数据采集与测算-HR,财务,商务,IT建表的区别

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HR、财务、商务、IT建表的区别—谈数据采集与测算

张明辉130103

不同职能部门的人员，有自己特定的习惯和工具，时间长了，就有了自己的套路，也有了惯性。在年度经营计划与预算的编制，各种考核方案，薪酬方案的测算中，尤其用到EXCEL表上的测算，会发现区别挺大。

1、HR的建表习惯。
在年度经营计划与预算中，人力资源三项计划：人头，薪资（福利），培训。以薪资福利预算为例，HR（以我自己的习惯为例）建表，横向的表头，通常是：公司，部门，岗位，人员（基本信息），然后一级科目：薪资，五险1金，其他福利，合计（也就是人工成本）。第2行，建2级科目，如薪资包括：基本工资，绩效工资，司龄工资，津贴补贴，加班工资，年休假补偿，年终奖，销售提成，计件工资，项目奖金，调薪，其他等（小计1）；五险11金包括：养老，医疗，工伤，失业，生育，住房公积金（小计2） ；其他福利包括：误餐，高温费，劳保费，过节费，生日，意外保险等（小计3）
表的纵向，按部门，如销售部，技术部，财务部等，也有小计，最后合计

为了比较，在旁边另建一表，横向一般包括一级科目：上年计划数，上年实际数，下年计划数；上年实际比上年计划增加额，下年计划比上年计划增加额，下年计划比上年实际增加额；上年实际比上年计划增长率，下年计划比上年计划增长率，下年计划比上年实际增长率。这对HR部门管理公司整体的薪资福利的预算有帮助的。

2、财务建表的习惯

但是，要测算公司或业务部门，比如销售部，办事处的盈亏平衡时，这套表就不起作用。这时候，财务建表就开始了：
财务报表，如资产负债表，利润表，现金流量表，首先是从纵向建表的，比如一级科目：主营业务收入，营业成本，三项费用（销售费用，管理费用，财务费用），扣减后得到营业利润，再扣减坏账计提，各类分摊，企业所得税，得到税后利润（以上只是我的粗略说法，与财务报表真实科目不一定准确）。
财务的横向：上年合计，下年合计，然后再分解到1-4季度或1-12月。
当我们看到这张表时，一般第一眼看左下角的净利润，然后从左上角的主营业务收入自上往下看，这个的逻辑就本就是：净利润=主营业务收入-营业成本-销售费用-管理费用-财务费用（利息）-企业所得税+营业外收入-坏账计提-长期摊销。
当我们看一个销售考核方案，就不仅仅是看文字方案，关键要看，要听，要质询：要多少量，才能确保盈亏平衡？多少量以上，获得多少利润。这就涉及：收入，成本，费用，人工成本，交易费等。平均人数被考虑进去，就有人均营收，人均费用，人均毛利，人均净利；成本，费用，人工，等占比（占主营业务收入的比例，或回款的比例，或毛利的比例），如涉及销售提成就可以测算（按合同额的比例，回款的比例，毛利的比例，净利的比例）

假如一个事业部或公司，有销售单元（办事处，区域），如盈亏平衡了，但如再考虑后台部门，比如商务，技术支持，售后服务，市场推广等，就还是亏的。需要继续提高量或提高毛利水平（提高销售价或压缩成本，费用），才能覆盖这部分费用。比如100万。如这个平衡了，但是如果销售提成是100万，则还要继续提高量或提高毛利，才能覆盖这100万的奖金提成。
各办事处，销售人员之间的相对平衡，也需要注意。你去看，它的营收，费用，人工成本，占总盘的比例。如果在1000万的营收，500万的费用，200万的人工中，某办事处营收只占15%，费用占25%，毛利贡献占15%，人工占35%，显然是不可以的。

3、商务建表的习惯

在测算中，有些数据是财务提供的，有些需要商务提供。比如不同项目，产品的销售单价，基准单价，单位毛利，单位，得到销售总额，基准总额，毛利。这时候，发现商务建表又不同。这就是通常说的台帐。
台帐，可以说是流水账。就是按照合同签订的顺序，或发货的顺序，或开票的顺序，分别统计公司，部门，办事处，销售人员的合同额，销售额，发货额，开票额，回款额。
合同签订了，不等于就是有销售确认额。还需要对方单位下单确认。才是销售额。本公司的物流部门发货过去，对方收到，开发票过来，本公司的财务收到，才有发货额，开票额。这些与财务报表的利润数据有关。但还有个回款的事情。有些事当年发生的回款，有些是上年甚至历年发生的，拖了很久才回款的。
总体上，商务的台帐可说是明细表。但不具备可以直接拿来做考核使用。需要事后加工，或者提前在建表时就考虑好。具体一点，就是插入分类码，比如你需要按部门或办事处的，就需要在合同额，回款额等数据后插入办事处A，B，C，利用EXCEL拉表，得到A办事处的费用（比如差旅费）。

