如何提高会议效率--作者：友泰咨询UTC 王晓亮

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作者：友泰咨询UTC   王晓亮
会议已经成为企业管理沟通的一个重要的方式，高层领导大多数的时间都花费在会议上，会议效率的高低直接影响企业管理的效果，但会议的效果总是不尽如人意。友泰咨询UTC研究认为，70%的会议是无效会议，会议中70%的时间是无效时间。正确的会议目的应该是：交流信息、解决问题和作出决策，而失败会议的目的被歪曲为：开会只是例行公事；开会成为领导或是部门负责人展示权威的手段；开会成为领导的脱口秀。会议的低效直接导致管理低效，成功而高效的会议需要具备如下要素：
第一、 充分的会前准备。会议是需要精心准备的，即使对于非常紧急召开的临时会议，也是如此。（1）准备会议备忘录，并提前发放给与会者，好让他们提前准备，如果讨论的内容是报告或是建议书，则应该附在备忘录的后边，一并提交给与会者。备忘录的内容应该至少包括：会议的议题、讨论的要点、要形成的结果、参会人员（如果他们相互之间不熟悉，应该附上简历）、会议时间以及会议预计召开多长时间等。（2）会议硬件工具的准备，包括：白板或大白纸、笔、投影设备（如果需要）、录音设备（如果可以）、扩音设备（如果需要）等。（3）会议室的准备：如果可以选择，会议室的空间应该比参会人数所需空间稍小一点，这样拥挤的空间容易让人产生兴奋感，从而促进踊跃发言。对于5—30人的会议，座位的摆设应以圆形或半圆形为主。（4）参会人员的选择：参会人员应该是此次会议的相关者，此次会议结果可能的落实者，同时视情况邀请会议议题相关的专家。
第二、 具体且明确的目标，并且时刻记住会议目标。会议要讨论什么以及要达到什么结果已经明确的在备忘录中作了描述，会议组织者只需要让每一位与会者清楚地记着会议的目标，以及在讨论过程中，时刻围绕目标而进行讨论。许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上，也要求与会者清醒的记住会议的目标。如果开会跑题的问题比较严重，则在会议一开始，就将会议目标写在白板的醒目位置，并郑重提醒与会者牢记会议目标。此外，会议目标应该是尽可能具体的表述，而非模棱两可的陈述。如果必要，可以在会前向与会者详细的解释会议目标的内容。如果与会人员不明白目标的准确指向，就自然会发生跑题的现象。
第三、 会议角色的选择。会议通常需要三种角色：主席（会议组织者）、记录员、参与者。会议主席是会议的组织者，通常他应该和会议的召开者分开。因为我国企业会议的召开者通常是该次会议参与者中的最高职位的管理者，如果他充当会议主席，则一方面会导致其本身参与会议的精力的分散，另一方面会压制其它参会人员的发言，因为作为主席的领导总会出现在他们面前。
会议主席的最主要的职责就是保证会议按照预定的方向和进程进行，为了做到这一点，主席应该注意三个方面的问题：（1）不断通过各种明示或暗示告诉与会人员会议的目标或导论的主题。当有人偏离会议主题，应及时予以制止。对于那些喋喋不休的人员，应该礼貌但坚决地打断他的谈话，然后将更多说话的机会让给内向的人员。（2）保证与会人员在发言时不会受到其他参会人员的攻击。当与会者相互攻击时，应加以制止。并再次声明会议的目标是解决问题，而非争论，大家坐在一起是为了寻求双赢方案，而不是被动接受非赢即输的结果。（3）保持中立。主席是本次会议的主持人，他的选取应该由与本次讨论没有利益关系的人员担任，通常从其他部门或外部聘请人员。即使如此，主席在会前要向大会宣布自己的中立立场，同时在会议过程中始终牢记自己的中立身份，不参与任何意见到具体的讨论中，也不表现出对某些人的偏好，树立与会者对其的信任。
