）由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏，不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。

    3、如何让大家愿意发言——塑造会议欢乐、和谐气氛；建立包容、安全的讨论环境；保持客观，对事不对人；不以言立人，不以言废人；设置暗桩，带动与会人员的热烈参与，有抛砖引玉的效果；主动出击，适时发问，塑造发言机会，且予以正向的肯定与鼓励；有效倾听与良好沟通。

    4、与会规则——要守时，坚持到底；要做事前准备；针对主题主动发言，简短扼要；对事不对人，不做人身攻击；予以真诚的肯定及赞美；倾听他人发言；用积极的话代替消极发言；以探询，谦虚代替主观判断。

    5、倾听的技巧——注视对方；不中途打断；询问不明之处；适当归纳；不任意表露情绪。

    6、会议中存在的问题及对策

    1）争议不下——对策：暂停会议休会20分钟以上；参与第三者的意见；将双方的意见列表比较；进行不记名投票；重整双方意见提出新的方案；重申共同利益。

    2）离题——对策：转换一下主题；给予肯定再切断话题；将离题的议题留置最后再做讨论；请他做归纳或替他做归纳；事先请将规则讲清楚；发言限定时间。

    3）人身攻击——对策：双方进行安抚；重申议事规则；重提主题进行讨论。

    4）独占发言——对策：制止其行为；说明规则并强制执行。

    5）消极的话——对策：发言者的情绪表示理解；提振士气，拟定共同目标；呼喊精神口号

    6）争功诿过——对策：制止不当发言，并组予其适当的肯定；引导组织成员彼此说出对方的优点，让大家都能受到适当的肯定。

    7）为反对而反对——对策：请他提出更好的对策；引导他思考是否有考虑周延。

    8）短话长说——对策：适时制止发言；请其说出具体的想法。

    9）时间不足——对策：选择重要的议题进行讨论；限制发方人数；限制发言时间。

    10）抱怨——对策：同情其不满情绪；归纳其不满原因；寻求解决的方法。

    11）上级指导员发言过于投入——对策：装憨；重新提出问题；幽默有技艺地提醒长官。

    7、必须对会议进行总结——宣达决议；激励动机；评估目标达成；过程回顾；悬念事项。

    8、决议跟踪：

    1）什么事？

    2）什么时候完成？

    3）什么人负责？

    4）什么时候报告？

    5）如何报告？

    那么，通过一两次的努力，就能形成会务文化吗？不能，会务文化的形成，和企业文化的形成一样，需要长期坚持与努力。只有形成了习惯，才有形成良好会务文化的可能。

    行为心理学认为，一种行为重复21天就会变成习惯性动作，90天重复就会形成稳定的习惯。