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辨别时间的窃贼
有效的时间管理需要我们认清各种有形的和无形的"时间窃贼", 这样, 我们才能对症下药, 避免时间的浪费. 1.有形的"时间窃贼" ①无成效的会议; ②他人的干扰; ③沟通不充分; ④资源不足或资源过多; ⑤被迫等人; ⑥无关紧要的文件及邮件; ⑦交通阻塞; ⑧混乱的档案系统; ⑨混乱的桌面; 2.无形的"时间窃贼" ①没有周详的组织和计划; ②没有分清轻重缓急; ③过于专注细节追求完美; ④工作流程太繁琐; ⑤善忘, 经常丢三拉四; ⑥犹豫不决, 喜欢拖延;
我们应该从上述的时间窃贼中不断地去反思检讨, 找出更多有效益的时间, 帮助提高你的工作效率.
在此给你提供节省时间、提高效率十五法则: 制定时间管理计划, 养成快速的节奏感, 学会授权, 高效的会议技巧. 法则一: 制定时间管理计划 ①计划每月、每周、每日的行程表, 在计划上所花的每件事将在实际操作中节省至少3个小时, 而且效果会更好. ②设定每项活动的完成期限或跟进日期. ③制定应急措施, 帮助应付意外情况. 法则二: 养成快速的节奏感: 不仅提高效率, 节约时间, 也能给人以良好的作风印象. 法则三: 学会授权 法则四: 高效的会议技巧 法则五: 养成整洁、有条理的习惯 ①据统计, 一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面. ②保持桌面整洁, 桌面上只放当天要用的文件和物品, 其他所有文件, 物品按固定位置存放, 要用时才拿出来. ③建立良好的文书档案系统, 方便存档及查阅. 法则六: 专心致志, 有始有终 ①不要让突然而来的想法、主意, 影响手头上的工作, 应把它记录下来, 在方便的时候再考虑. ②尽量完成一项工作才开始另一项, 切忌有头无尾. 需时较长的重要项目, 应安排大块完整的时间, 避免时断时续的工作方式. 一是停顿下来费时, 二是重新工作时, 还需要花时间来调整情绪、思路和状态, 才能在停顿的地方接下去干. 法则七: 简化工作流程 ①消除不必要的任务或步骤. ②合并某些任务或步骤. ③同步进行两项或更多的任务或步骤. ④将任务或步骤进一步细分. ⑤重新安排工作流程, 使用更有效的工作方法. 法则八: 一次做好, 次次做好 ①所有文件、资料只经手一次便处理好, 可以采取以下行动之一: A.归档B.执行C.传阅D.废弃 ②切记阅读后不做处理, 留待下次再阅读、再处理的重复工作. ③保证工作的质量, 避免返工带来的浪费. 法则九: 克服拖延、现在就做 ①"人并不是因为跑得不快而赶不上火车的, 而是因为出发晚了才赶不上的. " ②应做而未做的事务不断给人压迫感, 拖延者心头不空, 因而时常感到时间的压力, 使人心力交瘁, 浪费了宝贵的时间. ③克服拖延的技巧,设定完成日期,制定具体的计划. ④安排跟进, 设立奖励. 法则十: 当日事当日毕 制定每日的工作时间表, 每天都将目标、结果日清日新. 法则十一: 善用零散时间 ①滴水成河, 用"分钟"来计算时间的人, 比用"小时"来计算的时间的人, 时间多59倍. ②零散的时间可用来从事零碎的工作. 例如坐车、等人时, 就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等等. ③没有利用不了的时间, 只有自己不利用的时间. 法则十二: 利用节省时间的工具 ①电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等. ②使用电话时应开门见山, 长话短说; 打电话前应先列出讲话要点, 以免遗漏. ③需要向一个以上的人传递信息时, 应采用电子邮件, 以避免重复浪费时间. ④提高使用日常电脑软件的技巧. 法则十三: 高效的阅读法 ①有目的地阅读. ②快速略读和重点详读相结合. ③归纳要点, 在书上标记或记笔记. ④切忌逐字阅读. ⑤简化办公室的传阅资料. 法则十四: 高质高效的睡眠 ①培养随时随地入睡的能力. ②注重睡眠质量, 不要只注重时间长短. ③利用白天瞬间睡眠, 保持旺盛精力. ④心理训练, 自我暗示与身心放松. 法则十五: 终生学习 通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径. ①长期自学, 定期参加各种研讨会. ②多方面搜集与专业有关的信息, 更新自己的知识结构 ③养成终生学习的习惯. 时间管理是一种习惯, 也是一种心态. 举凡有成就的管理人都有四个共通的特性, 即①明确的目标, ②积极的态度, ③自我激励, ④良好的时间管理. 做好时间管理, 亦就是做对的事情, 把事情做对. 中小企业领导人与管理者, 要把时间管理好, 就是要坚持你的既定目标, 永不放弃.
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