『原创』集团管控子公司之信息系统分析（人力资源篇080105更新）

清风徐来

这篇文章是介绍信息化如何支持房地产集团管控的系列文章之一

本篇重点介绍人力资源部分

 

因为工作的关系，最近在研究信息系统，如何支持集团管控子公司，特别是异地子公司的资料

这篇原创文章是我一点阶段心得，总结，我在上月发了初稿

经过一段时间的酝酿，以及林同志的帮助，我对原来的文章做了修改

重新发上来

 

转载请注明原作者，并给予栖息谷原文链接

---------------------------第一篇 总论-----------------------------------------

 

 

图1 是总图。我们分为 人力资源规划、招聘与配置、培训管理、绩效考核、薪酬与福利、劳资关系 来论述

另外有一点我们必须明确，信息化只能锦上添花，不能雪中送碳。

各种信息化手段只是工具而已，真正重要的是企业的文化（潜规则）、制度、管理水平和流程

如果不重视提高组织本身的人力资源管理水平现状，不选合适的软件，而一味强调采用软件的先进，只会南辕北辙

诸君切记

那么我们为什么要用信息化来支持人力资源管理呢？我见过很多管理规范的公司，用EXCLE表就可以将人力资源各种资料做得很好。但是手工管理，不具备方便性（数据自动统计，各关联模块之间数据点击即可查询），实时性（随时可查），可追溯性（手工管理你能马上说出3年前离职的一个员工，工作资料交接情况么？）等等

呵呵，越写越像介绍HR软件了，打住，下面进入正题

[此贴子已经被作者于2008-1-9 9:24:11编辑过]

Jiao_z7U3Y

楼主写的很详细，细读！

清风徐来

1 人力资源规划

1.1 流程
1.1.1 人力资源规划流程
1.1.2 接受集团开展的各种人力资源现状调查、分析和诊断

1.2 管理文件
1.2.1 组织架构图
1.2.2 人员数量与素质构成
1.2.3 岗位描述
1.2.4 现有人力资源状况及变化情况（按年、月）

年度，月度人员情况用统一格式报集团备案

利用信息系统，随时可以查询

员工个人情况情况汇总表

1.2.5 培训计划书
1.2.6 招聘政策
用人计划需报集团审批
年度计划、月度计划
1.2.7 绩效考评政策
1.2.8 薪酬和福利政策
1.2.9 激励政策
1.2.10 职业生涯规划
1.2.11 员工管理政策
1.2.12 人力资源年度计划及其预算

1.3 注意事项

1.3.1 各种制度在集团指导下制订，并需集团审批

1.3.2 集团范围内需要统一名称和编号

统一子公司部门编号、名称和职能

统一子公司各岗位编号、名称和职能

1.3.3 定岗定员

1.3.4 员工本土化

1.3.5 重要岗位集团委派

以下是图

 重点在

①人事计划需报集团审批：根据项目进度，每年底子公司将今年的计划实际执行情况，明年的《人力资源年度计划》报给集团，审批通过后方可执行；变更部分，按月报计划。

②制度参考集团制订：子公司各项制度（包括人事制度），参照总公司制度草拟，并报集团通过。 制度中，需写明与集团的各种流程。

③集团范围内统一《职位说明书》：由集团牵头，统一集团和子公司部门名称和职能，岗位名称和岗位职能。比如，各子公司的行政部门统一叫行政部，不能一个叫综合部，一个叫行政部。人事管理系统中有关的基础设置，保持一致。

④定岗定员：在前三条的基础上，集团对在子公司定岗定员，再用财务手段控制工资总额，间接控制人数。

⑤重要岗位集团委派：重要的岗位由集团委派，子公司可推荐，但无决定权。集团委派的人员离职需集团同意（绩效的考核？）。其他岗位可由子公司在不违背①、③的前提下自行招聘，所有信息，必须按流程进入信息系统。

⑥接受集团开展的各种人力资源现状调查、分析和诊断。在线调查问卷等

⑦员工本土化

小红旗是表示与信息化发生联系的部分，我逐一说明

[此贴子已经被作者于2007-12-18 17:06:58编辑过]

