【原创】干掉写文档的非人性

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        【摘要】写文档是每个知识工作者的重要工作。作者深入剖析人性的六个维度在写作过程中发挥的作用，综合评定了它们的价值，让读者清晰、完整地理解文档形成的全过程。为让员工快乐的、自愿的写文档提供一条新路子。
        【关键词】写文档 知识工作者 知识管理

        写文档，不论是DOC格式的，还是PPT格式的，已经成为现代知识工作者必须做的工作，几乎每个人工作中都会写工作总结，项目汇报，写文档已经成了家常便饭。作为公司老板，部门Leader也总是乐于在开会的时候吩咐“就***项目三天内给我提交个报告吧！”于是，每个人就开始找资料，分析数据，看以前的报告，找同事问，忙得一塌糊涂，但是报告还是很难写的符合领导的要求。而大多数文档会出现“产生即消失”的情况——写完了，就再也没打开过。你想想你三个月前写的月度总结，前年写的年度总结，花的精力肯定不少，但是现在已经没有太多的内容能记住了，为什么会这样呢？
        究其深层次原因是：写文档是非人性的工作，没有人天生喜欢写文档。即使是你的领导，他也不喜欢写。那么为什么他还要把这件事情交给你呢？排除你是他的下级，他给你付薪水，写文档本身是你的工作职责的因素以外，因为他自己都觉得是对自己是非人性的，所以讲这个非人性的事情交给你以后，自己看报告，提意见就符合他自己人性了。写了文档，交给领导认同以后，基本上你就再也没有打开这篇文档，因为它对你没有太大的价值。
        怎么样写文档才符合人性，我们不妨来看看写文档之前的人们都会做哪些事情，难度高低，用时多寡，参与人多少，对我们每个人都有多大综合价值。
        人性一：喜欢大量的“找”和“看”。综合价值☆
        难度☆
        时间占用★★★★★
        参与人数★★★★★
        作为知识型员工，我们每天都在寻找资料，用百度、用google，用CNKI，跑图书馆，那叫一个辛苦啊。找到了以后会看大量的资料，不论你是看网站，看报纸，看电视，看杂志，看美女，看帅哥，反正眼睛总不能闲着。现在互联网上获取信息和数据很方便，使用各种PHONE，各种PAD看网页也蔚然成风。
        “看”是最简单的动作。在我们有思路的时候，知道自己要看哪一类资料，去哪儿找。但是很不幸，大多数的情况下，我们自己也不知道自己要什么，在网上随意浏览，有自己感兴趣的东西就一个链接接着一个链接往下点，时间也就这样大把大把的过去了。你可能会说“我不是这样的”，但是如果你瞅瞅你周围的人的状态，和这个情景就比较接近了。请记住，这个动作是符合人性的。大家每天都在用鼠标投票。从商业角度来讲，网站、报纸、杂志、图书馆也会列出“本日热帖”“本周热帖”，字体加大加粗甚至配图，配Flash供你方便的找到热点，吸引你的眼球。要是没有“标题党”或者没有爆炸性内容的网站，你也不会愿意“看”了。
        人性二：喜欢评价。综合价值★
        难度★
        时间占用★
        参与人数★★★★
        上学的时候，如果我们看课本，总是喜欢在留白处写写划划，不论是写当时的心得，还是记录老师的讲解，总是自己觉得有用的东西会记到书上。这是中小学教育培养出来的学习习惯，现在还有保持。
        上网的时候，看到一篇文章，一个微博，有感而发，总想说点什么、写点什么。现在不少网站也提供了类似“+”“顶”“踩”“like”的功能以简便的表达喜欢或者不喜欢，同意或者不同意。如果我们上淘宝、京东等购物类网站买东西的时候，也会被网站提醒，买完东西后，对商家要评价。不少人喜欢用这个权利，说说自己的真实感受。而我们在决定购买之前，至少也会翻翻以前别人的评价，以期找到对自己有用的东西，已达到帮助自己做购买决策。
