飞鸿谈管理：主题会议要设计交流沟通环节

目送飞鸿

    飞鸿公司在组织策划一个全国性的会议时，因为有过多次办会经验，所以基本是复制以前的模式并逐个环节地落实。在他们到现场后，也依据分工，不断地跟进、检查各自负责的工作。

    会议前一天安排为报到时间，晚上吃自助餐。因为到的人陆陆续续不统一，所以没有再安排其他活动。总经理在了解到当天晚上大部分参会人员都会到达后，提出要增加一个环节，就是安排一个地方让大家能够进行交流沟通。

    事情提出的突然，大家紧张地进行寻找、对比，最终在会议代表居住的酒店一楼，包下了从晚上8点至12点的酒吧。由员工各自对接自己的客户并通知和引领。沟通时依据客户性质分为政府、园区、招商、技术等几个不同的主题，形式是松散、自由、可以随意走动的。期间会议主办方政府领导还亲临现场与会议代表见面。

    这个环节效果很好，公司对客户的了解、客户对公司的了解、客户之间的了解与一些意向性合作洽谈，都是在这个环节完成的。总结起来，有以下几点感受。

    一是注重交流沟通是国际性惯例。飞鸿参加过一次在香港举办的会展，给他留下了很深的印象。会场除了当下经常见到的紧密排列的参展商展位外，还专门僻出一块地方，用于参展商之间、参观者与参展商之间进行沟通洽谈。里面以立式茶几为主，周围摆放高櫈，旁边提供咖啡、茶水、饮料和点心供人们随意享用。人们或立或坐，边吃边聊，气氛十分轻松随意，沟通交流得也比较深入。在展览的开幕式上，除了参会领导有两排椅子外，其他地方都是立式高茶几，连櫈子都没有。大家可以随意围在一个茶几周围，也可以三五人站在一起。举着饮料酒水的工作人员穿棱在人群中，或收空杯子，或任由人们取用饮料。开幕式很简短，十分钟不到就结束。但许多人会在开幕式前一小时甚至半小时就到现场，交流沟通就是在这个时间内完成的。参会人员的胸牌上都会写明单位、职务、姓名，以便大家交流时互相辨识。总体给人的感觉就是主办方会想方设法给大家提供交流沟通的场合和时间。这次总经理采用的这种方式，与此有异曲同工之道。

    二是主题性的会议要通过交流沟通取得成效。现在已经进入会展经济时代，许多政府、行业组织和企业都会举办各种大大小小的会议。会议俨然成了招商的一种手段。但经常可以看到的是，不少会议的成功指标，是以有多少或多高职位的重要领导或焦点人物出席来衡量。因此，他们的关注点和主要活动内容设计，都是围绕他们来安排的。从而很少给参会人员提供交流沟通的时间和场所，许多人参会成了陪会。去年飞鸿参加第一届中国（北京）国际服务贸易交易会，注意到会议开始有了沟通环节。但形式却是沟通双方要提前预约，提前安排，所有要交流的客户在一个大厅等候，四周被分割成一个个的小房间，要交流的两家依时间被叫进去谈，时间规定在5－10分钟，这种交流给人的感受不好。其实，许多的合作，是在轻松随意的氛围和状态下达成的，合作双方往往不是因为业务坐到一起沟通，而是因为双方先有互相的认可和信任，之后才想办法能够勾兑资源一起做些什么事，从而达成合作。更有一些合作和商机是在交流中通过碰撞产生的。这一点十分重要，所以作为会议主办方，应该注意在这个环节上下功夫。

    三是会议期间的沟通交流要引导和设计。一般来说，会议的主办方都希望来参加会议人员是企业的主要领导。但有时因为这样或那样的原因，主要领导来不了，会派其他人来。这些人中，有的是偏技术的，有的是偏销售的，有的是偏管理的，所以参会的人员层次不一，类别也不完全一致，会涉及到产业链和生态链上的诸多环节。不同客户的关注点不一样，不是所有参会的人相互之间都可以进行沟通和对话的。因此，为了提高效果和效率，要对参会人员参与交流沟通的环节进行设计。这就包括对参会的人员要有详细的了解和身份确认，对于董事长和总经理一级的，因为合作面广，能决策，所以可以提供更多更广的交流沟通机会。对于副总经理和事业部经理一级的，可以偏行业组织交流，把相关人员召集在一起。而对于偏技术、销售等专业性强的，可以通过他们了解企业的情况和介绍主题性会议的亮点为主，使他们能够把会议的主要精神带回去。总之一点，预则立不预则废，做好交流沟通的组织引导很重要，否则就会达不到预期的目的。

Allen_Hu

多谢分享，提供了思路