[GTD] twhsi时间管理线上课程開始了，欢迎大家参加

ziyue

时间管理是一个非常个性化的问题

旅程无限

QUOTE:

以下是引用阿懒在2007-10-27 14:38:09的发言：

我的观点类似:
用要事第一介绍的方法，从大局着眼，确定原则和方向。
用GTD从小处入手，建立个人时间管理系统。

我现在有两个问题:
一个是理论问题，GTD中并没有提到一些例行处理的事要怎么做，如我要每天定期锻炼身体，怎么放到系统中去?
一个是实践问题，书本知识讲得很有道理，但真正实施起来却总是容易半途而废。有没有从小事入手，慢慢建立系统的方法?
问题是我提的，答案还是要我自己去找。

我的GTD的实践是这样的：我用outlook来进行日常的时间管理，在outlook中有日历也有任务，对每天定期进行的事项，其实完全可以通过日历中的新建约会来设定，同时进行“重复周期-每天发生”及“提醒-提前10分钟”的设定，这样设定之后与智能手机进行同步，智能手机将会定时提醒自己需要锻炼身体，以提高自己的行动力。

阿懒

QUOTE:

以下是引用旅程无限在2007-10-27 15:37:27的发言：

我的GTD的实践是这样的：我用outlook来进行日常的时间管理，在outlook中有日历也有任务，对每天定期进行的事项，其实完全可以通过日历中的新建约会来设定，同时进行“重复周期-每天发生”及“提醒-提前10分钟”的设定，这样设定之后与智能手机进行同步，智能手机将会定时提醒自己需要锻炼身体，以提高自己的行动力。

很好。这个我也在试，今后会成为我的时间管理系统的一部分。

twhsi

twhsi时间管理 线上课程（4）完整的行动清单 时间管理健身房 76/10

首先我们先开始讲六个流程中的前两个流程，也就是收集及加工组织，当我们的杂事进来，要先统一收集到收件匣，其次要加工成行动，并组织到行动清单中。也就是说前两个流程的目的，就是要建立一个完整的行动清单。

在谈建立完整行动清单的细节前，我们先讲讲为何完整的行动清单如此重要。一般人把大脑当作是记忆的工具，所以对朋友、家人的承诺，自己想要做的事情等，一股脑都放在脑海里。但是我们的大脑并不是如此可靠，记在心中的事情可能会忘记，不仅如此，所以的事情放在心里，根本就没有办法轻松自在。<<搞定！－2分钟轻松管理工作与生活 >>这本书的作者David Allen建议，如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯，日复一日不间断，就是在练习黑带级时间管理了。因此，想要做好时间管理，学习列好完整清单的习惯相当重要。

以我这五年，长期实行时间管理下来，发现要建立完整的行动清单有三个要点，第一是要培养完整的杂事收集习惯，其次是拥有优秀的行动加工能力，最后是选择合适的行动清单工具，让我们一一讨论吧。

（1）培养完整的杂事收集习惯


培养收集的杂事习惯其实相当容易，难的是持之以恒，所以选择自己的生活经验中，合适自己的方式及工具是第一步。很多人学了时间管理，就跑去买电脑、买pda，花了许多时间学习工具，这都是不必要的，仔细思考自己原本就惯用的工具，好好的发挥效能，是比较好的方法。

例如我的父亲，他有事情时，就会写一个小纸条，丢在西装衬衫上衣的口袋中，下班后，就把这些纸条拿出来，看哪一些事情需要处理。

例如我的朋友Ada，就利用一张A4纸，折叠成小记事本，专门用来收集杂事，这个小记事本虽然小到可以放进皮夹中，却可以写八页的内容，所以可以纪录下很多杂事。

以我自己而言，我偏好用智慧型手机（TREO 650）上面的涂鸦软体，随时纪录自己的想法及对他人的承诺。而数位工具的好处是，纪录的事情再多，都不会增加体积。

这些工具，也就是我们课程中会一再提到的收件匣。收件匣让杂事有一个脑袋之外的放置之处，所以不用担心会找不到。重点其实不只是工具的选择，更重要的是培养把事情放在脑袋之外的习惯。当我们随时随地都养成纪录收集杂事的习惯，完整把事情移出头脑之外，才能"处于没有压力的状态"、"增强信守承诺的能力"，这就是我们时间管理的目的。

（2）优秀的行动加工能力

当我们把杂事一件件从收件匣拿出来，清空收件匣，并确认每一个杂事的后续行动，放进可靠的行动清单系统，这就是加工。每一次我花时间把杂事加工成行动，我都有一种如释重负的感觉，觉得这件事情开始进入自己的掌控范围，不用害怕会遗忘或如何去作这件事情。

