[转帖]会议效率大作战

kevin0201

会议效率大作战

现象：一整天都排满了会议，这个结束又急着去赶另一个场子，人人都想通过会议来解决问题，但是效率真的高吗？还是大家各自发表各自的观点，会议成了“吵架会”……

目前正在进行的一个项目，需要召开好几个专题会，也由此预见到了不详之感，先在这里总结几点，以便到时“始终保持清醒头脑”

1.       是否有必要开会，会议的目的是多方讨论建立统一的认识，明确开会需要达到什么目标，如果会议内容只是单方面的信息传递，那么以邮件通知形式即可，没必要大动干戈

2.       会前制定好计划，利用几分钟明确你要讨论的是什么，每一个小topic分配多少时间

3.       确定必要的参会人员，只邀请“主角”，其他“配角”可由“主角”传达下去，避免造成大杂烩的局面，达不到预期效果

4.       提前发会议通知，可将会议召开的几大块内容用简洁的文字写入邮件正文，尽量避免使用附件，很多人没有看附件的习惯。让与会者明白会议目标，并有充分的时间去准备。若有人私下与你沟通不的想法，你也可以及时修订议程

5.       会中控制，最头疼的就是会上你一言我一语，常常跑题，一是主持人必须时刻提醒各位，二是可在会议室放个小闹钟，时间很宝贵，别在无意义的争论中挥霍。借助白板，把会议topic和主意展示在每个与会者眼前，起到提醒作用，关键会议还需做好会议纪要

6.       会议纪要，会后及时把刚刚讨论出来的新想法、新决定告知关键人员，保证会议没有白开，最重要的是跟踪落实，跟进会议任务得到有效落实，反之，竹篮子打水一场空

一个有效的会议是每个人在离开会议的时候都应该知道他们要做什么，以及什么时候该做完，或者下次会议召开时间，结束的时候，要问每一个人他们是否觉得这次会议是有用的，如果不是，那么下一次如何做才能开得更好。

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影响会议效率的往往是最高领导，往往不按规则出牌。