4、IT建表的习惯

我们知道，一般在部门绩效协议中，我们在数据来源这栏，会写明：财务部提供，或商务部提供等。然后就等他们提供数据了。他们是怎么提供的呢，主要通过ERP或OA，导出数据加工。这背后隐藏着ERP或OA的逻辑。这就引出了IT建表的特点。
ERP的表头，一般是编码，比如20130103-001，20130103-002，这个编码有个规则，不同的字段有不同的特定含义。这里不说了。然后是基本信息，比如公司，部门，岗位，姓名等。再是基础数据，比如合同额，成本，费用，等。最后是插入分类码。比如性别：男=1，女=0 。学历：博士=5，研究生=4，本科=3，大专=2，高中中专=1，其他=0。因为 IT可以自动按分类统计。
它最大的好处，是把业务日常的表单，一张上的信息，加工为一条信息，一大堆表单，就可在一条条信息上体现了。然后是后台隐藏的自动分类，计算的功能。
ERP主要记录，收集与合同额，销售额，单价，回款等有关的数据。
费用类的，比如业务招待费，差旅费，工程实施费，在OA记录，分类查询。这种分类，如部门，办事处，销售人员，主要通过字段来实现。
财务可以导出数据，对照绩效协议的指标定义，对数据进行加工，包括增加，剔除，拆分，合并等

HR能够看到这四类人员建表的习惯和工具不同，就可以多学习下，为我所用。当某些公司某些阶段，考核数据提供，测算，与这些出现矛盾或一时出不来时，HR就可以自己多做一些，拿来基础数据，进行分类加工。
在薪资预算，考核测算中，业务量，人头，薪资包，人均业务量，人均薪资，薪资占业务量的比，对上年计划，上年实际，下年计划，进行对比，就很有用。这就把HR与业务联系起来了

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如何理解毛利?价格演示器.
HR如何理解业务,有时觉得异常困难.在年度经营计划与预算,各类销售考核提成方案的测算中,经常会碰到量与利的问题,也就是销售额,利润(毛利,净利)的关系测算.通常说的盈亏平衡点测算,觉得也就是财务的事情了.
他山之石,可以攻玉.从日常生活的常见东西中,做个类比,可能容易理解了.
抽烟的烟民,可能不太注意,烟其实是个很好的价格演示器(本帖提到烟做类比,不代表鼓励抽烟).
一支烟,通常分为两截:黄色的过滤嘴,白色的卷烟,两段.
我们把过滤嘴向上放置,白色朝下.
仔细看,会发现,在黄色与白色之间,有根金色线条.这很好.
如果,我们从价格来看,就能看到很多种价格,和得到毛利,毛利率.
最上面的,是面价.比如一本书,定价40元.
金色线,是最低销售价.最低销售价/面价=最低折扣.
公司会要求销售人员按最低销售价以上去卖.
公司怎么与销售人员结算?
在金色线以下,黄色与白色交接的线,叫基准价.
假定,最低销售价32元,实际销售价平均=33,基准价28元,毛利=33-28=5元
公司可以规定:按毛利的40%提成, 提成=5*0.4=2元.这是考虑单位产品.
毛利率呢,=毛利/实际销售额=5/33=15%左右
在白色部分, 还可以画若干线,比如成本价,采购价.处理价(积压库存甩卖,10元1本),报废价(当废纸卖书,5毛1斤)
采购价,就是进货的价格,比如26元,,加上进货后的费用,比如仓储,商务等,变26.5元,就成了成本价.
那么,基准价28元,与成本价26.5元之间的1.5元,干啥用?要分摊除销售人员以外的其他费用,比如市场推广,技术支持,售后服务,研发等.这需要足够的量,当量达到一定程度时,1.5元*量-其他费用就会达到0,就平衡了.
前面的, 毛利5元*量-销售人员的费用(人工+付现费用+回扣等),当量达到一定程度时,也会平衡.
如果还要考虑资金占用的利息,设备折旧的分摊, 则还是亏的.

如果把烟倒过来放,白色卷烟在上,过滤嘴黄色在下,其他道理一样,但又何区别呢?
这个业务2的毛利率高了,是个更好的业务.为什么呢
这时候,面价还是40元,基准价10元,最低销售价比如15元,实际销售价平均加入16,毛利=16-10=6元,
毛利率=6/16=37.5%
这就意味着, 可以用更少的资金成本,而获得更多的利润,资金周转更快.
如果用EXCEL表,把这些价格数据填入,设置好毛利,毛利率,就一目了然.