行动和杂事不同，行动必须是具体可行的事情，杂事则否。
"举办一场在台北的研习会"是杂事，"email给Jennifer讨论台北研习会场地租借问题"就是一个行动，
"轮胎破了"是一件杂事，"打电话给轮胎店郑老板起请她派人来拿车子"是一个行动
"准备行销会议企划案"是一件杂事，"下午两点和Susan碰面，和她讨论已经做好的简报，并请她给予意见"是一个行动

行动需要花费时间，而且可以帮助我们将事情往达成的方向前进，我通常会尽量把杂事加工成20分钟以下可以完成的行动，这样在我们在做排程时，就很容易估计行动的要花费的时间。即使简单的杂事，都应该想清楚如何达成，因为现在不想清楚，以后要做的时候还是要再想一次，如果事前想好，放进行动清单，我们心理的负担就能大幅降低。

（3）选择合适的行动清单工具

要成为黑带级的时间管理高手，就要学会列清单。当我们学会把杂事加工成行动，日子一久，行动的数量就会持续增加，变得不能用脑子记了，此时我们需要有合适的组织工具来存放，以下是几个行动清单工具的例子。

Ada使用万用手册来存放自己的清单

朋友老K使用wince智慧手机上listpro软体

朋友awhii则是利用Microsoft Outlook软体来放置所有的行动清单

朋友prdro是使用一个叫做MLO的软体工具来存放

我和一些使用苹果电脑的朋友则是使用一个叫做iGTD的软体来存放

不管使用哪一种工具，要组织好自己的行动清单，有场合分类的概念很重要，我自己会把行动规划成 自己动手、当面沟通、打电话、思考/规划、电脑工作等几种场合来分类，这些场合大致上是依照电话、电脑等工具种类及工作性质分类，可以让我们在同一个场合，批次处理自己手上的行动，节省大量的时间。一般而言，利用一些科技工具比较有效益，可以节省时间，但是也要依个人风格及喜好来选择工具，不一定是3C工具就一定好。

结语
我们这一课讲的是建立完整行动清单的重要及方法，这个习惯的培养需要一段时间的学习及尝试，但是我常常觉得结夥攻顶、事半功倍，我们可以利用各种网路的工具来加快学习的速度。最后也希望大家能够建立好自己的完整行动清单，这样的益处是，可以早日成为时间管理的黑带高手，拥有时间去追求自己的梦想。

接下来的课程，介绍的是第一个流程"收集"，请继续加油。

延伸阅读 （以下皆為台灣博客，在內地或許有部份博客無法造訪）

好友苹果核的的文章开始你的GTD
万用手册达人 Ada的部落格
好友awhii写的用outlook时间管理文章Outlook也能搞定GTD-简便数位式任务管理方法
好友pedro的部落格 ，也有些时间管理的探讨

歡迎關注我的博客

twhsi

to 阿懒
感謝您的留言，我試著回答一下

>>，GTD中并没有提到一些例行处理的事要怎么做，如我要每天定期锻炼身体，怎么放到系统中去?
這部份steven covey講的概念比較好，以一週的單位，割劃出時區，某個時區作某些事情，
來獲得四大需求的平衡（心智、心靈、物質、情感）
例如我一週會有兩三次的游泳，利用每週的視野，規劃出時區，是我覺得很實際的方式

>>书本知识讲得很有道理，但真正实施起来却总是容易半途而废。有没有从小事入手，慢慢建立系统的方法?
我講的六個流程是我實踐後的心得（我已經實踐五年了），一開始確實很容易就中斷了
但是失敗的經驗也是很珍貴的，一次次的持續，結果我反而現在有機會成為講師

我建議，如果平時就沒有管理時間習慣的人
先從，收集、加工、組織，前幾個流程做起，一次改變的量不用很大，一次改好一個習慣就好了
先加強自己的優點，有了管理自我的自信，再去挑戰缺點，
這是我的經驗

很高興您提出深刻的自身問題，讓我有機會可以好好的再思考一下 :>

twhsi

to ziyue
感謝您的關注

to 旅程無限
也歡迎看一下我的朋友的文章
好友awhii写的用outlook时间管理文章Outlook也能搞定GTD-简便数位式任务管理方法

twhsi

  twhsi时间管理 线上课程（5） 收集杂事 时间管理健身房 77/100
  
  何谓杂事?其实所有进入您精神及现实世界的事，包括实体(纸张，文件等)及虚拟(心中的念头，上司的指令，对他人的承诺等)的事，都可以算是杂事。
  

  

