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沙发
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发表于 2003-6-6 13:04:00
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序言结构
写作的主要目的是告诉别人他们不知道的信息。但是,读者只有在需要了解问题的答案时才会去找答案;如果读者没有这种需要,就不会提出任何疑问;反之亦然。
因此,为了保证你的文章能够引起读者的注意,你必须使其能够回答读者头脑中业已存在的某个问题,或者是读者对周围发生的事情进行短暂的思考后可能会提出的问题。文章的序言部分可能通过追溯问题的起源和发展来确定这一问题。
问题的起源和发展必然以讲故事的形式出现,因此也应当按照典型的讲故事模式发展。就是说,开头应向读者说明“情境”的时间和地点。在这一“情境”中应当发生了某件事情称为“冲突”,使读者提出(或将使读者提出)你的文章中将要回答的“疑问”。
这种典型的讲故事式讲解——情境、冲突、疑问、回答——能够使你确保在引导读者了解你的思维过程之前,你和读者是“站在同一地点”。这种模式还能够使你明确地将思想的重点放在文章的最前端。这也是判断你是否以最直接的方式传递正确信息的一种办法。
如何构建金字塔结构
自上而下法:
1.画出主题方框 在方框中写出你将要讨论的主题。
2.确定主要问题确定文章的读者。你的文章将针对什么对象?你希望文章写完后能够回答读者头脑中关于该主题的什么问题?
3. 写出对该问题的回答
4. 说明“情境”
5. 指出“冲突”
6. 检查主要问题和回答
自下而上法
按照以下“三步走”的过程自下而上地组织你的思想:
1. 列出你想表达的所有思想要点。
2. 找出各要点之间的逻辑关系。
3. 得出结论。
序言部分的具体写法
总的序言部分可以包括关于关键句要点的表述。这样,读者就可以在开始阅读的最初30秒内了解你的全部思路。由于文章的剩余部分都只是为了解释或支持你已提出的观点,如果读者的时间有限,他就可以只简单地浏览一下文章。实践上,如果读者在阅读的头30秒内还不能清楚地了解你的全部思想的话,你就应该重写这篇文章。
标题及小标题能够突出文章结构中的重要部分,以便读者迅速地找到关于某一个问题的详细论述。如果文章篇幅较长,这种方法尤其有效。但是为了达到较好的效果,你还应当注意标题的用词,即标题应反映某种思想,而不是某种类别。例如,不要将标题定为“我们的发现”或“结论”。因为这样的标题对于读者快速浏览没有什么帮助。
文章的序言部分必须用讲故事的形式,也就是说,序言部分必须先引入某种读者熟悉的“情境”,说明发生的“冲突”,并由其引发读者的“疑问”,然后再对该“疑问”作出“回答”。用这种讲故事的形式对于组织读者已知的信息非常有用,作者一旦掌握这种方法,就能够迅速地构思出较短文章的结构。
所有引出“情境”的句子都具有一个重要的特征,即都能够将你“锁定”在特定的时间和空间,从而为叙述故事做好准备。
什么是关键句
关键句不仅要针对由文章主题思想句引起的机关报的疑问进行回答,还要表明文章的组织结构。因此,如果文章篇幅较长,你就应该列出关键句的要点,然后为第一个要点起一个小标题,并开始写作。
列出关键句要点能够使读者在开始阅读的头30秒内就能了解你的全部思路。由于随后的内容都只是解释或支持这些要点,这样,你就非常得体地将读者请到了一个适当的位置上,由读者自行决定是继续读下去,还是就此接受你的结论。不管读者如何选择,他们都可以预计,接下来的文章不会有令人意想不到的思想,因而他们在继续阅读时会感到更加容易理解。
要记住,关键句要点必须表达文章的思想。举个反例,像下面这样写序言部分是不对的:
本备忘录主要说明项目组确定和实现能显著改善赢利的目标的方法。全文分为以下六个部分:
l 背景