清风徐来

一、“接受集团开展的各种人力资源现状调查、分析和诊断”

我们做调研，主要有观察法、问卷法、座谈法、统计法等，其中观察法和座谈法必须现场实施，但是问卷法
  和统计法
  则可以用信息化来解决。

 

信息化对调研法的支持

其中，只要有权限，集团HR可以进入系统，查看子项目各种统计数据，比如子公司的
  人员汇总表、异动表、入职离职统计分析表

大大小小几十个表，我会在下文给大家按类介绍

原来集团是想管、想支持，但是没有基础数据，无从下手；

人力资源现状调查等也是一样，有了信息化支持，就可以调查各种数据，比如

《年度员工满意度调查》《培训需求调查》等等

你可以在信息系统里面定义好问卷，然后在线分法给员工，让员工来填写

大家看下面这个例子

下图是各种 “调研问卷的报表名称”

 

我们以著名的盖洛普“员工对自己的工作环境和工作场所的12个需求”为例

全球著名的管理咨询顾问公司盖洛普公司曾经就员工对自己的工作环境和工作场所的要求进行了一次问卷调查。经过分析比较，该公司得出员工的12个需要。给员工创造一个良好的工作环境，让员工满意，无疑会激发员工的工作热情，充分发挥自身才能，从而给公司带来切实的效益。针对上述需求，有关专家认为可以通过加强员工规范化管理及人性化管理来实现。具体建议有：明确岗位职责和岗位目标；做好设备和办公用品的管理；加强管理沟通，建立反馈机制；进行书面工作评议；完善职务升迁体系等。
1、在工作中我知道公司对我有什么期望；
2、我有把工作做好所必须的器具和设备；
3、在工作中我有机会做我最擅长做的事；
4、在过去的7天里，我出色的工作表现得到了承认和表扬；
5、在工作中我的上司把我当一个有用的人来关心；
6、在工作中有人常常鼓励我向前发展；
7、在工作中我的意见一定有人听取；
8、公司的使命或目标使我感到工作的重要性；
9、我的同事们也在致力于作好本职工作；
10、我在工作中经常会有一个最好的朋友；
11、在过去的6个月里，有人跟我谈过我的进步；
12、去年，我在工作中有机会学习和成长.

下面是全贴
http://fadetoblack.folo.cn/user1/55/archives/2007/44659.html

（呵呵，我的blog，顺便做个广告）

我们可以把这个作成一个调研问卷，然后分发给子公司员工填写，信息系统自动统计

具体过程略，我们来看最后统计的结果如下

具体的调研还可以进入里克特量表，并指定不同调研题目对应一个或多个主题等等，我们在这里不赘述，有兴趣的朋友可以发短信给我沟通

我们可以在培训需求、培训反馈、活动反馈、各种满意度调查应用这个表

信息化对统计法的支持

不但可以统计各种总和数据，还可以统计
  单个员工在公司从入职到离职情况做一个掌握，从而为各种人事决策提供参考
这些数据，分散在各个模块。先发一个表上来，后面慢慢再分析

 

 

[此贴子已经被作者于2007-12-18 16:02:13编辑过]

officeyu

楼主辛苦了，希望早日看到你的详细作品

清风徐来

第二面小红旗就是：现有人力资源状况及变化情况（按年、月）统计

年度，月度人员情况用统一格式，定期报集团备案

利用信息系统，随时可以查询。

主要有

人才库信息表      
入职登记表
 离职登记表
员工资料卡
员工培训卡
  员工个人异动表
员工年度考核表
员工月度考核表
员工月度考核部门统计表
劳动合同一览表       
项目绩效考核统计表
员工年/月度工作完成情况
部门月度工作完成情况 
养老保险交费明细表
公积金缴纳明细表     

