[原创]白话TOC之采购问题

kimi

从日常消费品的购买到复杂软件的招标，这一切都涉及到一个问题：如何采购。

 

目前，我也面临采购的问题。

 

通过以往的采购经验，首先要有几条标准：采购什么东西，价格标准，供货要求等等。但事实上，这几条标准之间不是一层套一层的关系，而是一个组合的关系。因此，标准越多，组合也就越多；组合越多，所需要采购准备时间也就越长，决策也越不容易。尤其是在差异化战略如此重要的今天，供应商为了获得自己的竞争优势，这种情况更是有增无减。

 

您可以想象到一家陌生的高级餐厅吃饭点菜时候的情景。那种痛苦是很不好受的，尽管我们都可以理解餐厅这么做的原因。也许，这也正是您为什么需要一个秘书去做这件事情的原因；同样，也可以理解为什么有采购经理的原因。当然，如果您要宴请一位很重要的客人，估计就不会完全让秘书代劳了。但如果您是董事长，对于采购，我想就不是代劳不代劳的问题了。

 

所以，标准，本来是为了简化决策，或者说规范决策；但一涉及到组合，就完全失去了原来的作用。是哪里出错了么？莫非是不需要标准？如果没有标准，那又应该是用什么来辅助决策呢？

 

请您先等一下。

 

还是先从餐厅的例子说起。吃什么？这个问题，您知道我最害怕的回答是什么吗？也许您跟我一样，对，就是：“随便”。所以，为了避免这样的麻烦和尴尬，我总是说：今天我们能吃咖喱羊排么；或者酸烧辣鱼也行。如果大家同意把这作为主菜，那后面的菜就好点了；当然，我也会主动为这顿饭买单。

 

也许您明白了我的意思了：面对具体采购，先要确定核心标准；然后以此为首，对其他标准一一与其配套，最终顺利完成采购决策，同时也完成了采购过程的规范。

 

这真是一举两得。如果您是董事长，您更应该非常清楚：在采购问题上，这，对您意味着什么。

 

是的，您可以规定：面对具体采购，必须先确定核心标准；并提交报告，交上级批准。

 

这样既让上级了解情况、减少风险、管理规范，又能充分发挥上级的知识和经验，使下级能在未造成事实后果的情况下就能够在错误中学习，使其成长。另外，这也避免了很多文书工作、汇报工作和长时间等待，直接进入正题。更重要的是，整个采购可以“又好又快”！

 

这，还是一举两得么？

 

好，现在我想回答您提出来的问题，也许您自己也有了答案。但为了让我自己也在错误中成长，还是斗胆说出来的好，毕竟不会造成严重的事实后果。

 

是哪里出错了么？

 

是的。这个错误出现在我们没有对采购过程进行深入分析；我们只是对采购结果进行了种种考虑。可以想象，我们有那么多的组合才形成了我们的采购结果，这个工作量有多大！如果我们每种重要采购都如此，即使增加一个采购标准，我们的工作量决不是简单地线性增加。

 

莫非是不需要标准？

 

不，我们仍然需要标准。标准，是我们实现可替换的唯一途径，从而实现简化和效率的法宝。我们不需要的是标准的组合。对，原来认为正确的东西，到现在，却成了错误；而且是首要错误——这个接受起来确实很难。

 

如果没有标准，哪又应该是用什么来辅助决策呢？

 

核心标准。而且不仅仅是辅助决策，更重要的是：得到核心标准的过程是一个规范管理的过程！是的，过程同样重要。她是我们财富实现的秘密。

 

恩，能不能在核心标准定完之后，再确定一个与其配套的相对次要的标准呢？

 

这是一个好主意。理论上，这是完全可行的。但还要看具体情况；事实上，在“具体采购”这一词里就表述了这样的观点。因此：与其这样一层层嵌套，陷入以前的思维陷阱中；不如对这个“具体采购”定义清楚，将过程在日常操作过程中更明确化——这样规定也更具操作性和指导性，也更有生命力，而不再是为ISO9000审核准备的文件。

 

TOC，又一次起了作用。

 

