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（美）斯蒂法妮·温斯顿
一位管理者曾经对我说：“桌子上的东西总是多得让我们喘不过气来。”
随之而来的问题是：管理者难道常常被工作压得喘不过气来吗？他们究竟是如何精心组织周密安排一天的时间与工作任务的？顶级人士井井有条的一天究竟是个什么样子？他们对各层次的管理者与专业人士的工作会有哪些启示？
利用个人高效时段的办法
你一天当中究竟存不存在一个可以称之为高效时段的最佳时间呢？答案当然是肯定的。大多数人早上最为清醒，也有些人下午的状态最好。讨论这一点的目的是把那些最具挑战性的工作分配到你最能胜任的时间里去完成。
有些人仍然信奉18世纪一位思想家马修·亨利的话：“成大事者必起大早。”
迪士尼的老总罗伯特·爱格尔，每天4:45起床，到健身房锻炼，6:00进入办公室阅读各种资料，直到7:00举行一天当中的第一次会议。“我想人们都有自己的生理节奏，”他说，“不过对我来说，早晨是巅峰时刻，那时候比较心平气和一点。”
霍华德·鲁宾斯坦每天早上4:30之前就来到家中的书房快速浏览电视新闻，然后就开始处理他带回家中的用不同颜色区别的文件，确定要回的电话，签署支票，确定当天的日程，这些暂告一段落之后，他会舒展舒展身体，然后去跑步。
纽约市雅诗兰黛集团公司董事会副主席珍妮特·瓦格纳喜欢把一些例行公事，如签署信函、开支票等，安排在一天快要结束，自己感到疲倦的时候处理。瓦格纳说：“另一方面，如果我真要解决什么重要问题，无论是复杂的人事问题也好，还是像考虑如何开好中层管理人员会议一类的需要动脑筋的事，我会选择周末的专门的个人时间或大清早的安静时间来处理。有时候深夜3:00可能会是一个非常有创造力的时间……”
在工作中寻找安静时间的5条妙计
这些妙计包括：
1、隐退。如果你有随意来去的自由，如果你不在办公桌边，经理也不会问到“盖瑞去哪了啊？”你就可以隐退到一个空会议室里，或起身绕着办公区隔间散一散步，或者带一些读物去咖啡厅。
2、与上司磋商为自己争取一段安静的时间。如果单纯的隐退行不通的话，你可以与上司商量为自己争取一段安静的时间。从你上司的角度，这样做的好处是可以让你集中全力处理一些他或她自己也认为重要的事。硬性规定的集体休息时间通常不会有什么用处。
3、使用写字板。关着门，人们仍然可以找你。许多公司都奉行一条门户开放政策，人们对着关闭的门皱眉头。但是对一家最前卫的儿童电视台的一位管理者来说，开与关都可以让别人来找他，因为他在自己的门上安装了一块写字板，还准备了一支写字笔。当他的门关上的时候，想见他的人只需在写字板上写下提示信息。这套办法之所以起作用就在于只要他一出现在写字板前，他就会立即按图索骥去找那些人，这样大家就都知道无需直接闯入他的办公室，同样也能找到他。
4、设立无干扰时段。如果你是群体中的领导者，你可以要求同事给你一个不受打扰的时间。
5、错开高峰时间。在午餐时间开始前一个小时离开办公室，如果你到得比较早，如11:30，许多餐厅都会允许你提前坐在里面或干点什么工作。
顶级管理者如何组织不断变换的工作时间
下面是3个在不平静的工作日中建立秩序、提高效率的好计划。
一，定点核对法
你是怎么组织不断变化的时间安排？对我们大多数人来说，组织似乎就是控制，但是对许多顶级管理者来说，组织时间却不再意味着在自己的优先时间之外，指定明确的时间去完成特定的工作任务，而是意味着无限制的弹性时间安排，几乎没有什么固定的框框。
在弹性的时间安排中，只需确认一天起码要达到的一些要求是否达到就可以了。
一般有这三种类型的基本工作点必须查对，即基于功能的工作要求、基于内容的工作要求以及两者兼有的综合性要求。比如：
1、基于功能的工作要求：
——优先事项的时间是否得到保证；打电话与回电话；继续关注已进行的工作；用在非优先事项的两个小时（可以零散分布在全天）；每天安排对每一个直接报告人的简短的接见；每天安排与上司的摸底性谒见；
2、基于内容的工作要求。内容方面的基本要求一般有以下几种情况：
——与老客户的联络；发展新客户；数据处理；授权与员工培养；撰写备忘录、信件、报表、营销策划案、战略计划等。
其他任何正当的事项都可以算做综合性的基本核查点，不要随便放过。注意不要使自己的负荷过重，反应要快，有了这些核查要点作为支架，下面你就可以学习顶级管理者一种独特的工作艺术要求，这种工作艺术是他们之所以能够灵活地安排自己的工作时间的根本原因。
二，重组时间——巧用“秘密10分钟”
要把工作日看做是由大量10来分钟的小时间单元拼嵌而成的。这些小单元叫做“毛毛雨”，叫做“马赛克”时间块、“几个字节的时间”等，使你的头脑中留有利用这种10来分钟零碎时间的形象记忆。
你可以利用下面的虚拟情景比较一下有和没有“毛毛雨”概念会给自己的工作带来多么大的差异——
你听见马文正沿着走廊走过来，你知道大约3分钟以后，他就会从门口探进头来说：“嗨，有时间吗？”可是，你那时候正在把最后的各种数字填到预算报告上，你已经干了10分钟，估计还有20分钟就可以完成，在这种情况下，你对马文的不期而至的两种反应是：
如果你的目标是现在就把任务完成，那么就是：“哎呀又来了，什么都做不了，真是乱了套了!”
