[原创]PMWT－《项目管理的发展》系列文章（摘译）

野马驰骋

 

09年12期的《PM World Today》开始推出名为《项目管理的发展》的系列文章。

 

这些文章通过介绍特定项目管理领域中新观点，或深入挖掘特定项目管理领域中现有的知识来扩充和提高我们管理项目的知识和能力。

 

为什么需要项目管理

• 日益被认作组织的核心能力
• 缩减规模、减少管理层次、更大的弹性、分布式的团队、技术快速演变的挑战等企业发展趋势
• 从建筑、工程、宇航行业到服务业、金融、IT、综合管理部门
• 从业者提升自我知识、技能和资格的需求促进了院校课程、专业培训、认证程序的蓬勃发展
• 《财富》认为项目管理是21世纪的黄金职业
• 面向未来的组织方式
• 在日益繁忙、高压、不确定的世界，同时管理好多个项目是必需的
• 项目管理知识和经验的缺乏是导致项目高失败率的一个重要因素

 

这些文章定位于

• 选择和聚焦在项目管理、项目群管理和项目组合管理的关键内容上
• 为怎样在多个行业中推行新的应用提供实用的案例
• 提供项目管理关键领域理论研究中出现的适用的新模式的介绍

 

这些系列文章不受地理区域的限制，不会侧重任何一个特定范畴。覆盖的主题将着重于在宽泛的环境和范围下成功交付项目所需要的技能、能力、态度和知识。一些其它领域的专家也会分享组织行为学、社会学、心理学等的一些观点。系列文章希望通过集成这些观点和看法以提供对项目管理更好的洞察和理解。

 

项目管理是一门动态发展和令人兴奋的学科，让我们开始一次探险之旅，试着探究一些新知识和新想法。

野马驰骋

PMWT－管理项目的不确定性（摘译）

 

编辑按

 

风险管理主要考虑的是我们能够预期或需要留心的内容。它是一套面向我们所能构想的未来的机制和方法。

 

然而，有越来越多的组织开始为它们所不了解的事情付出额外的意外资源。

 

风险可以被看作“已知”的“未知”，不确定性则是与不易分析和评估的“未知”的“未知”有关的事。

 

这些“未知”的“未知”向项目经理发起挑战，管理它们需要新的技能和理解力。因此项目不确定性的运作与管理成为了一项重要的技能。

 

不确定性让包括项目经理在内的决策者感到不舒服。当这些决策者做决策的时候，这些不确定性经常会推迟决定并延误行动。事实上，心理学家已经证明了不确定性的出现会大大降低各领域决策者的效力。

 

David Cleden的这篇文章提供了研究不确定性的思路以及搞清与应对不确定性的工具和方法的一些素材。这篇文章来自David Cleden的一本新书《Managing Project Uncertainty 》（ISBN: 978-0-566-08840-7）。

 

风险与不确定性的区别

 

项目经理应该十分清楚的一个基本事实：所有的风险来自不确定性，但并不是所有的不确定性都能被作为风险识别出来。因此过分信赖风险管理可能让项目遭遇意外的“晴天霹雳”，迫使项目经理变主动为被动。

 

对未来事件的预测从来都不是完美精确的。因而风险管理只能帮我们一部分，我们仍需要一个管理不确定性的战略。当然，管理不确定性基本上是一件很难的事，因为我们是在和我们所不知道的东西做斗争。因此为了让不确定性在我们的掌控之下，我们必需了解它的特性，学会识别它的警告标识。

 

认识不确定性的五个指南

 

1、抑制不确定性而不是消除它

 

就像你不能号令宇宙一样，你也不能让你的项目免除一切威胁。致力于不现实的风险管理政策下的管理人员，可能会试着维护没有意义的风险日志和代价昂贵的应对计划。由于所有的努力放在管理小的、假想的风险之中，项目经理可能会太忙而顾不上注意那些真正应该关注的项目具体细节。项目经理应该全神贯注于察觉且快速应对问题的早期征兆。即时这样，不确定性也不可能完全被消除，它只能被抑制，这已经是够好的了。因为基本上这是更有效地使用资源的方式。

 

可以想象项目处在一个持续的动态张力状态之下。不确定性的力量不断地试着把项目拉离它预定的轨道。如果置之不理，问题可能会变得越来越严重以至于无法重新返回到最初的计划轨道。

 

项目经理的任务是快速行动来纠正这个背离：采取行动解决问题，执行应对计划，消除问题在萌芽之中。这不是风管管理（至少不全是）。这些问题中许多是从大量虚无缥缈的“未知”的“未知”发展而来的。项目经理唯一有用的防范是留心与敏捷，换句话说，尽可能早地发现有问题的事情，积极而有效地处理掉问题。

