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变作文题、填空题为选择题 正略钧策管理咨询 顾问 宋炜 （一）“写作文”的尴尬 在管理咨询经历中，笔者拜访了不少企业，此过程中发现多数企业都没有引入办公自动化系统，内部信息传递仍以纸质媒介为主要工具。在这些企业，每天都有无以计数的表单、报告在各个部门、岗位之间传递，为企业的正常运作发挥重要的作用。但遗憾的是，作为信息载体，相当部分的表单、报告都未能有效的发挥作用，最大的问题就是信息缺失。下面来看一个例子。 华中某大型制造企业A，近年来市场形势一片大好，生产能力已经无法满足销售的需求，故需要将一部分生产任务外包。为了选择合适的外包厂家，生产技术部首先推荐一家候选厂家，填写《外包合同评审记录表》（参见表1），然后交常务副总审批。笔者在看到这张表时颇为A企业担心。因为在确定是否该选择一家外包厂家时需要考虑的因素非常多，例如，该厂家的生产能力、工艺水平、外包历史记录等。每一次在填写《外包合同评审记录表》时，生产技术部负责人都需要将每一种因素考虑到。然而，人毕竟不是机器，即便是再有经验的资深专家，也难保他在填表时一定不会遗漏某种因素。试想一下，如果生产技术部负责人遗漏了某项关键因素，且常务副总审批时也没有发现，最终导致A企业作出了错误的决定，选择了一家本不该入围的外包厂家，这将使A企业的经营风险大大增加。 表1：A企业《外包合同评审记录表》 笔者将类似于表1的表单比作给填表人出的“作文题”，也就是说填表人面对的是一张白纸，需要自己构思，创作一篇作文。“作文题”式的表单在企业内部屡见不鲜。相似的情况还有企业内部的各种报告，例如一项投资的可行性分析报告、企业战略规划报告，执笔人在提笔之初也同样面临着一张白纸，需要绞尽脑汁地来填补空白。 “作文题”现象带来了如下方面的不利后果： 从信息提供者（表单填写人、报告执笔人，即表1中的“生产技术部”）的角度来看。一方面，信息提供者每一次的填写都需要对各方面因素进行完整的思考，增加了填表、撰写报告的时间；另一方面，人非圣贤，孰能无过，信息提供者总有遗漏某项因素未考虑的时候，一旦这样的情况发生，将直接影响到最终决策的科学性。 从决策者（表单审批人、报告使用者，即表1中的“常务副总”）的角度来看。一方面，因为接到的表单和报告的信息可能是匮乏的，若要进行决策，决策者必须就需要考虑的因素分别与相关部门和岗位进行沟通，大大降低了效率；另一方面，如果他也没有能够将信息提供者遗漏掉的因素加以考虑，风险进一步加大了。 笔者曾听某民营企业高管大倒苦水，“每天需要我签字的表单、报告有一大堆，但是说老实话，很多的事情我也不是非常的清楚。字是不能随便签的，我要对企业负责啊。重要的事情，我一般会打个电话了解一下情况。不过，如果你拖的时间长了，下面的人又不满意了，他们觉得你在拖他们的后腿，不为基层着想。所以，有的表单、报告我就顾不上去查了，直接签字就过了，真不知道有的是该签还是不该签。” （二）变“作文题”为“填空题”，最终变成“选择题” 总而言之，“作文题”不仅降低了企业运营的效率，还大大增加了经营风险。如何解决这一问题呢？ 笔者认为，变人控制为“机制”控制，以及变“事后控制”、“事中控制”为“事前控制”是兼顾效率和风险问题的两贴良方。可以将这两种思想应用到对“作文题”问题的解决上，即变“作文题”为“填空题”，最终变成“选择题”。具体来说，就是丰富表单和报告的内容，将需要考虑的因素和可能结果的固化在表单和报告中。这样一来，填表人或执笔人在面对表单或报告时就不需要一一去分析有多少种需要考虑的因素、每一种因素有多少种可能的结果了，此即用“机制”（指将因素和可能的结果固化）控制来替代人的控制，也即用“事前控制”（指充分考虑所有情况，尽量完善表单和报告的框架内容）来替代“事后控制”和“事中控制”（指信息提供者、决策者的冥思苦想）。 回到文首的例子，假设“是否选择某厂家为外包厂家”的决策需要考虑A、B、C三方面的因素，而每一方面可能的结果分别为A1、A2、A3，B1、B2，C1、C2、C3、C4。那么，可以借助变“作文题”为“选择题”的思路，将A企业的《外包合同评审记录表》进行修改，参见表2。如果事前的准备工作到位，A、B、C和A1等各种可能的结果已经覆盖到了各种情况，那么效率将得到提高，风险也将得到控制。如果面对的是这样一张表，A企业的生产技术部负责人和常务副总，特别是后者，烦恼将大大减少。 表2：A企业《外包合同评审记录表》（修改后） 图1是笔者从某企业ERP系统中截取的部分图片，其中棕色框内的下拉菜单表示“选择题”，蓝色框内表示的是“填空题”。不难看出，与“填空题”相比，“选择题”可以为填写提供进一步的便利，更好地起到兼顾效率与风险的作用。不排除有这样的情况，某些需要考虑的因素无法采用“选择题”的方式，或者尚不具备编制“选择题”的成熟条件，于是暂以“填空题”替代“作文题”，待日后数据积累到一定程度时，再换以“选择题”。 图1：某企业ERP系统截屏图
