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今天与几位同事开会讨论关于写书的事，大家各执己见，讨论比较激烈。我把想法写在白板上时，有个同事不时打断我，并对我的思路提出问题，而我做出解答，此时，岳老师进来了，对我的同事说，我觉得你最好先听完bingo说的内容，再把你的想法展示出来，否则你基于bingo的思路提出问题，bingo总能找出答案，我相信最终的结果一定是按照bingo的想法去做了，那这就不能算是讨论。如果大家都能把想法摆出来，最好再讨论出每个人都认可的想法，最终的成果可能才是最理想的。
我觉得这种做法挺有道理的。开会一般都是如此，如果总是基于一个人的想法，可能最终的结果只能是按照这个人的想法去做，但是如果大家都能有自己的想法，最终的结果才能称为“思想的碰撞”，所以开会其实是一门艺术、一项技术，是需要讲究方法的。
人们常说中国是“文山会海”，在中国，无论是政府部门、事业单位，还是国有企业、民营企业，开会都是家常便饭、常有之事，可是又有几个人是真正懂得开会，会开会的呢。
因而，在此我想把我关于如何开会做一个简单的分析。开会其实很简单，三方面做好了，就能保证效率和效果。
1. 会前准备。还是那句话，“准备工作做失败，就准备着失败”。所以，会前的准备是非常重要的。会议发起人，首先要把会议议题分析清楚，并及时通知每一位与会人，如果有相关会议材料，一定要在会议前发给与会人员。需要让与会人清楚的了解会议讨论的主要内容、会议议程，并要求与会人对会议内容做好充分的准备。会议通知时间，应根据会议所需准备时间来通知与会人。
2. 会中控制。开会时，会议发起人一般是会议的主持人（当然也有特殊情况，如秘书通知）。（所以会议发起人的准备工作是最为重要的）。开会过程中，应该由会议发起人主持各与会人发言，要求每位与为人都表达自己的想法。一般而言，开会经常都会出现争论比较激烈的情况，这时候会议主持人的会议控制就非常重要了，既要让与会人发言，又要避免争论过于激烈，所以需要适时提醒与会人发表看法，但在争论过激时则要适时打断。会议过程中，还应该要有会议内容记录人员，对讨论的重点进行记录。开会时极有可能出现的问题是，当讨论中由于与会人员对问题思考不够清晰时，进入了讨论的僵局，这时候千万不要在这些问题上做过多的停留，否则将严重影响会议效率。会议主持人应提出将该问题暂时搁置，会后再思考，并约定时间进一步讨论。在会议即将结束时，会议主持人应该对会议讨论内容做出总结，并提出未澄清的问题，并再次强调下次开会时间，或如果不再开会讨论，明确问题的解决办法。
3. 会后工作。会议结束后，应该对会议记录做相应的处理。如果是正式的会议，如跟客户的讨论、汇报等，应制作会议备忘录。如果是非正式会议，也应该对会议讨论成果进行跟踪，对未解决问题进行进一步澄清。
开会是一门技术，有的人开了几十年会都还不懂得开会，常常是“瞎”开，“乱”开，既“害人”，又“害己”。
（关于开会，目前有很有相关的书和培训课程，本文只是一些初步建议，各位朋友有兴趣深入研究，可以选择相关的书籍和课程）
作者：李彬（华信博达管理顾问公司高级顾问）
[此贴子已经被作者于2009-7-28 15:09:28编辑过] | 
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