某烟草专卖局绩效考核信息化项目纪实——华恒智信

华恒智信咨询

【客户评价】
单位员工一直在坚持记录各项工作信息，而且已经开始将绩效考核信息化系统推广到基层单位，华恒智信帮我们设计的绩效考核信息化系统使用时间越长价值就越突出，真的非常感谢华恒智信。
——某烟草专卖局人力资源部主管
【客户行业】烟草行业
【问题类型】绩效考核
【客户背景】
山东省某烟草专卖局主要负责专卖执法、卷烟经营等工作，公司现有资产总量2.9亿元，占地8万平方米，建筑面积3.6万平方米，现有职工近2000人。近年来，公司发展迅速，营业额逐年上升，逐渐由增长型企业转变为成长型企业。企业的快速发展给企业的管理水平带来了新的要求，而绩效管理作为构建企业核心竞争力、促进企业由增长型向成长型转变的有力管理工具，也得到公司决策层的高度重视。
在实际管理过程中，虽然经过了数年的积极探索，该公司的绩效管理体系仍存在一些问题，诸如“大锅饭”现象严重、缺乏数据支撑、考核结果通报滞后等。在华恒智信专家顾问团队的指导和帮助下，该公司搭建了系统、完善的绩效管理体系，解决了绩效管理中存在的诸多难题。为了便于绩效考核数据的统计、分析，进一步提升管理效率，公司引入了绩效考核信息化系统，但是，同很多企业一样，绩效考核信息化系统的运行过程中，也存在一些问题，针对此，华恒智信顾问团队进行了深入分析，并提供了可行、实用的解决方案。
【现状问题及分析】
    通过对该公司及其他公司绩效管理信息化系统运行现状的了解和深入分析，华恒智信专家顾问指出，大多企业在绩效管理信息化系统的运行过程中，主要存在以下几个方面的问题：
1、绩效考核信息化系统只起到了数据记录作用，没有起到真正的管理作用。绩效考核信息化系统的推广和应用能够促进企业对考核信息进行全面、系统的记录和处理，为更加精确地进行绩效考核提供数据支撑，并通过对绩效数据的分析揭露企业管理中的问题，为进一步提升企业的管理水平提供分析依据。但是，在实际管理过程中，大多企业的绩效考核信息化系统只起到了数据记录的功能，虽然各个层面、各个环节的绩效考核数据记录的较为全面，但是对管理者来说，也仅仅是一些“数据”，无法有效揭露出企业的管理问题。绩效考核信息化系统的应用徒增了管理成本，员工也需要花费大量的时间进行数据记录和统计，甚至引起了很多员工的抱怨。
2、各部门/单位参与不足，对于需要记录什么信息、控制什么信息点等不明确，导致绩效考核信息化系统所记录的信息与企业实际情况相脱节。各部门/单位人员对绩效考核信息化的认识存在不足，对绩效考核信息化系统应用过程中需要记录哪些信息、需要控制哪些信息点等都不是很清楚，因此，在应用绩效考核信息化系统的过程中，所记录的信息与企业的实际管理和发展需要存在一定的脱节，也就无法实现绩效考核信息化系统的真正管理作用。
3、考核数据内部之间的逻辑关系不明。绩效考核信息化系统所记录的绩效考核数据只是一些基础数据。这里所说的考核数据的内部逻辑关系包括两个方面，一方面是所记录的基础数据与综合数据之间的逻辑关系不明确，员工只是记录数据，并不清楚这些基础数据与最终得到的考核数据之间存在什么关系；另一方面，基础数据与绩效考核之间的关系不明确，员工并不清楚记录这些数据与绩效考核之间有什么关系，也就无法通过这些数据来发掘工作或是管理中存在的问题，工作绩效也难以得到有效提升。
【华恒智信解决方案】
华恒智信顾问专家指出，在多年的咨询经验和管理实践过程中发现，大多企业的人力资源信息化系统的应用过程中普遍存在上述三个方面的问题，这也是人力资源信息化管理效果不尽人意的关键原因所在。针对此，结合该烟草企业在绩效考核信息化系统应用过程中所存在的问题，华恒智信顾问专家提出以下解决方案：