l 项目组的方法原则
l 什么是项目工作
l 如何组织计划
l 特有的收益和成效
l 成功的先决条件
用这种方式列出的文章要点完全无助于向读者传达文章信息。以上方式只是向读者头脑中硬塞了一系列他们根本无法明确理解的词汇,除了浪费读者的时间、耽误读者对文章的理解之外,没有任何用处。
不要将某个名词范畴作为关键句的要点,而应当是完整的思想。
序言部分的长度应当确保在你引导读者按照你的思路进行思考之前,你和读者“站在同一位置上。”
要想写出好的序言,必须注意以下原则:
1. 序言部分的目的是“提示”读者而不是“告诉”读者某些信息
也就是说,序言部分中不应含读者需要证明后才能接受的信息,例如,不应含有图表。
2.序言部分必须具备讲故事的三个要素,即“情境”、“冲突”和“解决方案”
3.序言部分的长度取决于读者和主题的需要
序言部分可包括读者充分理解所必需的任何信息,如:问题的背景与渊源、你与该问题的关联、你或他人之间对该问题所做的研究及发现、术语定义等,但所有的信息都可以也应当用讲故事的形势。
商业性文章中最常见的四种模式:
1、发号施令式(针对“我们应该做什么?”或“我们应该如何做?”之类问句)
2、 寻求支持式(针对“我们是否应该这样做?”之类问句)
3、 解释方法式(针对“我们应该如何做?”之类问句)
4、 比较选择式(针对“我们应该做什么?”之类问句)
因为演绎推理比归纳推理更容易实现,通常人们在思维时会更多地采用演绎推理的方法。演绎推理法不是人们在进行解决问题的思考时通常采用的方法,因此也是人们在表达自己的思想时愿意采用的方法。但是,虽然演绎推理是一种有效的思维方法,但在应用于写作时却显得比较笨拙。
由于演绎推理非常繁琐,巴巴拉.明托建议在关键句层次上尽量避免使用演绎法进行论述,尽量用归纳法取而代之。为什么?因为归纳法更便于读者阅读和理解。
我们将提出“为什么”和“如何做到?”这两个疑问的顺序颠倒了一下,先提出“如何做到?”再提出“为什么?”。这样虽然在金字塔结构的最底层仍然使用了演绎推理法,但却直接回答了读者的主要疑问,而且思路非常清楚:所有关于某一主题的信息都集中在一起,不同主题之间的思维界限非常明确。
在连接演绎推理时,需要记住的几点是:(1)演绎推理过程不要超过四个步骤;(2)推导出的结论不要超过两个。
归纳推理
归纳推理比演绎推理难得多,因为归纳推理更需要创造性的思维。在进行归纳推理时,大脑首先注意到若干不同事物(思想、事件、事实)具有某种共性,然后将其归类于同一个组中,并说明其共性。
在进行归纳推理时,最重要的就是找到一个能够表示该组所有思想的词。
演绎关系的建立要求推理过程中的第二步对第一步作出评述,并导出一个推论。归纳关系则基于句子的结构。作者必须发现各个句子主语或谓语之间的相同点,并根据这一相同点得出推论。如果句子之间没有相同点,就无法得出推论,这些句子也就根本不属于这篇文章。
当你完成全篇写作时,你还必须仔细地检查一下全篇的结构,因为你可能会发现自己独生子了以下两种常见错误中的一种:
l 仅仅因为可用同一个复数名词概括,而将关联性不强的思想以排列的方式放在一起(例如,“十个步骤”或“五个问题”等),实际上这些思想缺乏内在的逻辑关系。
l 金字塔结构顶端的主题思想使用的是“缺乏思想”的句子(例如,“该公司存在五个问题”),而非具有揭示性的观点。
时间顺序
在按照时间顺序组织中的思想组中,你要做的就是按照采取行动的顺序(第一、第二、第三)依次表述达到某一效果所必须采取的行动。该组中的思想可以是实际行动步骤或行动性的思想(如:建议、目标等),也可以是大脑中隐含的思维过程得出的一些结论。在这两种情况下都有可能出现逻辑不清的现象:前一种情况是由于人们在罗列思想时无法区分原因和结果;后一种情况是由于人们没有认识到他们的思维中实际上已包含了某种逻辑过程。
建议每组思想最好不要超过四点或五点。巴巴拉.明托认为,如果某一组思想超过五点,那么其中某些思想之间的联系便可能失去紧密性。如果你不指明思想之间的逻辑关系,你的部分思想就会变得模糊不清。
