飞鸿谈管理：一定要养成及时回复邮件的习惯

目送飞鸿

    粟总有一个很急的材料要写，与飞鸿沟通如何完成。飞鸿的意见让秦新和张军同时来写。在给秦新当面交待后，又给在外地分公司的张军发邮件：

    粟总需要写一个东西，你抓紧与他联系一下。把需求搞清楚后整理出一个提纲，发给我们确认，之后马上要着手写，比较急。

    过了一阵，没有看到张军的任何回复。飞鸿打电话询问。张军告诉他，已经与粟总联系过了。

    飞鸿有些恼火，追问他：“联系过了为什么不回复邮件透明情况？我也不知道你是否看到了信，做了没有，一直在惦记此事，还得给你打电话了解情况。”

    之后，他发了邮件过来：

    我已经跟粟总联系过了，粟总说要开会讨论这个事情，回头把相关要求通过邮件发给我。

    飞鸿回复道：

    好的，一定要学会信息透明和扁平，这样可以降低管理成本。否则我或者其他人给你安排的事，你做了却不告诉我们，我们不知道，有时会误会你。最主要的是信息的不畅通，会误事的。一定要切记掌握这样的工作方法。要养成习惯。

    他回复：谢谢指点。

    一会儿，在外地出差的总经理给粟总打来电话，要讲一下他对这个材料撰写的思路，让飞鸿一起通过电话会议系统听一下。因为要让员工写材料，飞鸿用手机把沟通的情况进行了录音。之后把音频文件发给他们。这次张军及时回复了邮件，表示已经收到，正在听录音。

    此后，粟总组织有关人员讨论材料的撰写思路。为了争取时间，飞鸿没有象以往一样要求有关人员整理会议纪要。而是把讨论情况进行了现场录音。结束后把录音发给他们两人：

    秦新、张军：

    请查收，重点听后面十分钟的内容，之后按此要求尽快做基础性的工作。这方面工作做完后发给我和粟总确认。之后，再按提交给政府的格式撰写完整的材料。明天下午四点前要拿出初稿。

    已经在飞鸿的督导和数次批评下，掌握了如何通过邮件与主管沟通工作方法的秦新很快回复了邮件：

    明白，会及时收集整理相关数据并进行分析，以客户群所需面积及比例为依据进行划分，并将此数据先发给您跟粟总做参考。再按提交给政府的格式写完整的材料。

    而张军则迟迟没有回复。飞鸿知道通过一次沟通就让员工马上养成及时回复邮件的习惯是有困难的，需要有一个过程。但也不能不提醒他。于是把秦新的回复给张军转了过去并询问：发去的录音资料是否收到？

    张军应该是明白了飞鸿的目的，因为飞鸿很快收到了张军的邮件：

    录音收到！我听完后，如有问题，我会先与关人员沟通！

    看到邮件要回复，是一个很简单的事。新员工入职时，人力资源部在培训时就已经强调过。但许多人会因为以前就职的公司无此要求，不大习惯这样做。也有的是刚开始按要求做了，但时间一长又不自觉地回到原点。如果此时主管不加要求，他们也就习以为常了。这样一来，常常使得主管十分痛苦：安排的工作或杳无声息；或一再耽误时间；或因为不回复确认，需求理解有误而把事情做错。

    因此，在日常管理中，一定要让员工养成回复邮件和工作确认的习惯。这样做的好处有以下三点：

    一是确认员工接到了所安排的工作任务。公司的员工事情也多，常常忙这忙那，有时还要外出，不在电脑旁边。但飞鸿经常遇到的情况是：他们看到了邮件，要么就是觉得与已无关，不加理睬；要么就是觉得主管安排的这个事可以向后放一下，先忙手上的其他工作；要么就是马上埋头去做；当然也有的确没有看到的。但不管是哪种情况，作为安排工作的主管，他是不清楚的。员工不回复邮件，主管追问起来，作为部属，他们可以有很多的理由来解释。但作为主管却只有一种担心：就是不知道员工是否收到了邮件，工作任务是否清楚了。所以及时回复邮件是十分必要的。

    二是提高工作效率。现代企业强调效率，工作节奏快，加上电脑又已经广泛普及。完全没有必要象以前那样所有事情都要当面沟通。主管往往会有多个部属，一个人来沟通工作，其他人就会等待。这样不仅效率低，还会误事。而通过邮件进行工作安排和沟通，则可以大大提高工作效率，一个主管可以管理的员工人数也会大大增加。但要实现这样的管理，必须有一个前提，就是上上下下都要养成邮件沟通的习惯才可以。这其中，邮件的及时回复是非常重要的一个环节，也是必须要养成的一个习惯。

    三是可以沉淀工作过程。近些年来，为了加速中国企业的现代化管理进程，中国政府一直在大力推动企业的ISO质量体系认证。这个认证的核心就是所有的工作过程有记录、可追诉。其实办公OA也好、ERP也好、CRM也好，或者传统企业的派工单、质检报告等，其实都是在诠释这个核心。而通过邮件进行工作沟通，就可以直接实现这个目的。因为邮件往来一般无法造假，其真实性、准确性、完整性、权威性，完全可以再现工作过程，一旦有疑问或问题可以进行及时有效的追诉，是十分有效的管理手段。其作用和重要性也日益凸显。

    现在人和人之间沟通的手段有很多，大家常用的是QQ。基于此，一些员工有时也会通过QQ与飞鸿进行沟通。但由于QQ是以个人化、社区性交往为主，不大适合办公。因此只要涉及到工作，飞鸿还是会要求他们要通过邮件沟通。这样沟通的过程和内容不仅可以同时透明和抄送给相关人员，还可以进行工作过程的沉淀。工作中，QQ也不是不能用，可以用来提示相关人员去看邮件。所以飞鸿所在的公司内部一直不允许采用QQ进行工作沟通是有道理的。此前，飞鸿拜访人人网的一个高管，向他索要QQ号码时，他表示他很少用QQ，如果有事需要沟通，可发邮件。其所遵循的出发点应该都是一样的。

NITTOH

这个就是我们日常说的内部信息交流。
建议先完善内部信息交流制度。
让制度来规范行为。

yinwz998

邮件也有据可查^
支持！

Koffer

深有同感，很多时候，对自己来说很简单的几句话，可能影响别人的一个决策。

woodwolf

赞同！相互确认非常必要；邮件还能保存，随处可查

勉强家2012

这个工作习惯是非常必要的。上级下达的任务必须要有所回应，这不仅使得对方方便确认下级已经收到了任务，而且也建立了办公沟通的基本机制。其实我认为沟通方式或许不是最重要的，最重要的是必须要有“回复”的意识。只有具备了这样的意识，才能有效地推动各项工作的开展。

水自流

ahxlbf 发表于 2011-12-27 11:31
。。那我逊了啊，我邮箱里一千多封邮件没回呢。大多都是广告。。。氟塑料离心泵的最多，这也要回啊。。。。

兄弟:你也太能钻牛角了吧!

AtomPower

我们公司用的是BQQ完成内部沟通，感觉还不错，只是没有out look日历提醒功能

希尔博德

比较有参考价值，学习了

蓝色阳光

好的，受教了！