行政接待管理规定

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行政接待管理规定

1.
目的和范围

为维护公司正常的行政办公/生产秩序，控制行政接待成本，树立公司良好形象，更好地处理公司与其他方面的往来关系，促使行政接待工作制度化、规范化，特制定本文件。本文件适用于全公司

2.  职责2.1行政公关部

负责公司各类行政接待管理工作。

3. 术语

无。

4.

工作指示

4.1 办公电话

4.1.1 行政公关部每月统计各部门办公电话费用。

4.1.2 各部门办公电话费用由各自部门费用承担，财务部按照年度预算控制部门费用。

4.2 邮政业务

4.2.1
各部门因业务需要办理邮政快递的写《申请表》经部门负责人批准后交行政公关部，列入部门费用

4.2.2行政公关部协助处理其邮政业务，并每月统计各部门邮政费用。

4.3 办公用品

4.3.1 各部门办公用品除IT耗材，列入部门费用

4.3.2行政公关部每月按照各部门申报需求采购办公用品。

4.4 客户接待

4.4.1
接待原则

4.4.1.1实行归口接待，统一管理；

4.4.1.2突出公司品牌特色，注重质量和效率；

4.4.1.3文明礼貌、热情周到、厉行节约、确保安全。

4.4.2接待规格

为合理利用公司资源，行政公关部将本着从俭，讲究实效的原则，根据公司领导方面的指示或与公司往来关系、影响等确定接待的规格。

（1）接待规格共分A级、B级、C级、D级四类：

A级接待：对公司有重要影响或与公司有重大关系的重要的接待，如政府官员、社会名流以及国内外各大企业负责人。

B级接待：与公司有密切关系的来访人员或组织C级接待：普通一级的接待，主要是一般客户或业务有关人员来公司参观。

D级接待：主要是指一些临时性的接待，因业务需要临时决定来公司参观。

（2）接待陪同

A 级——公司总裁及所有副总

B 级——主管副总及相关业务部门领导

C 级——相关业务领导

D 级——业务部门人员或接待员

4.4.3
接待管理

4.4.3.1预约

a)
为维护公司正常的办公秩序，防止泄露公司机密，严禁公司内部人员未与公司接待部门联系自带外来人员随便进入办公区参观。

b)
行政公关部将根据参观需要负责做好会议室、车辆、食宿、订票等安排工作，所涉及部门予以支持。

c)
预约的时间视其重要性及接待形式而定，对于重要来宾或须以正规形式接待的参观，d)请于三个工作日或以上时间预约；一般的参观提前一至二个工作日预约；临时性的参观应及时通知。

4.5 会务安排

4.5.1
会议接待

4.5.1.1公司内召开会议

a)
业务部门向行政公关部提出召开会议需求计划，内容包含会议主题、人员数（来访人员数）、会议时间及准备投影仪、电脑等，行政公关部安排会议室告知需求部门。

b)
业务部门得到行政公关部会议室安排通知后，下发会议通知至相关部门。

c)
若开会地点在工厂，则由业务部门向工厂行政人事部提出会议需求计划。

d)
若临时取消会议，应及时通知行政公关部/行政人事部。

4.5.1.2 公司外召开会议

1) 会议预算包括:会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，不可预见费等。

2) 会议通知

会议通知包括:目的、时间、地点、议程、主持人、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图。

3) 会议纪要

会议结束之后的2个工作日之内，会议组织部门应该撰写出会议纪要并发给相关人员；

4) 会议要求

a)
根据会议要求，确定是否需要保密。

b)
汇报材料制成PPT汇报文件

c)
与会人员应按时参会，特殊情况需请假。

5) 费用报销

在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。