[转帖]如何避免多工­­——让工作更理性，更轻松

moonzen

资料来源：冠军研发中心
 

你手上同时在执行两个项目，这时老板又布置了两样新任务给你；就在你接电话的当儿，又收到了三封新邮件。你总是设法尽量准时下班，才能够在回家的路上顺道去买点晚餐需要的食材。你的黑莓手机和小灵通就快没有电了。你的同事还叫住你，向你询问一些信息，这时你的Google阅读器已经累积了100多条未读信息！

你就像是马戏团的魔术师，必须以迅雷不及掩耳之势把所有任务通通完成！

恭喜你，现在的你已经成为了一个名副其实的多工工作者！

在这个即时信息盛行的时代，我们被过载的信息量和有限的时间夹攻着。这也是GTD系统这么受欢迎的原因之一，GTD系统的目的是帮助你快速下决定，同时帮助你把所有事情安排得井井有条。但是即便你正使用着GTD系统，有时候还是会被某些任务搞得焦头烂额，致使这个系统瓦解。

最近，Life Hack刊登了一篇好文章  ——如何处理多工。该文章解释了多工的本质特性，以及如何“专一”地处理繁多的工作。

这篇文章叫做如何避免多工  ——精神健康，从简工作的指南。

要避免多工的理由很多：
  

1。多工会降低效率。因为从一项任务转到另一项任务，然后再转回来原    先的任务，需要一个缓冲时间来适应这种转变。

2。多工会将事情搞得更加复杂，这样，就容易产生更多压力和错误。

3。多工会让人急躁不安。在这个纷杂的世界里，我们必须学会从容不迫，打造让自己感觉平静、祥和、满足的心灵绿洲。

如何避免多工：
  

1。首先，根据自己的实际情况，把要完成的事情分类列在清单上，例如，打电话，用计算机，公事，私事，待定的事等等。

2。设定一个收集工具（例如一本笔记本或万用手册），用来即时记录一些要完成的事情。

3。设定一个实体信箱和电子信箱（邮箱越少越好），这样就可以把所有待处理的事情都集中在一块。（实体信箱存放纸质文件，电子信箱存放电子版文件）

4。运用划分时间段的方法来安排你的时间，并且要在每段时间之间预留一些空白时间给突如其来的紧急事件。你可以以一小时为一个时间段，也可以以半小时，这取决于你的工作内容。或者试试这样的分法：以40分钟为一个时间段，中间间隔时间为20分钟，用来处理其他杂七杂八的事项。

5。早上第一件事，必须选择最重要的任务来处理。在这个任务没有完成前，千万别去做其他的事。完成后，休息一下，然后继续下一件重要的任务。如果你能够在早上就完成2-3项重要任务，那么这一天剩下的时间你便可以轻松度过。

6。当你在一个时间段里工作时，必须屏蔽所有的干扰。关掉邮箱，关掉手机。在可能的情况下，最好关掉网页。尽量不接电话，就只管极度专注在正在进行的工作上，设法不受外界干扰，专心把任务完成。

7。如果你一心想着要查看邮箱，或者转去做其他任务，请你一定要克制住。做个深呼吸，让自己重新保持专注，回到手上的任务中来。

8。如果你在工作中又有新任务进来，把它们先放入你的工作计划区里，或者做个标记在你的收集系统。然后接着继续手上的任务。

9。当你完成手边的任务后，要时不时地查看你的标记和收集工具，把新任务列进待完成的任务名单里，如果必要的话，还得重新安排时间表。你的邮箱和其他收集工具也要定期、或着利用已经定好的间隔时间查看。

10。有时候会碰到一些紧急的突发事件，你必须立刻放下手中的工作去处理它。在这种情况下，你必须设法在当下任务中断的地方做个记号，（如果时间允许，最好写在小纸条上），然后把这个任务相关的所有文件和标注纸条都放进文件夹，（可以是“行动”文件夹，或者是“项目”文件夹）然后把它先放在一边。接着，当你处理完紧急事件后，只需要抽出文件夹，根据你的标记或小纸条，便可轻松地找到中断的地方，让工作得以更顺利进行。

11。时不时地做个深呼吸，舒展筋骨，休息一下。好好享受生活。走出户外，吸取大自然的精华。让自己时刻保持清醒的头脑，让工作更轻松。

参考电子文献
How NOT to Multitask - Work Simpler and Saner [OL].
http://zenhabits.net/2007/02/how-not-to-multitask-work-simpler-and/

资料来源：冠军网