该贴来自群组：TOC约束理论

kimi

不容易接受还有很多其他原因，比如采购计划的问题、采购人员考核的问题、供应商关系管理的问题等等。

在推广上，不知道您采取的是什么策略？

kimi

Yorky 兄，目标和指标都不是事情本身。我们需要的是深入事情本身。这样才能发明新的指标，发现新的目标。

kimi

我没有把TOC放到那些经典的环境下去而已,无他.

kimi

QUOTE:

以下是引用wood9999在2010-6-19 15:20:29的发言：
。最终我也没大看出你到底准备怎么做？

最终我也没大看出你到底准备怎么做？ 这个得看实际情况来。文章中只是勾勒出了一个两个层次上的大致的执行框架。 既然您已经认识到：在采购的诸多标准中，在（一次）具体的示例下，其实只有一个标准是核心。那么问题就是这个核心标准到底是什么，是怎么形成的，谁说了算？ 实际执行过程中，就是根据这个问题的指导去做的。当然，如果这个事情就是自己说了算，那就是最简单的情况；但在企业里，往往不是这样的。

kimi

以下是kimi与wood9999之间的对话，以便辅助各位有缘人理解主贴中的内容。

kimi 说:
是否习惯这样的：http://bbs.vsharing.com/Article.aspx?aid=1130004
wood9999 说:
呵呵，是的
kimi 说:
那按你理解的我写的内容，你是怎么看这样的内容的？
这是你的理解：“在采购的诸多标准中，在具体的示例下，其实只有一个标准是核心。”
wood9999 说:
这个涉及到一个高度，我粗略看了一下你的白话TOC，里面的东东，多是一个选择的问题，介于战略和战术之间。而我在企业里太久了，习惯了在某个场景下，执行某个具体的方案
这个就是我读你的TOC最困惑的地方，明明是白话，看着还是很累
kimi 说:
这个也是我的一个困惑。不过我的一个解决办法是把这本书作为我ETC培训的辅助教材去用了。因为我发现没有办法把这个很具体的东西写到这里头去。
wood9999 说:
因为我发现没有办法把这个很具体的东西写到这里头去。   呵呵，就是这个
kimi 说:
不过，还是回到我们这个“采购控制程序”上来。你说这个对你来说很习惯了，那是否是说：习惯了在某个场景下，执行某个具体的方案——你就可以按照这个去办理具体的采购业务，看相关的单据是否齐备，相关的签字是否齐备了，这样的事情？
wood9999 说:
是的
kimi 说:
那先抛开“核心标准”这个概念。先就拿这个“采购控制程序”本身来说，是靠什么来达成“使采购过程处于受控状态，确保所采购的产品适时、适质、适量、适价地满足公司及客户规定的要求。”这个目的的呢？
是不是有这种情况：要这个东西的部门着急上火要；但采购部门说得走流程？是不是有这种情况：要这个东西的部门对质量最关注，而采购部门则受制于采购配额已经快用完只能接受比较低的价格？是不是有这样的情况：要的部门只是要他自己所需要的很少数量，但采购部门为了获得折扣需要成批量采购，而这个成批量不知道什么时候能够形成？
处处充满着矛盾，处处都需要高层区决策。而且即使都按照这个流程走，实际上这个工作的效益有多大？实际的效率又有多高？有没有其他的办法，既能高效率又能高效益，还可以减少对高层协调的依赖，解放高层？
还不说还有很多特殊情况，比如28日前就是填制不了怎么办。到了最后，在这些特例的影响下，这个“采购控制程序”会不会也成为一个不靠谱的，虚的东西。因为大家都知道有特例，有捷径。
wood9999 说:
你说的事实都存在，但是你说的TOC如何解决这个啊？
管理的授权和例外
kimi 说:
我还想说一点，现在很多信息系统就是按照这个所谓的流程去设置的，然后就会要面对很多特例需要处理，所以就 陷入到这个漩涡里去了：无穷无尽的特例，按特例改了，用户还是不满意。
wood9999 说:
嗯，管理允许例外，但是不能把例外当作惯例，这个是原则
kimi 说:
wood9999 说:
你说的事实都存在，但是你说的TOC如何解决这个啊？


