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lujinfacc

 

治疗会议绩效的工具之一——会议反馈过程的八个步骤

黄河清

   如果你参加会议发现，内容东拉西扯，只是交流信息，每一个与会者都很客气，但是真正的问题没有提到桌面上来。甚至是战略会议，公司每年一等一的重量级会议，只有分派到每一个员工人头的业务数据目标，却不知道客户从哪里来？下一步行动聚焦在哪个区域？从哪里挖掘客户？寄希望于做的过程瞎撞，开完会后心里不踏实，不知道下一步究竟做什么。这样的会议显然是无效的，需要会议治疗。这个时候，主持人需要站出来叫停，给出反馈，让参与者自己解决问题，推动会议。但这绝不是简单地给出直接的反馈。下面是给出治疗会议的反馈步骤:

步骤一：征求团队许可，允许你反馈

    得到团队许可再反馈是要让团队成员告诉你反馈的时机是否合适，保证他们可以关注你的反馈。同时也是给出信号，你想要给团队贡献

    “我现在要叫停会议，给你们一些反馈，可以吗？”

步骤二：具体地描述你观察到了什么

    用白色行为数据清晰、具体地描述你观察到什么。避免概括、夸大和带有感情色彩的评论

    “到现在为止会议已经进行了两小时，对“有一些人没有尽职”这一问题是与会者每一个人都关注的十分严重的团队问题，却没有人提到”

步骤三：告诉团队他们行动的直接影响

    描述对个人的影响和部门的进程的影响。用行为数据保持中立、客观，不带个人情绪。处理现状的事实

    “因为一些人没有尽力的问题没有提到，现在是一个好机会讨论你们最关注的这一个团队问题”

步骤四：给他人解释的机会

    积极地聆听，用关注的身体语言并用自己的话小结要点

    “你告诉我这个问题还没有被讨论是因为它太敏感，大家怕得罪其他人。”

步骤五：让他人说出想法

    支持他人做自我调整

    “你想我们做的是营造一个足够安全的环境能讨论这一敏感的事情，有什么行为守则可以建议吗？”

步骤六：为改善提供具体的建议

    无论什么情况下，对他人提出的改善建议都表示支持

    “我认为你们提供的改善建议非常好，我想再增加几条我们如何处理这些敏感的元素."

步骤七：总结并表达你的支持

    让与会者士气受挫，是不会改善绩效的。要鼓励与会者

    “我想谢谢你们愿意处理这件麻烦的事件。”

步骤八：后续的推动

    “我会休会一小时，和你们一道检查我们是否处理了真正的问题，并核实行为原则是否有效。”