年度培训计划
年度培训计划执行情况
月度培训计划
培训通知 
培训反馈统计表
培训记录表
培训工作质量季报表
培训反馈人员一览表
迟到早退一览表
月度考勤统计     

以《人员情况月度汇总表》为例，如下，各种报表只有你按流程录入系统，各种报表就会得出

点击，可看大图

第三面红旗：

1.3.2 集团范围内需要统一名称和编号

统一子公司部门编号、名称和职能
统一子公司各岗位编号、名称和职能

为什么要统一名称 和编号？答：为了配合集团内人员升迁规范，就在我写这篇文章的时候，朋友发了某公司的用人观给我

“对于那些有志于长期从事人力资源管理的人力资源人员而言，我们将通过跨职能、跨行业、跨地域的轮岗使他们“半年进入状态；两年弄懂一小片儿；四年独挡一小面儿；六年搞定一小块儿；八年穿成串儿；十年以上成个“腕儿”，即在10年左右的时间内实现在其他企业可能需要15～20年才能完成的职业发展组合，最终成长为有竞争力的全面人力资源管理人员。 ”

比如，三毛刚毕业就进XX公司，XX公司是集团招聘的，集团HR觉得三毛潜力不错，先让他在集团总经理身边待半年，耳濡目染；然后发现这个小伙子做行政不错，就下放到某子项目行政部。锻炼1年，再调到另一个子项目当经理，然后再调回集团任行政部门负责人。如果岗位编号、名称、工资登记集团内统一 ，通过报表，我们可以很清楚得看到三毛在公司的异动情况。

人力资源规划 主要是要注意 集团这么管一定要有管理支持

清风徐来

“招聘与配置”注意的地方是

①建立集团人力资源库：集团和各子公司共用一套内部人力资源库。人力库的来源有现有员工、离职员工、历次招聘合适的档案、各种渠道收集资料。信息系统支持。

②月度招聘计划，需报集团审核。目前异地子公司，本地人才无法达到要求，很多还是在总部所在地由集团人事部门统一招聘。

③集团负责后备人才培养，并实现合理调配：集团根据整个集团的发展规划，适当储备人才，有计划的进行培养。子公司需要新人时，优先从公司现有后备人才中筛选。各子公司进度不一，需要的人员人数、类型不一样，集团可以在各项目间，根据需要，调配人员，形成总体的人员良性流动渠道。

④职位异动需集团审核：基层主管及主管以上员工升迁等异动，除子公司审核外，需报集团审批。在线审批。

⑤建立招聘渠道库：利用信息系统，对招聘渠道进行共享和管理，子公司可以查看集团的招聘渠道和具体招聘合作信息和效果，反之亦然。

信息化对招聘与配置模块的支持，有几个重点要讲

一、人才库的建立与管理
二、招聘渠道的管理
三、相关报表
四、网上招聘

[此贴子已经被作者于2007-12-18 17:04:54编辑过]

清风徐来

现在很多地产公司都在线招聘

如万科（http://job.vanke.com/Web/Members/ListJobsInfo.aspx?t=Campus）

常见的模式是

1、先登录意向公司网站，在线填写自己的简历，然后点“确定”提交

2、公司的人力资源，进入网站后台，查看你提交的简历，觉得合适则与你联系。

好一点的公司，网上招聘系统较为完善，你的简历还可以自己到网站上进行修改，完善

有些公司有人才库的，可以直接把从外部网站提交的资料，加入到人才库中备用，如下图

下面我们讨论人才库

清风徐来

上文，在线招聘还有一个没有提到的地方，大公司在全国有十几个分公司，不同人员进去，可以选择自己求职的地点

各分公司的HR可以进入查看自己地区的求职意向

我曾经在栖息谷发表过“HR们，今天你“酷”了吗？----浅议人才库系统的使用”

没写完，今天在这里一起写了

我简单讲述知识密集型企业中，人才库的基本原理和作用；以及常见流程；并介绍了利用信息化手段管理人才库的方法。

一、人才库的定义；

人才库，有些公司定义为“重点发展对象库”如华为

我们这里讨论的人才库是指一个 “人员资料库”

