有一次在我“高效冠军”培训介绍完“收纳管理”的电子文档收纳技巧之后，一位学员杨文杰先生（图中拿麦克风者，广州市高格广告公司的副总）和我们分享了他的一个经历（惨痛教训吧）：杨总他说因为是做广告的，所以每天产生大量的文件，而且每天花费更多的时间寻找文件，他们时常会请模特来拍一些广告的照片，之后就存档在电脑，而拍摄的许多照片是无法再复制的，因为不同的场景和人员的努力。突然一个图片找不到的时候，已经不光是烦恼了，而是很痛苦的！（我们应该都有类似的经验）有时候找不到像是世界末日一样……
想直接看这段视频的，可以到YouTube这里，或是优酷网这里看。
所以当我介绍给他电子文档的收纳技巧，他觉得帮助很大。能够用实用的方法帮到人，真好！
像我们这样的“知识型工作者”（knowledege worker，也就是用脑力而非劳力来工作的人），绝大多数都离不开需要用到电脑作为主要的工具之一。
电子文件类的收纳管理，最重要的是：
- 文档命名的重要性：要有意义的文档名称，使用自己的第一个想法、称呼方法。
- 文件夹的合理逻辑性：这个是“收纳管理”的技巧
- 快速搜寻到的工具：下面介绍。
找不到、或是每天要花好多时间寻找存放的文档和电子邮件，是工作效率的一个大“黑洞”！如果每次都能够快速找到所需的文档、邮件，一天可以节省至少好几十分钟，一年下来时间（更是金钱）的节省是相当可观的！
幸好这个问题很多人都遇到，促使微软和Google都提出了搜寻的好工具，我在换了新的笔记本电脑和新的Windows Vista系统，自然就使用微软已经内建在Vista的“Windows桌面搜寻（Windows Desktop Search，或是WDS）”。如果是Windows XP系统也不用担心，还是可以去下载一个XP版本的来安装，只要在网上搜寻一下“Windows桌面搜寻”就可以找到好几个地方可以下载。
“Windows桌面搜寻”可以协助搜寻和立即开启或是处理任何类型的文档和电子邮件，而且速度超快，你可以试试看，在打字的过程当中就已经开始显示搜寻出的文档了，挺神奇的。对于搜寻电子邮件更是好用，因为要比Outlook上面的搜寻功能快很多。
“Windows桌面搜寻”之所以这么厉害，是因为它的“智慧型索引功能”——它会在你电脑闲置的时候进行档案索引的建置与更新，避免影响你的正常电脑工作。
以Vista为例，只需要打开任何的WIndows资源管理器，在视窗的右上方就可以看到一个“搜寻”的框，只要在框里面输入要查找的关键词即可。
小技巧：（见下图）打开横条工具栏的“索引工具”的“索引窗格”，就可以看到多出一个横条可以选“所有”、“电子邮件”、“文档”、“图片”、“音乐”和其他的类型，点选你要搜寻的文档类型，可以缩小搜寻的范围，很方便，而且真是快！
这个技巧是否可以也帮到你每天节省一些时间呢？
你是否也有这方面的高效心得可以和我分享的？
本文源自“高效冠军 尹志豪”的博客
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