这个，你不是已经提出来了：才特定的场合下，就是要解决某个问题，而不是一大堆的问题，如果都想解决，貌似只能靠运气了。
wood9999 说:
嗯，管理允许例外，但是不能把例外当作惯例，这个是原则

这话，我们再另外商榷吧。因为在现实中有太多的类似的情况了。
wood9999 说:
呵呵
kimi 说:
我们要做的只是要决定：哪些“特定的场合”。而这个是需要跟实际情况结合的，也是我没办法写的——因为这个已经到了掌握实际情况的人的领域里头了。
如果“特定的场合下，就是要解决某个问题”，那么作为执行人就可以以此作为工作参考手册去执行了。
而这个工作参考手册，则完全可以写成123这种形式来满足个人习惯。
wood9999 说:
了解了，站的位置不同
kimi 说:
wood9999 说:
了解了，站的位置不同

怎么个不同法？
wood9999 说:
你我的出发点不同，最少有以下几点：战略与战术、艺术与技术、选择与执行
SO：你的站位比我高
kimi 说:
对于拿着工作参考手册去工作的，是采购员，这个不是我们的讨论范围。我们讨论的就是形成这个工作参考手册，这个是采购管理人员的工作。
wood9999 说:
这个倒也是
kimi 说:
So。。。？
wood9999 说:
SO：俺理解你的初衷，但是要读懂你的TOC，还需要时间
kimi 说:
所以，我也多了一种选择：就是前头说的把这个“白话TOC”作为ETC培训的教材。也有人读懂的，所以能做的就是广泛传播，希望有更多的人读到、读懂、读透。
呵呵，现在很多采购管理人员其实也就是高级采购员。这也是跟国内不注重管理工作本身有关。甚至很多作为管理人员，如果不接触业务，让他去做管理，都不知道每天都该干什么——管理理论上的误导又让大家无所适从。
其实管理人员的工作内容到底应该是什么，这个是一个很有意思的话题。可是每个企业对此又有很多不同的看法。曾经有老板就想通过搞企业文化，让大家在思想上都回到上世纪50、60年代的那个统一着装那个境界上，真的让人很感慨。
wood9999 说:
寂寞的是道，盛行的是术
kimi 说:
我觉得真能这样，倒也很不错。
如果反过来，那就完蛋了。
wood9999 说:
哈哈，你一说，我觉得倒是有点那个意思
02年在广东一家企业讲课，各种理念啊，铺天盖地的，具体的作业倒是没人研究
讲丰田生产方式，需要库存缓冲，说啥也听不明白，就问为啥不是零库存，那时候我的经验也少，说不清楚，给我累死了
最后有个人问我：零库存就是扯淡，对不？我只能点头了
kimi 说:
呵呵。
这个社会都讲分工合作：道也好，术也罢，都有自己的专业，但也要相互通融，这样道和术都可以得到发展。
wood9999 说:
嗯
kimi 说:
对了，今天的沟通你有完整的沟通记录么？我的少了前面那一部分。我想把今天的沟通内容，也帖到21manager上去。
wood9999 说:
没有啊，这个我都没存啊
而且中间签字，还把窗口关过一次
kimi 说:
呵呵，那我就只能用我的这个给帖上去了。以后如果有人看到也只能将就着了。
我就把咱俩的名字替换一下，你看中不？
wood9999 说:
没问题啊

kimi

wood9999 发表于 2010-6-19 15:20
金兄，我是老木。可能是我的水杯是满的，所以在看你的文章的时候，开始根本就没读明白，你是如何把采购问题 ...

举个例子，今天我给采购预算编制确定了这样的要求：
对于每一项采购，得列出最最看重的是哪点，以满足当前工作最最紧迫和重要的需要。如果了解行情，给一个参考价格就行。
其他费用的话，列出支出的大致理由。
目的：钱花在刀刃上。
另外，说一下，我这个预算包含采购的“料”（除物资外，服务也算）、“费”以及“工”，跟常用的一样。