        在日常工作时，提意见总是相对容易的。极端情况是有些人是喜欢批评的，在我们眼里，他们没事干，总是喜欢挑毛病，是刺头。这样的人有没有价值呢？当然有价值。因为他总是能发现问题，问题发现了，事情就解决了一半。领导的工作是干什么呢？说的理论化点是做决策，说的通俗点是做否定。你要提升自己，“做否定”的能力还是要锻炼一把。
        人性三：喜欢收藏。综合价值★★
        难度★★★
        时间占用★★★
        参与人数★★
        在查找资料，浏览网页的时候，我们会经常发现对自己的工作和生活有用的文档，例如“Office使用技巧十招”“家庭食疗食养全书”“2011年度中国财富100人”。我们这时往往会把这样的文章保存起来。保存的形式大多以Word形式存在，简单命名甚至不命名，放到自己的硬盘分类文件夹中。遇到成型的PPT，PDF文件的时候，也会用迅雷、电驴等下载软件下载到自己的分类中。不少人的硬盘有成几百G的各种类型资料，不过我们把这个习惯叫做“恶习”。因为你没有意识到，你已经假设了文档的全部内容对你自己有用，而你在用的时候，你只需要一句话或者一段话。
        这样的收藏会日后找起来会非常麻烦。这个时候，有免费的收藏软件工具可以帮你很好的解决这个问题。例如：百度收藏，WIZ，麦库，Evernote,Onenote等互联网保存工具。你写点自己的感想或者思维灵感，这些想法是最有价值的内容。你还可以标注属于自己的分类，以备快速查找。你的文档可以很方便的保存在互联网上，用任意能够接驳互联网的设备随时随地调取自己保存的文件。有很多人喜欢用浏览器中的链接收藏夹，你也可以想想你经常能点击打开超过20%吗？而你要的不是保存那个链接，而仅仅是一段话，或者是最新的消息而已。
        我们经常碰到的问题还有，前几个月我明明看到了一篇好文章，把他保存到硬盘里面了，就是找不到了。领导着急要一份文档，确实我保存在电脑里了，就是找不到。真正要写材料的时候，以前看的文章，评价过的文章基本都不太记得了。就是收藏的文章，现在也不知道在哪个鬼地方呢，找不到了！我们面对的是海量的硬盘，大容量的U盘。我们写文章的时候只需要用到一段话，一组数据，而我们面对的是大海。这个时候去哪儿找我们需要的材料呢？
        这时有一类软件工具是硬盘搜索工具能帮你解决已经收藏的文档找不到的“囧境”，例如：百度硬盘、Google桌面,Win7操作系统自带的搜索功能，可以很方便通过全文搜索方式，让你快速的找到自己的文档，不论是什么类型的文档，只要你能模糊地记得你的关键词，它就能找到。而不用一级目录一级目录的点击或者进行全文标题检索。
        人性四：较喜欢引用。综合价值★★★
        难度★★★
        时间占用★★★
        参与人数★★
        在写一篇文章的时候，我们经常会引用经典著作，他人的论文，知名机构或者公司内部其他部门的数据、案例和结论，以及名人名言，领导们的讲话，以加强自己文章的分量。这叫有理可依，有据可查。例如，本文的形成是参考了中国知识管理中心田志刚老师的《你的知识需要管理》这本书的相应内容。
        不过，平常我们大家在私底下聊的时候，都会提到这么一句话：“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”，我们也知道，其实就文章本身来说，70-80%都是空话、套话。真正有质量的“干货”不超过10%，而作为作者来说，不得不引用大量的文字、数据来佐证自己的观点，以使得文章血肉饱满，而不至于是空洞的说教，或者是说了一件事情还没让人明白。当然，“完整的抄袭”不是我们关注的。