在我们的生活中充满了杂事时，我们是无法采取任何行动的，当我们生活上工作上帐单，企划案，备忘录满天飞，电脑中塞满了EMAIL，脑中装满了各种的约会、承诺、想法，我们就听不到自己内心真正的声音，我们必须将这些杂事做好好的整理，这样才不会在工作时成为我们的绊脚石，阻碍我们前进。

  

这和我们大脑机制有关，人类的脑袋有一块短期记忆区，功能很像电脑里面的随机存取记忆体（RAM），RAM有其容量的限制，所以当我脑里面都是杂事时，就 失去了专注处理事情的能力，我们想要拥有专注力，降低压力，就要把自己头脑RAM里面的杂事清理出来，清理到外部的工具--收件匣（收件匣就像一部硬 碟），这样子我们头脑中的RAM空间才能释放出来，让我们专注的能力提升。如何做到呢？我们分了三点来一一讨论。

1 我们应该收集什么
有许多事情可以收集，我也对可以收集的杂事作个分类介绍，共有四大项。

  

a 承诺他人的事情、或扮演好生命中的角色
例如和家人、朋友、工作夥伴碰面，讨论之后，决定要提醒自己打电话关心远地家人，写下次约会的时间地点，承诺朋友的代办事项，这些大大小小的事，都是我们对别人的承诺，也都算是杂事。或者是扮演好家人的角色，做好家务事，纪录帐单到期日期、安排时间缴交帐款或办理一些手续、财务问题的思考、家庭物品维修等，这些要求自己做到的事情也是杂事。


b. 某一个任务的细节
在路上想到写简报、文章的想法（加上某某图表、相片），或推动专案的灵感，行动（印出研习会前准备清单、打电话给适合的人请教意见、提醒自己要推动某些关键行动）、以及对专案内的成员的互动（email文件、告知行程），常常我们就会想到这些让专案进展更顺利的细节，这些都是值得纪录的杂事。除此之外，让我们人际互动更好的想法（打电话感谢朋友对我们的协助，email寄出聚会的相片），可以让我们在平时就累积和团队成员互动的情感，也很值得写下来，若有时间就可以作为行动的参考。

  
  
  c. 一些琐碎的杂事
  

有时我们必须随手记下一些琐碎的细节，例如去朋友家的地图，去卖场的停车位编号、要帮办公室的同仁定便当，大家订的不同菜色，我们也不用用头脑纪录，拿出我们的收集工具记录下来即可。

  

d. 实体的东西
书柜要整理、帐单要检查、清理信件柜子、玩具要收，拍下人物、风景照片，之后要加洗，送给朋友，生活中也有不少事情要先纪录下来，让我们能够行动时批次处理节省时间。

以上是我个人的收集习惯，大家要是有自己的想法，也欢迎分享。


2 一些收集工具（收件匣）的介绍
荀子说，“君子生非异也，善假于物也”，意思是说，君子并不一定和别人不一样，但是他比较能善用工具。我们有了收集的概念，也要配合收集的工具，这样子才能让我们事半功倍。在时间管理中，收集杂事的工具我们称为收件匣，也就是放置杂事的地方，上一篇文章我们介绍了放在衬衫口袋的纸条、A4纸张折成的记事本、PDA上的涂鸦软体，接下来我们也介绍一些其他的收件匣

  

a 万用手册： 我们可以拿一些内页来作为收件匣功能。
b email:我自己的习惯是，处理好的email，就封存起来，这样子收件匣的数量就很少，让自己一目了然还没处理的事情。
c PDA中todo程式：有些人直接打字在PDA的todo软体（待办事项）中，直接把事情纪录进去。
d 电脑中行程软体 ：例如outlook，有些人的工作长时间使用电脑，他们就可以利用一些快捷键功能，快速的收集杂事到电脑中。

  
    

      

  
  

e 录音笔：有些忙碌的人，用录音笔录下交办事项，上班后就交给秘书处理。我也会录下自己的研习会内容，听听要改进的地方。
f 相机：有些人（例如工作和设计有关），就会拍下大量的数位相片以供自己处理

收件匣的种类其实可以相当的多，重点不是工具，而是我们使用的习惯和我们想要的生活风格，接下来就介绍我们使用收件匣的原则


3 收件匣的原则
由时间管理的角度来看，我们一天大部份的时间都可能用到收集这个流程，因为我们脑子不停的在运转（睡觉也是），想到需要纪录起来的点子，可能床上、厕所、游泳池、百货公司、高山上、飞机上等一些可能预期不到的地方，我们捕捉这些杂事的能力越强，我们脑子里记忆的负担就越低，越能让我们减少压力。我也有三个原则和大家分享。

