[原创]政策通知单，让遗留问题走开

毛小民

市场上的遗留问题，始终是困扰许多企业的一块心病。尽管有些遗留问题不至于使企业伤筋动骨，但是日积月累，也会给企业造成每年几十万元、上百万元的直接损失，而且，因遗留问题造成厂商关系恶化导致的间接损失，更无法用数字来衡量，许多经销商甚至因此对企业不再信任。

遗留问题往往是由于企业相关政策在传达和执行过程中管理不善而出现的。几种常见的现象是：

1．业务人员口头传达政策，经销商在业务人员离职后浑水摸鱼，要求兑现某某政策，由于无法取证，公司陷入两难境地。

2．某些业务人员准备离职，在离职前向经销商作出公司没有的政策承诺，自己拿到高奖金和提成后一走了之。

3．业务人员在向经销商传达政策的过程中，对政策断章取义。如某公司针对一款新产品制定了激励政策及相应的限制条件，业务员张某为了便于自己工作的开展，仅把最大力度的激励告知客户却没有讲明相关条件。尽管客户大力推广这一新产品，月底仍没能完成最大激励要求的销量指标，实际兑现的利益与“企业”承诺不一致，经销商的怒气可想而知。

4．业务人员在政策传达过程中无中生有。如某公司业务员李某为了完成指标，私自向经销商承诺招聘5名直销人员，工资和费用由经销商垫付，一定时间后由公司集中兑现。经销商人招了，钱垫了，却无法在公司兑现。

企业对经销商的管理往往由业务人员负责，政策的传达和执行需要业务人员来完成，如果这个环节管理不善，就会导致遗留问题的出现。有没有一种简便有效的方法可以避免上述问题呢?笔者在实践中采用的“政策通知单”制度收到了很好的效果。

政策通知单

采用政策通知单，就是用书面形式告知经销商政策，它可以达到以下目的：

避免经销商由于理解不一样，对企业的政策产生误解；
避免一些经销商由于企业业务人员变动，浑水摸鱼谋取不当利益；
避免业务人员在企业和经销商之间玩弄两面手法。

政策通知单样单见表1。

公司政策通知单                                                 编号：  尊敬的        市场        经理：       月份我公司的政策为： 产品名称/规格/编号 具体政策 计算单位 限制条件 备注                               其他政策：                                                       备注： 公司所有的政策必须由本通知单通知传达，公司所有人员的口头承诺公司均不认可； 本政策通知单由经销商、业务代表、区域经理共同签字后生效，否则无效； 本政策通知单一式四份，经销商、公司销售管理部门、业务代表和区域经理各留存一份； 本政策通知单政策有效期三个月，经销商对政策有什么异议，必须在三个月内持本通知单到公司提出，且内容必须与公司留存的政策通知单保持一致，否则公司不予受理。 签名：经销商                  业务代表                区域经理                                      公司        年      月      日

表1  政策通知单样单

毛小民

政策通知单填写要求

填写政策通知单要遵循以下相关要求：

1．“市场”项要填写经销商所在的市场，“经理”项要填写在公司登记的经销商姓名，经销商签字处必须是公司登记经销商或其授权人签名；

2．“月份”项必须填写注明政策执行期限；

3．“限制条件”指经销商享受这项政策是否有附加条件，如销量指标等，“备注”部分用以补充说明注意事项；

4．表格内不能留有空格，空白项必须用斜杠划去；

5．“其他政策”用以填写在单品栏内无法阐述清楚的政策，如“本月销量达到100万元，公司奖励一辆价值3万元面包车”；

6．签名必须由相关人员亲笔签署或由其授权人签署；

7．日期部分要求大写。

落实制度

为使政策通知单制度有效落实，公司要把采取政策通知单的时间、目的、注意事项，以公函的方式发给每个经销商。同时，制定相应的规章制度并严格执行。参考制度如下：

1．业务人员必须按要求填写政策通知单，对于不按要求填写的给予一定处罚；

2．政策通知单必须由业务人员在月初交给或传真至客户，签字生效后上报销售管理部门；销售管理部门设置专人，对收回的政策通知单进行审核、存档、备案；

3．落实经销商、业务代表、区域经理三方共同签字生效制度，区域经理的上一级领导要定期抽查审核，并承担连带责任；

4．如果业务代表在政策通知单上虚报公司政策内容，公司应按政策通知单内容给客户兑现，给公司造成的损失从该业务代表的工资、奖金、费用中扣除，区域经理及其上一级领导承担相应责任，情节严重的开除相关人员；

5．伪造客户签字并对市场造成不良影响的，务必重罚直至开除相关业务人员；

6．如果市场出现特殊情况(如需要调整经销商)，可暂停发放通知单，但必须提前向相关管理人员说明情况，依照公司相关程序进行；

7．提出离职的业务人员，必须在政策通知单有效日期已过，且经销商没有提出异议时，方可办理全部离职手续；

8．经销商伪造政策通知单，要给予相应处罚直至取消经销权。

实践证明，严格实施政策通知单制度，因政策传达不畅导致的遗留问题将不复存在，同时可以大大减少公司损失，增强公司的盈利能力。