[原创]岗位说明书撰写浅析

正略钧策

岗位说明书撰写浅析
北京正略钧策企业管理咨询有限公司顾问  李响

       岗位说明书的撰写是工作分析中必不可少的环节，而工作分析则是整个人力资源管理体系得以实施的前提保障，工作分析的好坏直接关系到企业人力资源规划、招聘与培训、绩效与薪酬等重要模块的顺利实施，也会间接的影响到企业管理制度、工作流程以及整个运营机制的优化质量和进度，并对企业战略目标的真正落实起着不可忽视的作用。相信每一家有规模、有前途、有想法、有抱负的企业都希望把它梳理的更规范、更专业一些，以此作为实现其宏图大志的第一步。很显然，岗位说明书的撰写是一个很基础性的但却很有市场的工作，但直到今天，它需要的工作量却一直很大。

       之所以有这么大的工作量，一是因为撰写人不可能完全了解每一个岗位的工作内容，因此需要与相关任职者进行访谈沟通，这种沟通可能只需要一次，也可能需要多次，这就会占用较多的时间；二是因为提交初稿的个人特质不同，导致大家对岗位说明书撰写的态度、对撰写要求的理解程度以及个体的撰写能力均有很大的差异，使得每个人提交上来的初稿写作水平参差不齐，格式五花八门，更有甚者对于自己的工作职责也很模糊，写出来的东西就更难参照了；三是企业体制的问题，制度建设不健全，有制度没执行现象颇多，组织结构设计不科学、不合理，部门职责缺失、交叉、重叠现象严重，内部运作流程不规范、不统一等等，导致岗位设计缺乏系统的依据，使得公司战略目标无法得到有效的层层分解并最终在岗位职责中得到体现和落实，做不到这一点，岗位说明书撰写的价值将会大打折扣，而要做到这一点，也同样需要很大的工作量。

       知道了问题的所在，解决起来就至少有一个大概的思路了。我清晰的记得正略钧策企业文化研讨会上，赵民一再强调的两个字：细节！对！细节决定成败，岗位说明书的撰写没有捷径，只能从细节上多花些心思，以下就是我在实战中总结的一些细节问题。

       首先是岗位说明书撰写培训的细化。培训的目的是教会大家撰写的方法及要求，及制定规则。规则一旦制定，就具备了它的权威性和严肃性，任何人不得违反规则。这话说的有点严重，但培训的质量确实直接影响到岗位说明书初稿修改的难度。因此，培训中该强调的一定要强调，该讲明的一定要讲明。第一件事就是要说明利害。如果能够动员客户老总的权威来实现广泛的接受固然是最理想的状态，如果此路不通，或缺少机会，那自然还是要靠自己主动出击。强调工作分析的重要性以及岗位说明书的作用至关重要，如果当员工都知道了岗位说明书能够真正的帮助他们解决平时工作中遇到的问题，能够客观公正的评价其工作价值，甚至会直接或间接的影响到自身的经济利益的时候，他们的态度将至少有一个自我纠偏的过程。于此同时，第二件需要注意的事情就随之而来——既然岗位说明书这么重要，尽量夸大自己的份内工作将会对自己非常有利。如此以来，工作职责描述的主观成分将大增，客观公平也就名存实亡了。因此要树立一个有效的监控机制，及在培训中强调必须通过客户方的人力资源部或任职者的直接或隔级领导对撰写好的岗位说明书的内容进行检查，对与事实不符的情况加以纠正，最大限度的弱化主观夸大成分，经修改由审核人签字后方可提交初稿。如此一来，一方面基层人员会考虑直接上级的权威而不敢忽视撰写，更不敢夸大自身权责。另一方面，直接上级需要签字后才可提交，如果经项目组再检查出其他的夸大职责问题，将会直接找到签字人修改，浪费其实际工作时间，甚至夸张点会影响其面子问题或声誉，也不值得。因此，建立一个有利益、有监督的规则将会提高岗位说明书初稿的提交质量。

       其次是岗位说明书撰写模板的细化。在客户普遍的重视程度得以提升之后，如何撰写初稿就成为最主要的问题。面对很少接触此类专业问题的多数人，最有效的提高岗位说明书撰写质量的方式就是提供指导性和可模仿性强的撰写模板。首先是模板的固化，要求所有撰写者不得擅自改变或更换项目组提供的模板，如有违反规定者，岗位说明书按无效处理；其次，格式的固化，包括哪里需要居中、哪里需要左对齐、哪里字体加粗、哪里用楷体二号、哪里用宋体五号、哪里双线边框不加粗、哪里需要标点、哪里不需要标点以及标点的用法等等。所有的格式问题在提供模板前可在Word中加以固化，做到只需要撰写者填写内容即可；再者是词汇、语句的固化，这主要体现在工作职责中，它一般包括概述与具体工作内容两部分。在概述中，一定要用“名次性短语”，在工作内容中一定要采用“动宾或动宾补的形式”。后者在初稿修改中的工作量总是最大的，因为大家对于动词的把握和理解程度不同，使得整体语句显的极不规范和统一，因此，尽量的界定动词范围不失为一种简单的方法。如表所示

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       其中A代表战略、规划、方针、制度等；B代表目标、方案、计划、体系、策略等；C代表具体的工作计划、目标、方案等；D代表具体工作。将组织内部所有工作单元划分成四大职能类和五大层级，上下层级通过“根据”一词来衔接，动词覆盖面随之缩小，动词宾语也随之具体化。如此以来，不仅动词得到了一定的规范、界定和统一，而且组织内部的战略目标可以从上到下层层分解落实，并就不同层面的工作内容可找到相应责任人，同时也能有效减少职能缺失的问题。

       最后，在发放模板前通过访谈和资料收集等方式，仔细分析研究各部门职责和业务特点，并尽可能的为各部门提供与其自身特点相符合的岗位说明书模板以供参考也是很好的方式。虽然由于资源稀缺等原因，可能很难满足这样的要求，但毕竟，主动的思考，不断的积累、创新才是发展的基石。