  

a 养成收集的好习惯
我们可以利用一些固定的时间来收集，例如说每天上班的前10分钟，转换到下一个工作场合之前，每周安排固定的时间检视工作计划（我是用周日上午），这样子定期的收集，自然让我们的脑中可以生出源源不穷的创意。

b 减少工具数目
虽然我们希望能把杂事都纪录到头脑之外，但是过多的收件匣，会让我们找不到纪录的地方。当我们纪录电话，有的贴在电脑萤幕旁、有的压在桌子底下，有的放在万用手册中，有的在email里面，要整理出一份完整的通讯录就变成一个不可能的任务。
仔细思考自己目前收集的工具，去除不必要的收集工具及习惯（像我的通讯录只有在电脑里面一份，所有的更新都在里面），这样子我们要加工处理杂事时，才知道哪里可以找到所有要处理的事情。

c 选择自己风格工具
有些人喜欢3C产品，每天使用而乐此不疲（像我就是），但是这并不代表每个人都应该如此。有人喜欢纸笔的感觉，感觉记忆及感情就在其中凝固，有无法取代的优点，有人喜欢录音、拍照起来，留下最接近真实的想法的情境。这些都很好，重要的是，找到您收集的风格，长期的使用这个工具，让他成为您生活的一部分。

把杂事放到头脑以外，是一个习惯，也永远有可以改进的地方，但是只要持续的努力，习惯就能逐步的培养出来。

结语

  

收集杂事是一个很值得我们去培养的好习惯，有人说收件匣就像我们的第二个大脑，可以让我们专注在眼前重要的事情上，而不用担心自己的脑袋会忘记一些其他的事。我也要求各位，若要学好时间管理，一定要养成收集这个习惯，这样的益处是，让我们的大脑重新获得专注的能力，把每一时每一刻的事情都能作做好的判断和处理。

下一段课程要谈的就是"加工"，我们继续加油。

延伸阅读
  以前收集的文章twhsi时间管理 线上课程（4）完整的行动清单

如何成为时间管理的黑带高手－Diddlebug实战篇
appleseed, 苹果核:发掘属于你的inbox

touraco

人生苦短，确实该好好规划一下

twhsi

 twhsi时间管理 线上课程 (6) 加工处理杂事 时间管理健身房 78/100

但是我的几年实践下来，我是加工处理杂事把这个阶段又分成两个动作，清空收件匣及加工处理，让我们开始介绍吧。

a. 清空收件匣:将杂事一件事一件事拿出来,一次加工处理一件事。
b. 加工处理：运用加工处理的流程图，自问自答，将杂事转化成行动。

我觉得加工处理是时间管理中很重要的一部分，创意从收集杂事开始，但是解决问题"problem solving"，就是创意的流程。所有时间管理很好的人，都知道如何开采自己或别人大脑中的创意，并加工处理成可以执行的行动，并加以执行。爱因斯坦曾经说过"创造出问题的同一个脑袋，不可能去解决那个问题。"，所以在做加工处理的工作时，要灵活的转换脑袋（换位思考），才可能的出好的答案，这就让我们开始吧。

1 清空收件匣

为何我们要清空收件匣呢?

因为每天，甚至每天数次清空收件匣的益处是，让我们脱离杂事的牵绊，专心于行动之中，达到更好的做事效率，更能拥有时间去做自己想做的事。以下是清空收件匣的几个要点。

a.一次一件事，一次一粒砂：清空收件匣时，不必管优先次序，每一件杂事都要处理，每件事都要做成决定，完成后再换下一件。
b.有足够的时间清理收件匣：清空收件匣时，常常需要一面清空一面处理（两分钟以下可以解决的事情马上行动），所以最好预留足够时间。
c.先处理最近之事依次向前：以清理电子邮件为例，最后一封信通常有最新的资料，先处理最后一件事，再依次向前处理可以节省重复阅读的时间。