（三）“填空题”、“选择题”的两个深化 深化之一 在为某大型贸易企业B提供管理咨询服务的过程中，笔者发现该企业的表单制作非常细致。在一张与表2非常相似的审批单的最下方有这样的文字： 1．
A满足A1，且B满足B1，直接交**部办理； 2．
A满足A2，且B满足B2，交*总审批； 3．
A满足A2，B满足B3，C满足C1，经**部审核后交*总审批； …… 可见，“选择题”还有着更妙的作用。通过“选择题”的方式将各种因素及可能的结果固化到表单之中，也许当即便可得出与企业B的表单最下方那般的结论。如果一时之间不能做到这一点，随着表单的应用，工作的推进，笔者相信，在将来一定可以实现这种经验的积累，大大简化工作流程，在风险得到控制的前提下提高效率。 深化之二 企业员工经常需要给上级提交报告，汇报业务进展。相信很多管理者都会有这样的经验：下属提交的报告中很多内容不太容易理解，很多是自己读不懂的语言。在某民营企业C，笔者询问采购部经理：“您每个月给何总提交工作报告么？”经理回答：“我每个月都将各种原材料的最新报价提交给何总，报价都是最新的、最准确的。” 后来，笔者在何总那里看到了工作报告，确实全部都是各种型号原材料的报价。何总对笔者坦承，早年介入业务比较多时对原材料市场行情确实了如指掌，但随着将主要精力转移到对公司战略的关注，如今已对那些原材料的具体价格不甚了解了。所以说，采购部经理的工作报告看似信息丰富，但对于何总的价值并不大。可见，采购部经理完成的这篇作文实际上是不及格的。 不妨借用一下变“填空题”的思路来解决这个问题，即首先经过上下级的沟通，就报告的内容达成一个共识，确定报告的大纲，将枯燥的价格数字变成何总可以理解的市场行情变化的文字分析，并配上几种应对措施以及各种措施的利弊。采购部经理每次按照确定好的内容框架来提交工作报告。 类似的例子还有战略规划。现在很多大型集团公司在给下属企业布置战略规划的工作任务时，往往会提供一份战略规划的大纲（“填空题”），内容包括章节条款的整体结构设计、每一条的主要内容、表格的格式等等，非常详细。在大纲的指引下，下属企业不仅能够以更快的速度编制战略规划，规划的质量也得到了保证。 （四）“选择题”的理论解释 可以用信息经济学的理论来解释一下“选择题”对于企业管理的作用。变“作文题”为“填空题”、“选择题”，其中蕴涵了两大工作： 第一，
解决信息不完善问题。对于信息提供者来说，如果要做一道“作文题”，他需要考虑各种因素和每种因素各种可能的结果，用填空、选择来替代作文，需要在设计表单时充分地挖掘信息，有时还需要进行深入的攻关。 第二，
解决信息不对称问题。这主要是针对决策者来说的，即将各种可能的情况都固化在表单之中，使得信息提供者和决策者享有同样大小的信息量。 笔者认为，信息不完善和信息不对称是所有企业存在的共性问题。如果信息不完善，即信息不够完全或不够深入，则将导致权力和责任难以分配，决策风险大大增大，而且每一次决策都需对信息进行挖掘，导致效率低下；如果信息不对称，即企业内目标不一致各主体（如信息提供者和决策者）所占有的信息在数量或质量上存在差异，则将导致现有权力、责任实际分配的失衡，即占有信息量较大的主体将享有实际上较大的权力，而其未必需要承担相应的责任，这会使风险进一步增大。 对信息不完善和信息不对称问题的解决是企业管理永恒的主题。解决这两种问题的方法多种多样，例如可以引入办公自动化系统或ERP系统。需要注意的是，与其他的方法相比，变“作文题”、“填空题”为“选择题”堪称管理规范化的一种重要方式，其适用范围极广，使用效果好，副作用小，见效时间快，成本投入小，应当大力推广。笔者认为，中国大多数企业的管理规范化做得远远不够，同时对这一问题的重视却依然不足。在此，笔者向企业家们建言，在关注企业战略、ERP等伟业的同时，别忘了抽取部分精力，关注一下企业的管理规范化，不妨从将企业的表单、报告选择题化开始。 本文首发于《今日环球机械》，作者系正略钧策管理咨询顾问，如需转载，请联系正略钧策www.adfaith.com市场部，010-59082979/2981 | 
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