企业如何开展工作饱和度分析

华恒智信咨询

         企业管理现实中，常常出现有些岗位忙不过来而有些岗位很闲的局面，这种情况从本质上来说是由于定岗定编的偏差导致的，直观表现在不同岗位的工作饱和度不同。所谓工作饱和度，简单的来说是指员工的有效工作时间与规定的工作时间之比，同样是在公司满八个小时，有的员工无所事事，而有的员工一直在从事与工作相关的事情，前者的工作饱和度自然就比后者低很多。
        由此可以看出，工作饱和度对于企业来说具有重要的作用，它是定岗定编的基础，也是员工培训开发的直接依据，更是员工工作效率和考核的标准，企业通过对饱和度进行分析能有效得知当前在岗位编制、人员选拔、工作分配等方面的问题。因此针对这一有效的工具，华恒智信结合多年在人力资源定岗定编方面的咨询经验，向您简单介绍企业开展工作饱和度分析的流程与方法。
        工作饱和度分析是一项技术性很强的工作，需要专业、严谨而周密的准备，同时更需要有与组织人力资源管理活动相匹配的科学的、合理的操作程序。下图便是工作饱和度分析的一个程序模型，企业组织通常可以按照该程序开展分析：

准备阶段
        万事预则立，不预则废，工作饱和度分析需要与各岗位工作现场及员工接触，同时需要研究大量的企业岗位相关的书面材料，因此前期的准备工作非常重要。总体来说，前期的准备阶段需要解决如下几个主要问题：
一、建立工作饱和度分析小组
        饱和度分析需要专门的小组，由于其技术专业性较高，往往是由分析专家组成。所谓的专家，是指具有人力资源分析专长、并对组织结构及各项工作有明确概念和了解的人员。这些专家可以是企业内部HR部门成员或管理层，更多的是外部咨询公司的专家顾问。而一旦成员确定小组成立后，企业的所有者与高管就要赋予他们进行分析活动的权限，保证分析工作的协调开展。
二、明确工作饱和度分析的总目的、总任务
        企业为何要开展工作饱和度分析，这应当是分析工作的前提。专家小组要结合企业的整体战略以及人力资源管理战略，对企业的现状有初步的了解，明确工作饱和度分析的目的和想要实现的效果。
三、明确分析的对象和范围
        在明确目标的基础上，专家小组应当确定分析的范围、对象和内容，规范分析的方式方法，明确需要收集哪些资料。由于饱和度分析的任务量很大，因此在具体对象的选择上要有典型性和代表性。
四、建立良好的工作关系
        为了确保工作饱和度分析的良好效果，企业还应当对被分析的员工提前做好沟通，确保其有相应的心理准备，同时要使其支持相应的分析工作，帮助专家小组与被分析员工建立良好的合作关系

计划阶段
        制定分析计划，实质上是为了确保在分析阶段收集信息具有一致性，避免因信息格式规范不一致而导致的低效率与失真。因此在计划阶段，分析人员要着重解决的问题有如下两点：
一、选择信息来源需要注意的事项
        ·不同层次的信息提供者的信息存在不同程度的差别，因此需要区别处理，切忌混同；
        ·分析人员应当站在公正的角度听取不同的信息，预先不能有所偏见；
        ·在利用相关职业信息文件时，对所记录的信息要结合实际有选择的利用；
二、选择收集信息的方法和系统
        信息收集的方法和系统应当由分析人员结合企业实际预先确定，灵活运用。不同的分析人员应当确保收集方法的一致性，使信息记录、编码的格式依照统一的规则。

