【高效流程与管理制度】迪特尼公司员工沟通制度

华恒智信咨询

【关键词】沟通制度 外资企业 迪特尼
迪特尼•包威斯公司，是一家拥有12000余名员工的大公司，它早在20年前就认识到员工意见沟通的重要性，并且不断地加以实践。现在，公司的员工意见沟通系统已经相当成熟和完善。特别是在80年代，面临全球的经济不景气，这一系统对提高公司劳动生产率发挥了巨大的作用。
公司的"员工意见沟通"系统是建立在这样一个基本原则之上的:个人或机构一旦购买了迪特尼公司的股票，他就有权知道公司的完整财务资料，并得到有关资料的定期报告。
本公司的员工，也有权知道并得到这些财务资料，和一些更详尽的管理资料。迪特尼公司的员工意见沟通系统主要分为两个部分:一是每月举行的员工协调会议，二是每年举办的主管汇报和员工大会。
　　(一)员工协调会议
　　早在20年前，迪特尼•包威斯公司就开始试行员工协调会议，员工协调会议是每月举行一次的公开讨论会。在会议中，管理人员和员工共聚一堂，商讨一些彼此关心的问题。无论在公司的总部、各部门、各基层组织都举行协调会议。这看起来有些像法院结构，从地方到中央，逐层反映上去，公司总部的协调会议是标准的双向意见沟通系统。
　　在开会之前，员工可事先将建议或怨言反映给参加会议的员工代表，代表们将在协调会议上把意见转让给管理部门，管理部门也可以利用这个机会，同时将公司政策和计划讲解给代表们听，相互之间进行广泛的讨论。
　　在员工协调会议上都讨论些什么呢?这里摘录一些资料，可以看出大致情形。
　　问:公司新设置的自动餐厅的四周墙上一片空白，很不美观，可不可以搞一些装饰?答:公司在做预算，准备布置这片空白。
　　问:管理部门已拟工作8年后才有3个星期的休假，管理部门能否放宽规定，将限期改为5年?
　　答:公司的在这方面作了很大的努力，诸如团体保险、员工保险、退休金福利计划、增产奖励计划、意见奖励计划和休假计划等。我们将继续秉承以往精神，考虑这一问题，并呈报上级，如果批准了，将在整个公司实行。
　　问:可否对刚病愈的员工行个方便，使他们在复原期内，担任一些较轻松的工作。
　　答:根据公司医生的建议，给予个别对待，只要这些员工经医生证明，每周工作不得超30个小时，但最后的决定权在医生。
　　问:公司有时要求员工星期六加班，是不是强迫性的?如果某位员工不愿意在星期六加班，公司是否会算他旷工?答:除非重新规定员工工作时间。否则，星期六加班是属于自愿的。在销售高峰期，如果大家都愿加班，而少数不愿加班，应仔细了解其原因，并尽力加以解决。
　　要将迪特尼12000多名职工的意见充分沟通，就必须将协调会议分成若干层次。实际上，公司内共有90多个这类组织。如果有问题在基层协调会议上不能解决，将逐级反映上去，直到有满意的答复为止。事关公司的总政策，那一定要在首席代表会议上才能决定。总部高级管理人员认为意见可行，就立即采取行动，认为意见不可行，也得把不可行的理由向大家解释。员工协调会议的开会时间没有硬性规定，一般都是一周前在布告牌上通知。为保证员工意见能迅速逐级反映上去，基层员工协调会议应先开。
　　同时，迪特尼公司也鼓励员工参与另一种形式的意见沟通。公司在四处安装了许多意见箱，员工可以随时将自己的问题或意见投到意见箱里。
　　为配合这一计划实行，公司还特别制定了一些奖励规定，凡是员工意见经采纳后，产生了显著效果的，公司将给予优厚的奖励。令人欣慰的是，公司从这些意见箱里获得了许多宝贵的建议。
　　如果员工对这种间接的意见沟通方式不满意，还可以用更直接的方式来面对面和管理人员交换意见。
　　(二)主管汇报
　　对员工来说，迪特尼公司主管汇报、员工大会的性质，和每年的股东财务报告、股东大会相类似。公司员工每人可以接到一份详细的公司年终报告。
　　这份主管汇报有20多页，包括公司发展情况、财务报表分析、员工福利改善、公司面临的挑战以及对协调会议所提出的主要问题的解答等。公司各部门接到主管汇报后，就开始召开员工大会。
　　(三)员工大会
　　员工大会都是利用上班时间召开的，每次人数不超过250人，时间大约3小时，大多在规模比较大的部门里召开，由总公司委派代表主持会议，各部门负责人参加。会议先由主席报告公司的财务状况和员工的薪金、福利、分红等与员工有切身关系的问题，然后便开始问答式的讨论。
　　这里有关个人问题是禁止提出的。员工大会不同于员工协调会议，提出来的问题一定要具有一般性、客观性，只要不是个人问题，总公司代表一律尽可能予以迅速解答。员工大会比较欢迎预先提出问题的这种方式，因为这样可以事先充分准备，不过大会也接受临时性的提议。
　　下列列举一些讨论的资料:
　　问:本公司高级管理人员的收入太少了，公司是否准备采取措施加以调整?答:选择比较对象很重要。如果选错了参考对象，就无法作出客观评价，与同行业比较起来，本公司高层管理人员的薪金和红利等收入并不少。
　　问:本公司在目前经济不景气时，有无解雇员工的计划?答:在可预见的未来，公司并无这种计划。
　　问:现在将公司员工的退休基金投资在债务上是否太危险了?答:近来债券一直是一种很好的投资，虽然现在比较不景气，但是立即将这些债券脱手，将会造成很大损失，为了这些投资，公司专门委托了几位财务专家处理，他们的意见是值得我们考虑的。
　　迪特尼公司每年在总部要先后举行10余次的员工大会，在各部门要举行100多次员工大会。那么，迪特尼公司员工意见沟通系统的效果究竟如何呢?在80年代全球经济衰退中，迪特尼公司的生产率每年平均以10%以上的速度递增。公司员工的缺勤率低于3%，流动率低于12%，在同行业最低。
　　许多公司经常向迪特尼公司要一些有关意见沟通系统的资料，以作参考。
人力资源专家华恒智信点评：
大企业的信息传递和沟通效果往往比不上相对较小的企业。建立什么制度才能够确保组织的信息传递效果？迪特尼公司的"员工意见沟通"系统给了我们如下的启示：
首先，尊重员工的知情权。迪特尼•包威斯公司认为：个人或机构一旦购买了迪特尼公司的股票，他就有权知道公司的完整财务资料，并得到有关资料的定期报告。这个原则体现了公司对员工知情权的尊重，把员工当成企业的一份子，加深了员工对企业的归属感，员工的意见和建议可以得到尊重和反馈，好的意见甚至可以得到奖励，也激励了员工努力通过沟通让公司运营得更好。
第二，沟通形式还可以更多样，学会运用非正式的方式。迪特尼的案例提到的沟通制度都比较正式，也有通过意见箱形式来表现的。其实，采用会议形式的沟通一方面耗时耗力，对于可以参与的人员也不是全体员工，在时间和空间上也有一定的限制，另一方面，氛围正式也可能让一些员工不敢提出自己的观点和看法。学会运用非正式的沟通方式：电子邮件，BBS，员工业余活动等形式也是企业沟通的一种好方法。