结构顺序
什么是结构顺序?结构顺序就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事物时的顺序。你想象的“某事物”既可以是真实的,也可以是概念性的;既可以是一个物体,也可以是一个过程。但是,这个“某事物”必须被合理地划分为不同的部分。
在将某个整体(不论是客观存在的还是概念性的整体)划分为不同的部分时,你必须保证划分后的各部分符合以下要求:
l 各部分之间相互独立。
l 所有部分完全穷尽。
写作时,必须首先构思文章的结构,否则你可能根本不知道自己已经写得一塌糊涂。按照结构进行写作能够使你及时地发现错误和遗漏。
重要性顺序
重要性顺序,也称程度顺序,是对你一组因为具有某种共同点而被聚集在一起的事物所采用的顺序,如:三个问题、四个原因、五个因素等。在这里将思想简单罗列出来而缺乏深入思考的现象尤为严重。
在商业文书的写作中,这种基于分组的重要性顺序远比时间顺序或结构顺序使用得少。
“缺乏思想”的句子对读者而言是索然无味的,因为这种句子无法锁定读者的注意力,无法激励读者继续往下读,还可能使读者根本就无法了解你所表达的思想。
在处理行动性思想时,理顺自己的思路的最简单的方法,就是想象自己确实采取了这些行动,然后根据完成这些行动将导致的明确结果,修改各行动步骤的语言,使之更加明确。
本书的这一部分对那些需要写这类文章的各类人士,包括政府公务员、管理咨询顾问、战略分析题、市场研究人员和MBA学生等都很有用。虽然涵盖的内容冗长且复杂,但介绍的方法是经过实践检验的,全球的咨询顾问和分析师们每天都在使用。如果在你的工作和学习中有写文章的任务时,需要先界定和分析问题,再将解决方案写出来与人交流,你会发现本篇值得一读。
这类文章通常需要回答以下三个最普通的问题之一。回答哪个问题,取决于读者事先是否已经知道:
1. 我们应该做什么?(如果不知道解决方案)
2. 我们应该做吗?(如果已经给出了解决方案)
3.我们应该怎么做?你会怎么做?(如果已经知道且接受解决方案)
下图是一种理想的流程:
实施分析/ 构建金字塔
界定问题 结构性分析 找到解决方案 与别人交流
提高写作研究咨询报告的效率的秘诀在于:
(1) 界定问题
(2) 有条理地搜集和分析数据,以便它们转换为金字塔的形式
判定问题是否存在,通常要看经过一定努力得到的结果和希望得到的结果之间是否有差距。由世界上存在的某一特定情境导致的某一特定结果,巴巴拉.明托称之为非期望结果(R1)。
问题是指你不喜欢某一结果(比如销售下降),想得到其他结果(比如销售增长),巴巴拉.明托把其称为期望结果(R2)。解决方案则是指如何从R1到R2。
以上界定问题的方法叫序列分析,是一种非常有效的解决问题的技巧,它可以帮助你从以下按逻辑顺序排列的问题中寻找答案:
1. 有没有/可不可能有问题(或机会)?
2. 它在哪里?
3. 为什么存在?
4. 我们能做什么?
5. 我们应该做什么?
问题1和问题2的答案用来界定问题,问题3让你去寻找原因,问题4和问题5决定解决问题(或抓住机遇)的最佳办法。
问题界定框架需要你回答以下三个问题:
l 发生了什么事情?(情境[切入点/序幕+困扰事件])
l 我们不喜欢它什么?(R1)
l 我们想要的是什么?(R2)
回答上述问题后,需要解决的问题就得到了界定。由此入手,你可以确定读者的问题是什么,并开始寻找解决方案。解决方案通常通过改变现有结构和流程,即界定的切入点/序幕。
现在可以对问题进行结构性分析。为此需要建立诊断框架和逻辑树,对各个方面进行彻底分类。
我们需要确定四个要素后才能界定问题,并由此寻找解决方案。四个要素分别是:
l 切入点/序幕
l 困扰事件
l R1(非期望结果)
l R2(期望结果) |
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