分析阶段
        分析阶段是集信息的收集、分析和综合的三个相关活动，也是整个饱和度分析过程的核心部分。在这个过程中，分析人员的重点是收集哪些信息，通常来说有如下这些：
1、工作名称
        工作名称必须正确，以使人看到该名称就可以大致了解工作内容。如果该工作已经完成了工作评价，有明确的职级划分，则可以再加上其职级。
2、雇佣人员数目
        统一工作岗位所雇用的人员的数目和性别应当予以记录。如果雇佣人员数目经常变动，其变动范围也应当予以说明，若所雇佣人员是轮班使用或分于两个工作岗位，也应当分别说明，由此可以了解工作负荷量和人力配置情况。
3、工作单位
        工作单位是显示工作所在的单位及其与上下左右各部门之间的关系，体现出工作所在组织与整体的关系和结构。
4、职责
        所谓职责是指该项工作的权限与具体责任有多大，包括哪些方面，如对原材料和产品的职责、对工作流程的职责、对其他人员工作的职责、对安全生产的职责等等。
5、工作知识
        工作知识是为了圆满完成某项工作产生较好的绩效，工作员工应当具备的实际知识。这种知识既包括了任用后为执行工作任务而所需获得的知识，也包括任用前就已经具备的知识。
6、智力要求
        智力要求是指员工在执行过程中，所需运用的智力，包括了判断、决策、警觉、主动、积极、反应、适应等要素。
7、熟练及精确度
        该因素适用于需要用手工进行操作的工作，虽然熟练度很难用量来衡量，但熟练与精确度的关系密切，很多情况下工作的精确度可用允许的误差来加以说明。
8、机械设备工具
        在从事工作时，所需使用的各种机械、设备、工具等，其名称、性能、用途等均应记录。
9、经验
        工作是否需要经验，如果需要则应当以何种经验为主，所需经验的程度如何都应当记录。
10、教育与训练
        包括了内部培训、职业培训、技术训练和一般教育等大类。内部训练是指由雇主所给予的训练，无论是否在本企业中举行，只要该训练是为企业中某一专门工作而开办的培训；职业训练是指由职业学校所进行的目的在于发展普通或特种技能
11、身体要求
        部分工作对于员工有站立、弯腰、半蹲、跪下、旋转等消耗体力的身体要求，应当加以记录并说明。
12、工作环境
        包括室内、室外、湿度、宽窄、温度、震动、油渍、噪声、广度、灰尘等环境因素，都需要做具体的说明。
13、工作时间与轮班
        该项工作的时间、工作天数、轮班次数、长度都是雇佣时的重要信息，均应当予以说明。
14、工作人员特性
        是指执行工作的主要能力、包括手、指、腿、臂等器官的力量、灵巧程度、感觉辨别能力、记忆、计算及表达能力等特质。

描述阶段
        仅仅研究和分析并未弯沉工作饱和度分析，分析人员必须将获得的信息予以整理并写出报告。通常工作饱和度分析所获得信息以下列方式整理：
一、文字说明
        将工作饱和度分析所获得的资料以文字说明的方式表述和描述，列举工作名称、工作内容、工作设备与材料、工作环境及工作条件等。
二、工作列表及问卷
        工作列表是把工作加以分析，以工作内容及活动分项排列，由实际从事工作的人员加以评判，或填写分析所需时间及发生次数，以便了解工作内容。
三、活动分析
        该分析实质上就是作业分析，通常是把工作的活动按照工作系统与作业顺序一一列举，然后根据每一作业进一步加以详细分析。活动分析多以观察及面谈的方法对现有工作加以分析，所得资料作为教育及训练的参考。
四、决定因素法
        该种方法是把完成某项工作的几项最重要行为加以列表，该项“需要性”在积极方面说明工作本身需要特别注意的因素，在消极方面说明亟待排除的因素。

运用阶段
        此阶段是对工作饱和度分析的验证，只有通过实际的检验，工作饱和度分析才具有可行性和有效性，才能不断适应外部环境的变化，从而不断的完善工作饱和度分析的运用程序。此阶段的工作主要有两部分：
        其一，培训工作饱和度分析的运用人员。这些人员在很大程度上影响着分析程序运行的准确性、运行速度及费用，因此，培训运用人员可以增强管理活动的科学性和规范性。
        其二，制定各种具体的应用文件。

运行控制
控制活动实际上贯穿了工作饱和度分析的始终，是一个不断调整的过程。随着时间的变化，任何事物也在发生变化，组织的生产经营活动同样如此。这些变化为直接或间接的引起组织分工协作体制发生相应的变化。因此，工作饱和度分析要有成效，必须因人制宜地做些改变，另一方面工作饱和度分析文件的适用性只有通过反馈才能得到确认，并根据反馈修改其中不适应的部分。所以控制活动是工作饱和度分析中一项长期的重要活动。