文/柴旻
一、 问题的提出
国内设计院经历了改制的浪潮，目前市场竞争逐步加剧，使得许多设计院不得不开拓新的市场，增加新的产品类型，这为设计院的内部管理带来巨大的挑战。以某省级交通设计院为例，我们发现此院面临着外部市场环境的变化包括省内市场饱和不得不扩大省外市场的经营力度、项目数量增加、单个项目的规模下降、脱离交通厅的直接管理等挑战。为此需要改善内部管理，大大提升生产效率，从而应对市场的变化。
通过对设计院生产状况进行调研，我们发现设计项目管理是阻碍设计院生产效率提升的重要因素。通过调研我们发现，设计院在项目管理上存在以下典型的问题：
以上问题在不同的设计院可能有不同的表现形式，这里以某省级交通院项目管理上存在的问题为例，我们调研发现其项目管理存在的问题包括：目前的管理模式下生产部门部门利益与项目整体利益不完全一致导致项目缺乏整体协调人、项目沟通和协作机制欠缺导致返工多、流程设计对项目实际特点考虑不够导致流程效率低下、缺乏对项目管理中好的做法的总结和推广导致重复劳动、以项目为基础的收入考核分配机制没有建立导致员工工作积极性不高等。
二、 解决方案
面对一系列生产问题，我们发现许多设计院无法做到彻底改变项目管理模式，彻底将组织结构改变为项目型公司或者事业部结构。为此我们建议对于管理比较薄弱、管理人员管理能力不足、设计任务比较繁重害怕变革带来的临时性混乱的设计院，应首先进行流程的优化改进，在流程优化的过程中逐步导入项目管理理念，强调以项目为单位的管理，提升企业项目管理能力。为此，我们认为设计项目管理优化需要经历五个阶段：
第一、 制定流程优化方案和项目分类分级办法
在项目开始前，为保证项目的有效开展，首先须制定项目工作大纲，明确项目目标、工作计划、项目组织结构以及资源保障等内容。
在项目启动后首先通过进一步梳理核实设计院生产项目管理流程现状，找出需要优化的关键点，针对关键点制定优化方案，并提出权责分配方案。随着许多设计院的生产项目类型多样化的增加，我们建议对项目进行分类管理。我们认为进行项目分类分级是简化项目运作流程的基础，在制定项目分类分级标准过程中，应充分考虑各类项目特点。在制定流程优化方案讨论稿和项目分类分级办法讨论稿之后，需要组织研讨，从而最终确定流程优化方案和项目分类分级办法，确保项目分类分级的科学性以及资源和权力的有效匹配。
第二、 制定项目管理流程体系框架
根据项目管理体系建立方法，建议以目前的生产项目产品实现过程价值链为流程模块划分主线，首先梳理项目管理活动，进而梳理、编制流程清单和实施细则清单，并确定流程和实施细则编制具体责任人。
第三、 制定项目管理流程优化具体方案，并细化流程文件
在确定流程体系框架之后，需要首先制定流程优化具体方案，针对各流程环节的关键冲突点制定改进方案，并分析各方案的优劣，并最终研讨确定改进方案。在确定流程优化具体方案后，需组织流程编制培训，使得流程文件的细化工作得到统一有效的完成，保证项目的进度。
第四、 试点实施，并根据需要完善实施细则
相关流程优化后，应选择部分流程进行试点，并跟踪试点情况。试点过程中根据生产项目管理实际的需要，制定关键流程下的作业指引，完善相关实施细则。
第五，根据梳理好的流程和实施细则适时启动生产项目管理软件，从而固化生产项目管理流程，提高生产项目管理效率。
三、 相关关键问题
在构建设计项目管理体系时，设计院往往存在以下误区:项目管理体系的构建完全交给咨询公司，自己不参与；项目管理体系要搞的很全才开始流程的设计；项目管理体系的构建要先上项目管理软件。
我们认为以上三点都是欠考虑的，首先，项目管理体系的构建不能完全外包给任何一家公司单独承担，需要双方共同的努力才能顺利完成。为此我们建议在具体的设计项目管理系统构建的过程中成立联合工作小组，并建立项目沟通机制，形成互补互助的团队，从而真正构建对设计院有用的项目管理体系。其次，项目管理体系构建工作未必需要很全，我们认为管理本身就是应对企业面临的问题而进行的，管理追求的不是逻辑上的完美和全面，更重要的是解决企业实际问题。最后，项目管理体系的构建需要首先优化纸面的流程，只有流程梳理清楚之后才可能启动项目管理软件，否则盲目启动项目管理软件会导致花钱买了一堆无用之物。
四、 小结
通过建立设计项目管理体系，可以大大改进设计院项目管理效率，提升生产效率，增强应对不同设计项目的能力，适应不同市场的需求，大大提升业主满意度。
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