1、明确绩效考核信息化系统在管理过程中的管控作用，将绩效考核信息化系统的“记录作用”转变为“管理过程”。通过工作日志的记录，实现自动记录、自动评估的作用，并设置“定时提醒”的功能，即，到规定时间点定时弹出需要员工开展的工作内容，比如，临近下班时间提醒员工该填写工作日志、到月底提醒员工该上报月度汇总文件等，把规定的工作行为设置到绩效考核信息化系统中，以“定时提醒”的功能实现绩效考核信息化系统对企业管理的管控作用，可大幅提高员工的工作效率及企业的管理效率。
2、明确职能部门的作用和价值，梳理各职能部门与其他部门的工作界面。华恒智信顾问专家通过深入分析发现，绩效考核信息化系统在职能部门中的应用效果相对较差，可以说是其应用的短板所在，其主要原因在于各部门之间的工作界面不清楚，各部门需要做哪些工作、怎么开展这些工作、工作要求等都不是很明确，这也导致了部门协作效率低、相互推诿责任等问题。针对此问题，本次咨询项目过程中，在华恒智信顾问专家的指导下，该烟草公司明确了各个职能部门的作用和价值，并由各职能部门的参与人员共同梳理了部门之间的工作界面。由于例行工作和例外工作的工作要求及核心控制点不同，因此，项目实施过程中，我们针对各部门之间的例行工作和例外工作的界面分别进行梳理，将例行工作的数据记录、工作要求等直接对接信息化系统，对例外工作进一步明确其管理措施和关键控制点，以进一步提升管理有效性。
3、将绩效考核对员工的工作指导作用、评估作用（比如评估员工饱和度、配合情况等）与绩效考核信息化系统对接，以实现信息化系统对企业的提升作用。比如，通过绩效考核信息化系统实现对员工的日常考核记录，将原来的年度评估分解成日常的评估记录，并通过自动计算的功能，实现员工的考核评估，由员工的日常考核评估最终合并成年度考核成绩，实现对员工的日常记录和评估，使员工能一目了然地看到自己的工作表现，从而起到促进员工工作绩效提升的目的。同时，将员工考核成绩的好坏自动对接到员工的电子档案记录，以进一步提升企业管理的有效性。
【华恒智信总结】
绩效管理的真正作用是通过引导员工行为促进组织绩效的提升，通过建立科学合理的绩效考核信息化系统，可以为绩效管理提供数据支撑和分析依据，以促进绩效管理作用的实现，同时，绩效考核信息化系统可促进企业管理水平的进一步提升。
华恒智信顾问专家通过对多家企业绩效考核信息化系统应用过程的深入分析，指出大多企业在这个过程中存在一些问题，诸如：绩效考核信息化系统只起到了数据记录作用，没有起到管理作用；各部门/单位并不清楚需要填写的信息和关键控制点，导致绩效考核信息化系统的应用于实际企业管理相脱节；所记录的考核数据只是基础数据，其内部逻辑关系并不清楚。此次项目过程中，华恒智信顾问专家团队针对这些问题提出了针对性的解决方案，并得到了客户方领导的高度认可。经过一段时间的运行，客户方的人力资源部主管指出，绩效考核信息化系统真正发挥了对绩效管理和企业管理的促进和指导作用。
其中，绩效考核信息化系统的主要作用如下：（1）实现了考核工作的自动、高效。各部门把考核内容登录到考核系统上后，便自动汇总出考核结果，所需的相关考核数据也自动统计完成，使考核工作变得高效、简便、快捷、准确。（2）使考核过程公开、透明，有利于问题的整改。按照系统程序设定的权限，在各部门往考核系统上输入、填报考核的同时，被考核单位、公司领导及相关部门的管理人员可以即时看到，从而确保考核内容及过程的及时公开。（3）使考核工作日常化。实行考核工作的智能化管理，由于每天职能部门要填报考核、车间要查看考核、厂部绩效考核管理人员要审核考核，使得考核工作成为每天都要做的事情，回归了考核的本来面目，改变了原来的考核工作主要是集中在月底、月初的现象，实现了考核工作的日常化、精细化。（4）及时通报考核结果。由于有了考核的自动化系统，使得月度考核会议可以及时召开，总结考核工作的得失，讨论确定考核内容，并对下月的考核工作重点等进行部署、提出要求，以会议纪要的形式发布，实现了考核结果的及时通报。