资料库，又分为两种，一种是组织内的，一种是组织外的

我们讨论的范围适合知识密集型企业，特别是地产业，因为我要用地产业做为例子，呵呵

二、建立“人才库”的意义

1、手中有“粮”，心中不慌

最近我加入了一个地产行业人力资源QQ群，我发现大家聊得比较多的问题就是，“哪位有XX岗位的合适人选？请推荐，急急”。

地产业最近几年发展迅猛。除了基础岗位外，很多人才供应不上，最缺的就是设计，然后是工程、预算、营销策划经理（地产开发下游行业的物管，也缺人，最缺保安和保洁）

留住人的因素很多，这里我们不讨论。实际情况是，HR经理们有了职位空缺，找不到合适的人选，有人选，数量又达不到5选1或者3选1的标准。只有临时打广告，或者到人才网站上去找，还以就是人才推荐。打广告一来货品成本和时间成本都很高，而且机会成本也高，往往面试的时候合适，一用又不合适。熟人推荐倒是一个好办法，但是不是每次都有合适人选推荐的。

另外，内部升迁，也常常发现不知道升谁好，直接上级推荐也许合适，不过太主观，没有数据支撑。

建立人才库，可以让各色人等通过各种渠道汇集到一起，合理的管理、打分评级和挖掘，有条不稳开展内外聘工作。

2、管理招聘渠道

建立了人才库，我们就可以对各种招聘来源的人才资料加以跟踪。想知道哪种渠道招聘效果好，长期效益如何；把有限的费用花费在效果好的渠道上。

3、鼓励内部员工参加培训

一个人总是被推向另一个自己不能胜任的岗位。组织中，最重要的事情，莫过于人事决策。把合适的人放在合适的岗位上，总是我们的追求。但是，怎么知道这个人是否合适呢？

基于人才库，我们可以利用其他办法对员工进行跟踪。一个员工的绩效打分，参加的培训、升迁记录等等。要到合适的岗位上，有类似经验和培训经历的人优先考虑

4、实现集团和子公司的共享

可以集团和子公司公用一个人才库，大家可以看所有人员的资料，但是只能改自己录入的资料。另外，系统如果有锁定功能，还可以锁定（比如，HR助理录入，HR经理负责锁定）资料，不让任何人修改。

三、常见流程
1、资料收集（来源、渠道、方法）；

人才库的人才资料从四个渠道来：外部网站求职者录入、离职员工、历次招聘筛选出的员工、HR主动搜集的资料

以上四种驱动，前两种是自动进入系统的，后两者是HR手工录入系统的

其中，离职员工只要离职书上是“可再次录用”，就自动进入人才库

每次招聘，总有合适的人员，但是目前公司没有合适的职位或者某方便大家没有谈拢，这种人才，也进数据库，另外有些公司的HR

会定期到各大招聘网站搜索，选择一些合适的人员，录入人才库。

2、人才评级

在我们录入各种资料的时候，可以给人才打分。

外部网站录入的资料，可以在HR审核资料的时候或者面试结束后打分
离职员工本来就有打分，也可以在离职的时候修改评级
招聘筛选的员工在历次招聘后，录入系统时直接打分

打分的意义，在于当人才库资料过多的时候，我们更方便的搜索到我们需求的人才

3、人才库资料搜索

4、招聘渠道管理

我们通过先设置招聘渠道，然后在录入人才资料的时候，选择对应的招聘渠道，然后记录一段时间，就可以自动统计各个渠道的招聘效果。另外，渠道也有分类，比如互联网类，可以分为 自己公司网站，51job，智联招聘等等

5、常见报表 

常见报表有 人才库信息统计表、招聘渠道效果一览表 等等

 

清风徐来

招聘和配置 中，人才库 我没有特意分析 信息化

因为没有信息系统，只能简单做EXLCE资料整理，完全没有办法进行相关工作

清风徐来

信息化在集团与异地子项目间，起的作用，主要是两方面

1、在线或远程培训管理，合理利用集团资源

2、管理培训供方，整合培训资源

3、有效传递信息，协助集团督导子公司培训完成情况

要说信息化如何支持培训管理，首先要分析培训管理的流程

主要有以下流程
一、培训需求调研分析；
二、培训的计划：包括年度计划（完成）、月度培训计划（完成），其中，月度计划是建立在年度培训基础上的；
三、每一次培训的计划、通知、现场执行；
四、每一次培训记录分析、效果评估、学员反馈；
五、培训机构管理；

我先结合信息化手段分析上述几个流程

然后再详细讨论信息化在集团和子公司培训管理间起的作用

[此贴子已经被作者于2007-12-18 19:01:57编辑过]