 

2、不能完美地实施项目管理方法并不是出现不确定性的唯一原因

 

很多人认为不确定性是差的项目管理的征兆。他们坚持，如果每一件事情都做得很好很细，就不应该有任何不确定性。那不是真的。认识到不确定性的存在是有效管理它的第一步。不要抱着那种幻想。也不要相信你选择的项目管理方法能消除你的项目的所有不确定性。那是不可能的。

 

3、不确定性是一个属性，它本身不是一个实体

 

一些项目经理每周会留出几个小时去“做”他们的风险分析和应对计划。然后他们继续做管理项目的真实工作。好像管理不确定性是一个单独的工作项，能清晰地分出来。那是一个太过单纯的想法。不确定性可能潜伏在每一项任务、任务之间的关系和潜在的假设中。项目经理对项目的每个方面都应该有警惕不确定性的心境，然后才能准备好快速处理它的影响。

 

一个可反复的计划方法是重要的。一次计划（比如在项目开始时），然后就期望严格按计划执行的项目很少能取得成功。项目经理必须持续地警惕可能的变更，调整计划以保证事件可控，而不是绕过它。

 

有许多可反复的管理循环存在（休哈特的PDCA循环理论可能是最有名的），我个人最喜欢的是OODA循环。它是一个美国空军战斗机飞行员发明的。

 

OODA 代表Observe（观察），Orient（调整），Decide（决策），Act（行动）。像一个飞行员参与航空战斗一样，项目经理需要判断事件的步调，评估当前境况下的机会与威胁，开始监视不断浮现问题的预警征兆。项目经理必须循环地通过以下四个阶段中的每一个：

 

• 观察－收集与问题有关的信息；注意模式和趋势；收集事实时要保持冷静与客观。
  
• 调整－将问题的观察结果放置在当前环境下；推定主要因素；吸取已有且相关的经验；区分有关的和无关的因素。
  
• 决策－采取一连串减少威胁的行动；评估一系列可能发生的事情；考虑收益的同时也考虑令人不快的副作用。
  
• 行动－快速精确地执行决定。

 

代替被迫的防卫和不得不响应意外的事件，OODA循环的迅速实施让项目经理重获对一个不确定状况下的控制权。换句话说，用解决方案驱动前进而不是仅仅被动的回应事件。

 

4、管理不确定性的核心是有效的决策

 

面对不确定性的时候，项目经理有几个可用的选项：驱除、顺应、绕过或重定方向。项目经理必须决定怎么做：是通过填补知识空白驱除不确定性，还是通过拟定应对计划顺应不确定性，还是绕过不确定性，或者是对项目目标重定一个方向。无论采取了哪种行动，决策的质量决定了项目面对不确定性时的成败。决策的质量受每一件事情的影响：从个人经验，层级式管理结构，到鼓励人们为了项目的最大利益自信地当即采取行动的免责文化的建立。记住一句老话：“学而不思则罔，思而不学则殆”。

 

5、不确定性既包括机会，也包括威胁

 

机会出现的时候一定要抓住它。如果你的项目有些方面是不确定的，这意味着仍有选择的机会，因此要做好选择。我们总是爱把结果想的太糟。也许我们能比计划收获的更多呢？也许有一个创新的机会呢？为创造性的解决方法放开心胸。像爱因斯坦说的，“我们不能按引发问题时使用的同一思维模式去解决问题。”

 

管理不确定性的最佳思路

 

管理不确定性的所有方法或多或少地依赖于对未来事件的预测。最常见的方法是线性的：从一个逻辑状况推断到另一个，推衍出对未来的一些观点。但是每经过一步，累积的错误就会不断增加，直到我们仅能列出一些可能性而无法给出预测。

 

假设我们不去预测要发生什么，而是去关注我们想要使什么发生。这意味着形象化一个期望的结果，并检验在那种情形下哪些属性是最有价值的。从这一点倒推，就有可能知道什么条件能够自然导致期望的最终情形。再倒推一步，我们就能知道为了实现上一步，哪些先决条件需要被满足。如此，我们倒推的足够多，直到能够很清晰关联到当前的项目状况。

 

这种方法关注那些促进项目成功的正面因素，而不是项目需要避免的风险的负面因素。虽然两者都是重要的，但是许多的项目经理忘记放足够的注意力在培育这些正面的因素上。通过从未来情景的倒推假想，期望的路常常变得更加清晰。有趣的是，倒推常常反而成了推动项目向前走向成功完成所需要做的事。

[此贴子已经被作者于2010-8-18 11:29:23编辑过]

thomasfang

不错，楼主继续