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沉下去，浮上来-《人力资源总监绩效管理笔记》书评
文/渔丈人
来源：《新人力》杂志2013年第1期


书名：《人力资源总监绩效管理笔记》
　　作者：张明辉
　　定价：39.8元
出版社：化学工业出版社

　　现如今，市面上关于绩效考核的书也不少了，有译著，有教材，有实务手册，有咨询案例，有工具大全等，各有各的说法，各有各的用处。但当我初次看到这本书时，眼球还是被封面和标题所吸引：人力资源总监绩效管理笔记，橙红色基调，封面有立体感，300页，感觉大气而厚实。
　　再翻看作者自序——“十年绩效”。十年的时间，能够持续的做一件事情，总结做这件事的方法，想必功底不浅了。
　　作者显然是个有心人，总能发现生活中的小事儿，却与绩效考核有关。比如，乡村老太太念经这样的场面，在作者看来，佛珠就是计数器，就是绩效考核的工具，经文上盖的印记，也可以看作考核表格和签字确认。
　　上篇中的叙述，故事感很强，老娘舅的故事，显然也是此类观察得到的素材。作者用老娘舅管水库的故事，来说明绩效考核与绩效管理的区别，类比家族企业中空降兵与家族成员的冲突等，也别具匠心，又有文学色彩。而作者十年四家企业的经历，又常让人产生共鸣。
　　西方的管理思想影响了中国人的思维，很多做法被打上了烙印。作者试图摆脱这种束缚，所以在方法论中重点介绍了历史的演义观、系统观。生活中处处充满十字路口，绩效考核也面临十字路口的选择。作者不是在书斋中思考，而是在企业中摸爬滚打，所以提出了一些独特的观点、方法论。诸如，郎中模型，一切问题都需要望闻问切。又如，六个子系统，按照找方向、找程度、定规则、数据采集、激励方案、培训推广六步，就可以使某类人群的考核得到系统解决。再如，种玉米理论，工作就像种玉米，关键在于存活率，实施的关键，在于把握气候、土壤、农夫、种子的综合运用。
　　中篇是11类案例，几乎囊括了企业中各类部门和人群，包括办事处、客服中心、外贸部门、生产车间、机修车间、技术中心、质检科、研发中心、工程技术中心、供应链中心、职能部门，这些案例可以说异常鲜活，有问题、有方法、有表格、有心得，把本来深奥、专业的东西，犹如庖丁解牛，解剖出来，通俗易懂。
　　下篇也有不少精彩之处。比如一篇“丐帮连锁上市之路-沙县小吃的秘密续集”，前半段，有很多杭州城熟悉的道路和场景，作者讲的煞有介事，仿佛真的有一个令人吃惊的真实秘密，后半段，才知道这是一个杜撰。这种将网络热帖、现实生活场景、企业上市等糅合起来的手法，又充分体现了作者的经管与文学结合的特点。
　　这本书中，你看不到全球化、国际化、世界500强等时髦字眼，只有中国本土化的延伸，被作者反复称为本地化，可以说是该书作者的情结。扎根企业，内部咨询，家门口的管理，卷入心理学等，使本书充满了强烈的本土管理色彩。
　　这让我突然想到鱼的生活：沉下去，浮上来。我仿佛看到了作者鱼一样的工作和生活状态：沉了很久，冒上来吐了一串泡泡。这泡泡中，有不少值得我们借鉴的东西。

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报道：张明辉新书上架座谈会在杭举行
文/沈敏跃
来源：《财智圈》杂志2013年1期

    2012年12月22日下午，“张明辉新书上架座谈会暨《人力资源总监绩效管理笔记》读书沙龙”在浙江千里马人力资源开发有限公司会议室举行。参加会议的有企业家、公司高管、HRD、大学教授等约50人。
会议由千里马公司董事长洪文祥先生主持。杭州新霖投资管理有限公司董事长王宇波先生致辞。张明辉作了“本地化绩效管理讲座-分类考核的方法与案例”的主题演讲，并分享了研发项目延误率如何解决的真实案例。
    与会嘉宾对新书表达的演义观、系统观、内部咨询、6个子系统、种玉米理论、郎中模型、家门口的管理、扎根企业等，均表示令人耳目一新，同时，也认为案例十分鲜活，切合浙江民营企业的现状和推进需要变通的条件，是对本土化管理的进一步深化。

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首次重印消息，《人力资源总监绩效管理笔记》上架前6月销售曲线不错，出版社正在加班加点重印中。