用制度改掉“坏习惯”

求是达明

用制度改掉“坏习惯”

文/董乃锋   刊发于《人力资源》2014年08期

企业常见“劣习”
      我们常常见到，有些企业制度流程一大堆但却执行不了或执行打折的现象。究其原因，是没有形成一套保障企业行动力的机制或规则。要想改变这种局面，不仅要从制度流程下手，更要看这些制度能否约束、训练和改变员工的职业习惯。所以，要管好人，就要敢于破除企业的种种“劣习”，运用管理的热炉法则来教育和训练员工，用规则的约束力改变组织和员工职业习惯。企业管理中常见的“劣习”很多，普遍存在以下情况：
●随意性太强
      企业内部制度形同虚设，完全没有按规定执行，内部人情化严重，面子文化盛行，没有规则意识，有令不行，有禁不止。
●做事凭感觉
      做事凭感觉的坏习惯在家族企业中表现尤其明显。特别财务、采购类的工作，只放心让亲戚朋友做，而“自己人”却又做不好，不仅起不到表率的作用，还影响了其他人的积极性。
●相互推诿
      或许这种情景我们都似曾相识：企业不能按时发货，销售找生产，生产找采购，采购把责任推给财务，财务又说，销售不回款让我拿什么付……这就是制造业最为常见的“管理死环”现象。

坏习性之源
      是什么原因造成了企业有这么多的坏习性？仔细分析不难发现，是因为企业缺少规则，特别是能从行为上影响员工职业行为习惯的规则。
制造业向来追求精益求精，讲究的是稳定、可靠，可是，中国文化中的“差不多”主义，并不适合制造业的土壤。所以，张瑞敏说：“什么叫做不简单？能够将简单的事情每天都做好，就是不简单。” 国人做事情，往往做到“差不多”就止步不前了。将简单的工作做好、做到极致，才是一个人职业精神的完美体现。而制造业恰恰缺乏的就是这种职业精神。中国长期处于农耕社会，就如同种麦子，上午八点种与九点种有区别吗？农业社会的思维方式对于中国人的影响还很大。
      从古代曹操“割发代首”到现代社会处于转型变动期，社会多元化发展的这些文化和特定社会时期的影响，久而久之自然养成了不遵守规则的坏习惯。对于企业来说，都是由人组成的，农耕文明向工业文明的过渡期，要改变根深蒂固的意识，避免人趋利避害、利己的思想，就要通过一系列措施加以引导。
      一个人融入一个组织，首先是行为上的融入，其次才是思想上的融合。所以，在未能改变人们思想意识的情况下，首先要对其行为进行限制和引导。在这个人人以自我为中心的时代，企业管理者更要深谙“和而不同”的道理，允许人们有各自的价值观，但在行为和习惯上，却要强调标准和统一。
      有规则和没有规则的情况下，企业和个人的自由度，哪一个更大？理论上，有规则的情况下自由度大，因为规则里没有明文禁止的，就都是自由的。为什么高速公路比普通公路快？因为高速公路限定了一定的规则，不能随意上下，不能随意掉头，不能随意快慢，不能随意停顿……这充分说明了约束出效率：减少了随意性，便得到了高效率。所以建立规则首先是为了提高企业整体的运作效率。

【视窗】管理其实真没那么难，也没那么复杂，只要把简单的规则坚持下去、坚持下去，直到形成企业的一种习惯，干部员工的一种习惯。如同登山，并不是每一步的攀爬都能看到效果，但只有方向不错，一步步坚持下去，自然会达到一定的高度，看到他人看不到的风景。