        在互联网上现在比较火的微博、博客，都有这样一个功能，就是“转”。我们可以不发评论，不@原作者。直接转到个人的微博上。也可以稍作评价转过来。这个“转”就是引用。互联网的手段让我们在“引用”时显得特别方便。当然，现在还没有看到哪家的微博能够稍微将“转”分类。
        人性五：很少地整理和提炼。综合价值★★★★
        难度★★★★
        时间占用★★★★
        参与人数★
        写文档时，你要整理你的文档框架，想清楚要给谁看，说些什么事情，要表达自己的什么想法，得出什么结论，在这些想法上会用到哪些支撑的材料，这些材料的亮点都对应什么分论点，是否还有资料收集不充分的地方，后期还需要修饰及润色。做了这些工作，我们的一篇文档差不多就能很快出来了。整理和提炼的过程就是文档形成的过程。我们写原创的微博，写原创的博客都需要有这个过程。
        我们如果能养成一个规范分类+命名的习惯当然能保住我们快速的找到我们需要的资料，对整理和提炼无疑有很大的帮助。但是我们也要防止物极必反。在网上有一个著名公司的内部机密文档很有名，是讲养成分类的习惯的，文章的题目很唬人《我的文档我做主-有效管理100万个文档》。不过如果是近乎收藏癖和分类癖的行为，恐怕还不是一般人能坚持下来的。我们要充分相信人类的特性——“懒”。谁都不会比谁勤快多少。使用前面提到的收藏类工具和硬盘搜索类工具可以保证你可以尊重自己的习惯，继续犯“懒”。
        现在懒人经济盛行，从地面零售到B2C，从高铁到航空，行行业业无不在利用人们的“懒”挣钱发财，在家里足不出户就可以买到商品，出游不再饱受旅途之苦。获取信息用平板电脑或者手机就可以，而报纸、杂志不再成为主流。请记住，懒才是符合人性的。
        人性六：不喜欢新贡献。综合价值★★★★★
        难度★★★★★
        时间占用★★★★★
        参与人数☆
        新贡献是每个知识工作者的追求。每个人都想在自己擅长的领域内成为行家里手或者专家。而成为专家，你就要对你的领域的所有事情有全面的总结和积累，如果你在本职工作中遇到的问题都能解决，或者同事们遇到了问题来请教你也都能解决的话，那么你无疑就是这个领域的专家了。专家的界定通过出版物的方式比较好界定，例如写书，写报告，写论文。
        回到本文的开始，领导们都习惯于让员工就某一件事情在几天内提交文档性质的报告。这个报告意味着一个前提：你是这个领域的专家，你已经有了问题解决的必要积累，你能快速的提出解决方案。然而，不幸的是，往往在员工没有准备好的时候，领导就要要结果。于是我们开始了紧张的“非人性之旅”。
        不得不说，现在不少人都不是太关注知识新贡献的过程，作为领导的管理方式还是以传统的方式在管理员工。上班打卡、不让上QQ、不让上外网、设立严密的文档级别这些非人性的方式暂且不说了，好像写一篇文章和生产一个玩具、一个原件一样简单。你要尊重知识型员工的人性，尊重知识产生的过程，创造一个良好的软环境和知识分享、碰撞、创新的氛围（这块内容可以学习下中国知识管理中心的“企业知识管理”）。只有这样才能得到你需要的新贡献。
        结语
        作为领导，需要理解知识产生的过程，尊重人性，给员工创造心甘情愿的写，发自内心的写，快乐的写的软环境，写出来文档才是你所需要的，才能够沉淀为组织智慧。作为个人的你，也不用逼着自己去写文档，只需随时、随性的写就好。只要你写的文档是正向的，对自己的学习有帮助，对职业生涯有积累，你就会不断的写下去，逐步将自己培养成领域内的专家。
        最后用一张图来总结本文，一起“干掉写文档的非人性”。

作者：刘晓攀 中国知识管理中心高级顾问 转载请注明

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看看吧，干掉又能怎么样！！                          

cocoren2011

这标题强悍啊