Outlook GTD应用教程【更新至：第四课 GTD应用流程】

gudaost · 发表于 2008-12-15 14:19:59

第一课开篇介绍及Outlook设置

我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章，其中最为推荐的工具是Outlook，因为这个软件是最方便获得的，同时Outlook与手机，不论是诺基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的，在更换平台时也可以方便导入，因此强烈建议GTD初学者使用！

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。
设置方法：
文件-数据文件管理在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！

3、Projects联系人内部设置：

选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。

这时，可以看您方便，是否选择下一步骤，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考：

在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！

参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons

好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！

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这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写总结、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！

Tags: GTD 3.0, GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, GTD工具,Outlook

古道视野之Outlook GTD应用教程第二课 Project及Actions设置

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 12月 17th, 2008

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古道视野(http://www.GudaoVision.com)以专题形式发布文章，关注时间管理、GTD、读书、谈判、职场等任何与个人发展有关内容。全部文章均为原创！

现在开始第二讲，我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版，虽然思想上没有太大的进步，但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的，当然，目前的方法依旧不是非常完善，或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦，欢迎大家多多提出您的意见和建议！

第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题：

1、添加Project：

在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！

所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。

当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！

现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。

对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”，注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的!

在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为”排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如“交友”等，这样查找起来会方便一些！

最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图：

在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！

OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了……

coolpirate · 发表于 2008-12-17 16:18:28

额呵呵，古道兄弟也在栖息谷，你的博客经常看，好像有好久没更新了哦。支持。

gudaost · 发表于 2008-12-17 17:09:03

恩，最近事情实在太多，顾不上更新了

而且古道视野 http://www.GudaoVision.com/，我都是要求完成一个专题的思路研究，形成体系在以后才开始写东西的，说实话，比较痛苦，现在时间总是不够用系统的总结东西，所以更新少了些。

不过最近半年在管理等等方面有了一些体会，回头会写的，至于什么时候开始大规模写，呵呵，这个就不知道了。不过，开始写了就会更新一大堆的

多谢关注！

gudaost · 发表于 2008-12-19 10:36:08

古道视野之Outlook GTD应用教程第三课 Outlook日程表设置

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 12月 19th, 2008

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在Outlook 2007中，虽然对日程表有了一定的功能加强，但是按照GTD的思路，用地点划分，依旧存在一定的困难，查看起来很是麻烦，尤其是当日程很多时，同时，日程表中内容无法标注“已完成”，也给使用带来一些麻烦，具体如何操作，本讲将会详细论述！

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后，设置“地点”为@Online

注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！

2、日程较少时的使用方式：

具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页：

这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处：
所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！

（2）日程表：

在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。
使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式：

如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就可以不显示了。

打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置：

在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容）

"urn:schemas:calendar:dtstart" = '今天' AND（开始时间等于“今天”且）
("urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Home%' OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%#2%' OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Office%' OR （地点包含Office，对应地点为@Office）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Online%' OR （地点包含Online，对应地点@Online）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Call%' OR（地点包含Call，对应地点@Calls）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%外出%' OR（地点包含外出，对应地点@外出）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%北京%' OR（地点包含北京）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%项目%' OR（地点包含项目，大家可以删除这两个）
"urn:schemas-microsoft-com " class="wp-smiley" border="0" align="absbottom" style="border-top-width: 0px; border-right-width: 0px; border-bottom-width: 0px; border-left-width: 0px; border-style: initial; border-color: initial; "/> ffice " class="wp-smiley" border="0" align="absbottom" style="border-top-width: 0px; border-right-width: 0px; border-bottom-width: 0px; border-left-width: 0px; border-style: initial; border-color: initial; "/> ffice#Keywords" LIKE '%生日%') （地点包含生日，可删除）
AND "urn:schemas:calendar:alldayevent" = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示）

这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。

这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。

但是应该注意：

此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！

永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！

所以，在使用中：

首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。

这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段：

对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。

OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！

下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！

Tags: GTD 3.0, GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, GTD工具, Outlook, 软件推荐

古道视野之Outlook GTD应用教程第四课 GTD应用流程

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 12月 21st, 2008

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在GTD中有最为经典的五个步骤，收集、处理、计划、行动、回顾，本讲从GTD五步骤的角度，整体描述Outlook应用。

第一步：收集

收集步骤，我一般选择两种方式：

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！
第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。

第二步：处理

在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。

第三步：计划

这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。

第四步：行动

行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！

第五步：回顾

回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点：

日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。
周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？
月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。
季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！
年回顾：做好总结和计划等。

至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！

这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！

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Outlook GTD应用教程【更新至：第四课 GTD应用流程】

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