坏习性怎么改
      古印度名言说“行为决定习惯，习惯决定性格，性格决定命运”，规则制度的好坏在于对人的改变，所以企业制定规则一定要从约束员工的职业行为开始。管理者是桥梁，首先是管理者自身的改变，这里说的改变不是学习，而是让人按照要求做事。规则最终就是实现横向管事，减少对人的依赖，减少犯错；纵向管人，只对事不对人。作为管理者不能靠嘴巴去催，也不能靠人盯人的模式，更不能靠哥们义气，而应更多地强调对事谈事，用实际行动传递“定了就干，说了就算”的执行作风。
●用规则约束
      俗话说，10个人的管理靠魅力，100人的管理靠制度，10000人的管理靠文化。制度就是“铁规”，保它作为员工行为规范的模式，能使员工个人的活动得以合理进行，同时又成为维护员工共同利益的一种强制手段。
      有了各种规范，员工就会知道在企业里什么事可以做什么事不能做，自然而然就改掉了坏习惯，形成了好习惯；有了合理的组织架构、部门职能和岗位职责，员工能够更清晰自己该做什么，自己的上下游岗位是什么，是怎么进行工作流转和串接的；有了合理的考核激励机制，能够让员工清楚自己的工作成果达到了公司什么样的要求，使得既能合理评估员工工作的完成情况，更能够达到对优秀员工的正激励和对犯错员工进行负激励的作用。
      张瑞敏拿着大锤子砸冰箱，砸的就是大家的坏品性。一次不遵守，就开整改单，两次不遵守就开罚单，开上几次罚单，自然就记住了。管理者要应用动作来训练员工，这样才能改变他们的固有的习惯，从动作入手，通过事情来改人。
●用数据说话
      定了制度，如何执行？如果没有有效的执行，还是等于零。只有“用数据说话”，所说的话才更明确、更准确、更精确。用数据说话，讲求的是一种负责任的行为准则。对于企业的日常管理，可以责任到人，有效地提高工作效率，保证工作的零缺陷。数据是衡量一个人、一个部门乃至一个公司效率的最有利依据。在任何工作当中，都是行之有效的手段。特别是在考核和工作监管方面，数据更有说服力。
      用数据说话，首先，要有明确的工作目标，也就是年度、季度、月度、每周、每天要完成的工作目标。只有首先明确了工作目标，才能用最后完成的数据来衡量。其次，要严格把握工作进程。有了明确的工作目标，接下来就是如何在工作总体目标的指引下开展工作的过程了。想拿出具有说服力的数据，就必须严格把握整个工作的进程。发现问题及时改正，不断研究、不断提升。再次，要实时对工作进行监管。只有进行监管，数据才能真正起作用。
      过去我们的管理当中，无形的多，有数的少；定性的多，量化的少；笼统的多，具体的少；务虚的多，实证的少，现在讲究“用数据说话”，少些形容词、副词，只看时间和结果，养成用量词说话的习惯，让工作结果也更直观。
●用稽核监督
      好习惯是训练出来的。怎样进行训练？一个词，那就是高频率地“反复”。制度如果是第一道保障，告诉员工该怎么做，那么稽核就是第二道保障，防止他不按照要求做。
      稽核查哪里？什么地方查？查谁？什么时间查？这就是稽核过程。让稽核存在于制度、流程等企业管理运营中的每个环节，对于每项工作，建立稽查、复核机制，形成专职检查、互相检查及自我检查的系统及氛围，确保流程制度及各项管理工作持续有效的进行。
      “不是所有的人都想打败别人，但所有的人都不想被别人打败”，对于稽核结果，进行张贴公示，对未及时完成工作的进行惩罚，让被罚者掏钱还要丢面子，既教育了当事人，也警示了其他员工。通过稽核跟进，既能及时发现问题、让问题无处可藏，又能形成内部制约机制和控制体系，形成雷厉风行的执行文化。

                                                                                                         作者：山东求是达明企业管理咨询公司 总经理

山东求是达明企业管理咨询公司，是山东省唯一一家聚焦制造业效能提升的专业管理咨询机构，同时也是唯一一家省字号的山东管理咨询公司，核心业务包括考核激励机制构建、生产运营模式构建、企业文化体系构建、集团管控模式构建等领域。