如果你怀着“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，没事，我已经做完了1/3。马文走后，我可以赶在下午3点的会议之前再赶出1/3。开完会后找机会溜到一边再完成剩下的1/3。”
关键是你要灵活机敏地考虑你的时间安排。这样做有两大好处：第一，你欣然对待这种不速之客，立即投身其中；第二，你一边像被磁铁吸引一样一再回头检查自己的每日要点清单，一边不断地寻找各种可能的机会来完成这些基本任务。久而久之，你会养成一个非常好的利用时间的习惯，工作效率也会大大提高，据我所知，这是为许多资深管理者和CEO所运用的成功法宝。
这种围绕一根固定旗杆（查对要点清单）灵活的时间管理策略的确收效非凡。那些努力爬到组织顶层的管理者无一不是遵循这一套路。下面是我首次接触这种策略的经过——
国际度假咨询有限公司董事会主席约瑟夫·维特利亚，当我访问他的时候，那一天他在黄色的便条上已经记下了5个他要打的电话。但是当他打完一个电话之后，就有人探进头询问某事，或叫他去和谁商量一件事。对于这种情况，我们的维特利亚都是来者不拒，笑脸相迎，等他们一走，他就接着打第2个电话，打完第2个电话后又去拜访同一楼层的一个人。总而言之，看起来就像是一团旋风在地上到处转。但是每当他从突然袭击的意外交际中脱身出来，他就又马上回到自己的办公桌边，接着打其余的电话。就这样，几个小时过去之后，他原先计划要打完的电话终于实实在在地打完了，“线索”虽然一直未断，但却是见缝插针完成的。
维特利亚先生的一天是固定时间与不固定时间的混合体，这是大多数资深生意人对待时间的观念。
在甘乃特报业公司CEO约翰·科里那里，同样的现象在他处理文书工作的时候格外明显。科里更倾向于亲自审阅处理那些送到办公室的信件或其他材料，这样一来，他手上的文件材料常常是堆积如山。但是他一定要把它们处理完。于是同样的一幕又出现了，办公室里人来人往，电话也响个不停，临时会议也少不了——不管怎样，别的事情一完，他又要重新回到桌边一件接一件地处理好摞得高高的文件。从早上8:30开始，一般到午饭之前，就可以处理完所有函件。
无论是科里还是维特利亚都绝不会花力气把自己的时间定为“电话时间”或“文案时间”。他们反而把这些事“撒”在几个小时的范围内，然后以在时间方面极其经济的方式来完成，一点也不觉得受压。
三，事业进步的金言——如何掌握灵活的时间管理艺术
1、使用一张写有本周必须完成的三四项主要待办事项清单。要记住它，每天念叨几次。还可以把这张单子贴到工作日程计划本上，或把它录入电子日程中，方便自己反复查看。这种方法能够帮助你集中全力实现每周的工作目标；
2、标注工作日中的固定点，即每天的工作框架。框架搭好后，填充具体内容也就舒服和容易得多了。安德鲁·格罗夫在《高产出管理》一书中说：“我们必须找出有限制性的步骤……如果我们能够确定什么事是不可更改的，并且能围绕这些事安排其它‘好说’的事，我们的工作效率就会高得多。”
3、估计好“变动”的因素，在选定哪些工作应该全力以赴的时候，特别要注意那些有限制的或没有任何余地的事情。比如说，准备当天下午两点会议的备忘录，是一件没有多少变动因素的事，然而如果是下周的会议，则情况可能完全不同；
4、拉长工作日的两端。需要很长时间才能处理完的，尽量安排在一天最早的时间就开始；然后每天晚些时间对全天工作完成情况进行回顾；
5、简化与支持。你应该常常问自己：这件工作中哪些事是可以授权他人去做的？怎样才能使这件工作变得更简明易行？
6、对那些没完没了的要求，就像格罗夫所指出的：“如果你对一件事说了是，你就很难再对另外一件使你更远离目标的事说不。”所以该放弃则放弃。
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