一次一件事才能专注于一件事情并强迫自己做出决定，如此杂事才不会拿出来又放回去收件匣，一再重复阅读一样的资料。

2 加工处理的流程图
加工成行动的流程图有重要的三个问题

a. 这件杂事是什么?
面对一大堆杂事，我们通常没有机会好好思考"这件事是什么？"，但是"重新定义"相当的重要，可以帮助我们厘清问题，采取有创意的解法来解决。

b. 需要我采取行动吗?
有些事无法不适合行动(例如您从收件匣拿出一件餐厅的推荐菜单)，所以这时候您反而是要放入一个合适的资料匣（或垃圾桶）。有些事情可能授权给别人比较合适，这时候您需要的是和被授权沟通。

c. 下一个行动是什么?
一件杂事，我们必须将之厘清为可以行动的叙述，可以问自己两个问题，"我们希望有怎样的成果?"及"达成这个成果的下一步行动为何?"，把杂事转换为行动。

如果您很不习惯把杂事加工成行动，那您可以依照这个流程一步一步培养自己的习惯，利用有系统的方法来训练自己的大脑，是一件值得每天练习的事情。每天时间管理，就是上一个心智及心灵的健身房，锻炼的越久，成效就越好。

3 加工处理之后
一旦你决定了下一步的行动，这时，你就面临着3种选择：
·立即执行：如果2分钟内可以完成的话，就马上去作吧
·指派他人：如果你自己并不是最佳的执行者，就应该想出谁是合适的执行者，交办这件事情
·放入系统：如果两分钟内无法完成，也必须自己动手作，就应该把行动加入我们的行动清单，依照场合放置，以便批次处理

每一件事情都并需做出决定，并执行各种不同的行动，事情不要拿起来又放下去，重复处理同一件事情是浪费时间。

当我们能够完整的收集杂事，并且清空收件匣及加工处理行动后，我们心中总会有如释重负的感觉，这就是时间管理的目的"处于没有压力的状态"。因为对别人或自己的承诺已经都厘清作法，不是已经完成，就是放入后续可以追踪的系统之中。随着行动清单越来越长，我们也要学习组织不同场合的行动，这就是下一堂课的范围了，我们下次见 :>

延伸阅读
加工处理杂事

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twhsi

 用一张A4纸，轻松做好每日计划 时间管理健身房 65/100

8月底的某一天，我突然有了一个点子，如果我的每日计划可以摺叠起来，放在皮包内，这里面可以包含行事历、MITS（每日重要行动）、依照场合排列的清单，这样不是很方便吗？心头拿定，就开始动手做了。

 

 

做好的是这样子，可以很轻松的放入皮夹中，重点是真的很好用喔，

以下是step by step的解说，

 

第一步，你要下载一个模板，这是一个WORD的档案

 

 

下载模板，用ms word打开。

 

 

 

 

第二步要列印

由于我们要把八页的图形列印再同一页上，请依照下图作一下设定，并印出一张A4大小的范本

 

 

我用的是HP的印表机，在上图的位置，有一个一次列印八页的选项，选这项印出即可。

 

 

 

第三步要折叠这张纸（八等分）并将这张A4的纸用剪刀剪开来（等于是剪中间二分之一长度）

也可以用刀片割，拿一只刀片辅助一下即可，割成下图的样子

 

 

 

 

 

A4的纸，剪完的结果就会是这样子

 

第四步，是折成可以放在皮夹中的形状

 

 

把剪完的纸，依照上图折叠

 

 

 

折叠成这个样子

 

 

放在皮夹中的样子

 

 

 

使用时，沟通及自己动手做这两个场合的行动清单图页。

这个点子的缘起是，8/25北京单向街时间管理研讨会时，有一组的小组分享了用摺纸的小册子方式来作为纪录事情的方式。后来有一位参加的学员qiucool的课后分享，也提到这件事，让我有了这个想法。后来经过试用，觉得很方便。

 

我会在前一天或者是当天早上，规划自己今天要做的事情，并事前就分好不同的场合写上去（电话联络、电脑前的工作、当面沟通、自己动手作、阅读及写作、需要思考的清单六项），这样子可以批次处理同一个场合的事情，对做事的效率很有帮助。而且不用带笔记本或其他文件夹，只要往皮包一放，就可以处理工作了。（我通常放今天及明天的量，供两张，明天的事情可以提早规划）

台南的Ada也用这个点子，她用在两个部份

1 自己的收集工具：取代小记事本，想到的事情就写在上面，回头再整理。

2 印制行事历给老板：她会把下一周老板的行事历印在上面（她老板是大学教授），这样子老板就可以放在西装衬衫的口袋中，携带很方便。

这样的点子是不是很棒呢？大家一起来试试吧 ：>

这个范本还不是很完美，若是有修正的范本，还请寄给我喔。

 

每日计划（摺纸版）模板下载

http://0rz.tw/7735i  

http://groups.google.com/group/8habit/web/%E6%AF%8...