[原创]优化工作流程 人人能用的BPM工具

中质协流程办

 

  当两年前Jeff Polner被聘为普林斯顿考试辅导机构(The Princeton Review Inc.)的公司报表主管加入该公司时，他就发现考试备料和高校排名的主要提供商在制表上存在一些严重的问题。

Princeton Review在周一公布了被其大肆渲染的年度大学排行榜(西维吉尼亚大学名列榜首)，这是一家总部设在纽约的美国最权威的考试辅导机构之一，该机构有高度分布的办公设施，在美国各地拥有大约30个考试辅导点。公司的财务信息、报名数据和销售数据都是使用微软的Excel来处理的，每个考试辅导点都要面对这样的Excel表格，然后从公司关系数据库中获得所需要的信息。这样的工作其实很麻烦。

“这些数据库非常庞大，在有些带宽比较窄的地方根本无法打开，”Polner说，“我们需要改变这种状况，不仅要使Excel制表流线型化，而且要简化我们的系统减少预算。”

这样的情景对于没有联机分析处理工具(联机分析处理指的是对存储在数据库或数据仓库中的数据提供分析的一种软件)的公司是很常见的，Polner说，“所有的数据都是进行同样的过程----数据采集、数据维护、报告---并且都是采用Excel。”

问题在于，管理人员们要通过很窄的带宽来移动巨大的Excel文件，而且数据资料还没有集中的所有权。每个管理人员都有自己建立年度预算的Excel工作簿。由于这些工作簿需要不断地在部门间被传递，所以在整个预算过程中就会很混乱。在年度预算会议上，总是把时间花在了确定谁的Excel制表是最新更新的制表上。

Polner之前使用过商业绩效管理(Business Performance Management，BPM)产品，他很快就知道了Princeton Review需要商业绩效管理才能使工作步入正轨。不过最好是一种能使公司的非技术人员也能很容易操纵的工具。

BPM是属于商业智能(BI)技术的一个范畴，能监测和管理一个组织的绩效。它包括预测、预算和规划的功能。这种软件原来是运用于财务部门，但是越来越多的企业想在企业范围内发挥它的作用。

“在全国各考试辅导点管理考试备料的人员，都是来自教育和文科类背景的，”Polner说，“他们没有经过金融方面的培训，他们操纵Excel的能力比我想象中的要好很多，但是这都是由于他们找不到更好的方式来处理表格，促使他们不得不学会使用Excel。”

于是Polner把目光转向了TM1---一款由位于美国马塞诸塞州westborough市的Applix公司生产的商务绩效管理应用软件。Polner在先前的公司使用过这个软件，知道该厂商的技术非常适用于非技术人员使用的。

目前在Princeton Review的财务部工作的Polner，当时被任命负责为公司购买和部署Applix产品，他的IT部门也加入到这个项目一起合作，以确保TM1的预设安全设置的正确性。

波士顿的AMR研究公司的副总裁John Hagerty说，厂商们逐渐开始认识到：这样的工具必须是简单易操纵的，才会有更多人购买。

“随着越来越多的公司开始尝试使用绩效管理和BI技术，厂商们意识到，他们要使产品非常简单，”Hagerty说，“我们发现很多厂商都开始把目标瞄准了那些通常不会使用这些技术的人们，这样做的能使那些人不需要考虑就来使用这些产品。”

Hagerty说，在这种热潮到来之前，公司们已经有一个操作绩效管理工具的分析专家和较广泛的商业智能技术类别，来作为更多一般商业用户的服务商。他还说，但这种方法对于很多公司企业来说太麻烦了，因为由于分析专家没有充足的时间来服务所有的用户，商业用户们通常会陷入一个瓶颈状态。

“如果有充当数据资料和用户之间牵线人工作的专家，那些事情就会变得简单多了，”Hagerty说，“厂商们正在设法消除中间的阻碍，把信息提供给需要他们的人。”

Polner说Applix的TM1 已经简化了员工处理数据的过程。“总得有人来做设计、开发和实施，但是这些操作都不需要最终用户来操心。使用几个星期后，在用户碰到各种新用户会碰到的小问题并解决后，就能熟练操作了。没有人需要花费太多时间来掌握TM1。”

Polner说，对于产品可用性的第一次重大考验就是在一次年度公司预算会上，办公室经理们聚集在一起，展示他们基于TM1的预算，而不是Excel。

在那次预算过程中，TM1模型都非常复杂，会让你觉得这其中很有可能存在错误和失误，而让TM1展开的计划马上停止。果然在TM1中，有人无意中发现一条不能得出预想结果的规则计算。因为有了以前Excel的经验，他们现在都能很快发现错误。

一位经理要求Polner告诉他有关这个问题的情况。Polner半举着手，很快地解决这个问题。Polner的举措缓解了大家的担心，那个小问题似乎没造成太大的影响，Polner说。

如果是在以前，因为每个人都使用Excel并且都有自己的Excel工作簿，要是有人发现一个错误，其他人就不得不修改每本工作簿上的错误。

“当时那位负责整个考试备料分配的主管说，在预算审查中，那一次是有史以来他第一次感觉自己能够掌控数据，并且有了一个很清晰的有关预算如何进展的审计概念，”Polner说，“他说他觉得预算就应该是这样，大家就应该带上这样的备份和报告来参加会议。”