友泰咨询在咨询实践中总结认为，记录员可以采用专门的人员担任，如秘书等，也可以由与会者中的一员担任（但是当其发言时，应由另一人帮之记录）。记录员的唯一职责就是清晰准确的记录与会者的发言，且保证记录能让每一位在场的与会人员看清并理解。做好记录员并非一件容易的事情，因此掌握一些技巧的必要的：（1）抓住发言者的关键意思记录。写字的速度永远赶不上说话的速度，因此记录员必须能够抓住主要意思记录，没有必要也不可能一字不差的记录所有的发言。如果不确信是否正确理解发言人的意思，可以和发言者进行确认。但是所写到白板上的字一定要清晰和容易辨认。（2）借助各种符号。在关键字上可以标注下划线、星号或划圈。使用不同颜色的笔也是一个非常有效的方法，它可以帮助解决记录中内容分类的问题。（3）牢记自己的职责——记录。记录员不参与任何的讨论，如果参与也是当自己不做记录，而由另外的人接过自己的笔代为记录的时候，避免产生不信任。如果发言者对所记录的内容有异议时，要按照其所提的意见进行当场的修改。
与会者的责任就是充分客观，而且不偏离主题的讨论会议的议题。为了鼓励发言，应该先由职位低的与会人员先发言，然后由低向高，逐个发言。如果会议非常希望知道下属的意见，可以采用隔离发言的方式：先让职位最低者进入会场，进行发言；然后他们退场，再由职位高的与会者进入会场发言，以此类推。这样，与会者发言时就不会因为顾忌领导在场而不能畅所欲言了。认真聆听是与会者在会议上最为主要的任务，许多争论的起源是由于与会者没有听懂对方的谈话就带着先入为主的偏见展开攻击，从而使问题恶化。认真聆听时可以随时提问，以确保自己理解的信息是发言者的准确意思；同时可以适度重复，以表明自己的理解。此外在会议过程中，与会者要时刻关注白板上的记录，从而了解讨论的主题、各人的意见以及讨论的进程等，这样才能使自己的发言做到不重复、不跑题。与会者同时负有监督主席和记录员的责任，一旦发现他们没有能保持中立，应该立刻制止或提醒。一个合格的与会者是应该带着客观的意见和积极寻求双赢方案的心态参加会议的，那种本位主义、抵触情绪等都将为会议的进程设置障碍。
第四、 会议时间的选择。会议应该选在与会人员有充分时间和精力的时段，而那些使与会人员没有心思参会或在会上讨论的时间显然就不是理想的会议时间，如快要吃饭前、周末或是周一等（这些时间是目前大多数企业开会的主要时间）。吃饭前，与会人员饥肠辘辘、渴望早点吃饭，或是满脑子想的是吃什么；周末，与会人员会思考如何度过周末、如何参加早已约好的聚会或约会；周一，与会人员还没有从周末活动的兴奋中清新过来，或是周末的事物还没有处理完毕。因此上述三个时间都不是理想的开会时间，其他的时间都可以考虑作为会议时间。尤其是周四，被认为是最佳的讨论问题的时间。心理学家曾经做过试验，发现周四讨论问题更容易达成一致。同时会议应该严格遵守时间限制，比如说一个半小时结束，就应该控制在一个半小时之内，否则会让与会者产生会议没有终点的心理，因此讨论问题也会由于失去了时间的压力而变得不积极，而以后会议中，他们也会对会议时间置若罔闻，很难遵守了。
第五、 总结与跟踪。会议结束时，由会议主席总结会议成果，尤其要在会上明确，会议达成的结果分别由哪些部门或个人负责落实解决。会议结束后，由记录员整理会议记录，并将会议记录发给与会者。会议的最高管理者，或是此次会议的发起者负责跟踪会议结果的落实情况。
作为现代管理最重要的沟通方式，会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效率以及整个企业文化的健康发展，而如果管理者能够在会议管理中遵守上述的五个要素，并按其要求组织会议，会议效率将会大大提高。(作者：王晓亮，010-63954518，cnutc@163.com，)。

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