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在IT环境下，企业要实施财务信息化建设，需要引进一套先进的ERP软件，这在很大程度上会导致企业财务业务处理流程的改进和重组，企业的财务工作将进入一个全新的阶段。但是，企业作为一个持续经营的主体，其在制定包括财务管理决策在内的一系列企业决策时，需要企业以往财务数据支持。这也是企业财务管理工作的职能所在，即提供准确的财务数据，帮助会计信息使用者做出各项财务管理决策。因此，我们不难看出，保证财务数据的连贯性和准确性对于企业财务管理工作的重要性。
大多数企业在实施财务信息化进程中，把工作的重心放在ERP软件选型和对企业未来财务工作的规划上。当然，这些对于企业最终能否快速、高效地实施财务信息化起着至关重要的作用。但是，企业往往却忽略了原始财务数据转移的重要性。未来是建立在过去的基础之上的，对于持续经营的企业来讲，财务数据的连贯性显得尤为重要。不难理解会计中的三张报表，即资产负债表、利润表和现金流量表作为主要的会计报告信息对于企业制定各项决策的重要性。企业的高级管理人员，通过比较不同会计期间的报表，可以发现在上个会计期间中，企业的经营成果如何，现金流量如何，对企业过去经营决策的评价直接影响企业是否可以制定更为合理和有效的财务管理政策，吸引投资人投入资金，从而加快企业经营实力，提升企业整体价值。当然，企业的财务数据是繁杂的，如果企业盲目地准备各项财务数据，必然会加大财务人员的工作量，导致资源的浪费。所以，企业在准备财务数据之前，一定要先了解ERP软件的工作原理、方法、业务流程，知道ERP软件的运行需要哪些财务数据的支持，只有这样才能保证数据准备工作有的放矢，高效实用。
大多数企业把数据准备工作划分为数据收集、整理、录入三个阶段。这样有步骤地开展数据准备工作便于企业加强数据管理和及时发现数据准备中可能出现的问题。
(一)数据收集阶段．在数据收集阶段，企业主要应该完成基础数据的收集工作。企业在这里应该准备的主要是一些企业日常财务业务中所需要的静态数据和动态数据。静态数据是指一些企业财务的基础信息，它们不是伴随着经营业务的发生而生成的，与企业的日常生产经营活动关联松散。如，企业会计科目的设置、各部门的基础信息等。它们的存在虽然与企业经营业务没有直接的联系，但是它们却是ERP软件所需各项财务数据的载体，完善而合理的静态数据录入是关系ERP软件日后能否提供决策支持、简化财务工作流程的关键。与静态数据相对应，企业的财务工作所需的动态数据是一些由于企业日常生产经营活动所产生的数据。企业的供应商和客户的资料、产品的定价、销售记录等都属于企业的动态数据，这里我们准备的主要是一些作为企业实施财务信息化的期初数据，以保证企业财务数据的连贯性。数据的收集工作是企业准备财务数据的第一步，企业能否保证数据收集工作的及时、完整、准确是直接决定企业未来财务信息化进程的关键步骤。在这个阶段，企业员工的工作量很大，因此作为企业高级管理人员，必须明确企业财务信息化建设，是一项涉及企业整体运营的大工程，不能仅靠财务部门来完成。企业的高层人员应该全力支持财务部门，同时做好企业各部门之间的协调，合理分工，为财务部门搜集各项数据扫清障碍，保证财务
信息化工作的高优先级。这样才能为财务信息化工作的施行把好关、铺好路。
(二)数据整理阶段．在数据整理阶段，企业主要完成数据的分析整理工作。
企业在收集了相关的财务数据后，就要开展财务数据的分析整理工作了。在多数企业中，都存在着这样一种现象，由于企业各部门之间的相对独立性，导致了企业大量财务数据的冗余。例如，一个大型的生产制造企业，其产成品的完成，需要经过多步骤的加工制造过程，中间过程中的半成品会经过多个车间和部门的生产，由于各个车间有其自身的核算机制，导致同一件产品反映在不同车间的财务数据中有不同的名称。在企业原有的财务业务流程中，由于产成品的成本核算是需要财务人员切身参与的，由于财务人员了解企业各车间之间的科目设置，可以避免在计算产成品成本时，出现错误。
ERP软件的许多业务处理流程是自动完成的。帮助简化财务人员的业务流程，也是企业引入ERP软件的目的之一。但是，ERP软件各业务流程之间的顺利进行，是建立在统一的科目编码基础之上的。如果同一件产品在不同的生产阶段被分别计入不同的科目，那么ERP软件在最终核算产成品生产成本的时候就会把它们当作两件不同的产品来核算，这就违反了企业引入ERP软件的初衷。因此，如何对收集到的财务数据进行分析加工，也显得非常重要。建议企业在这个阶段，可以寻求软件开发商专业咨询人员的帮助。由于这些咨询人员，参与过许多不同类型企业的财务信息化建设，他们一方面是财务软件方面的专家，熟悉软件的操作和需要，另一方面了解如何结合企业特点，重新规划财务数据，只有财务数据规范了，才能保证企业日后在实施财务信息化的过程中提供的财务信息的准确性和相关性。
(三)数据录入阶段．经过上面两个步骤的准备，可以说，企业已经完成了准备数据阶段的大部分工作。在这个阶段，企业容易放松警惕，认为大功告成。其实不然，如果我们在将整理好的数据录入财务信息系统的过程中出现错误，就会导致前面两个阶段的工作付诸流水。ERP软件的
强大数据处理功能是建立在准确的财务数据基础之上的。因此，保证将整理好的财务数据准确无误地导入财务信息系统是非常重要的。
目前，企业在新旧财务信息系统转换的过程中，主要采取的数据录入方式有手工录入、通过ERP软件接口直接录入和借助专用数据工具录入。
1、手工录入．手工录入是一种最直接的录入方式，也是我国在引入财务信息化管理理念初期采取的主要方式。手工录入是指财务信息系统所需要的全部期初财务数据均由ERP软件的操作人员手工录入。这种录入方式的优点在于：财务人员参与数据录入工作的全过程，保障在数据
录入过程中可以及时发现录入的错误并更正，避免日后再发现错误会导致企业财务信息系统的中断运行，降低企业实施财务信息化的风险。
这种录入方式的操作模式决定了它有其不可避免的缺陷。其中，对企业财务人员影响最大的因素，就是手工录入将在很大程度上加大了财务人员的工作量。从事过财务工作的人员都知道，企业的财务数据是很繁杂的，如果所有的财务数据都由财务人员逐一输入，不仅会大大延长
ERP软件准备阶段的周期，同时也很难保证财务人员在输入财务数据的时候，不发生任何失误。因此，现在这种方式已经逐步为后面的两种方式所取代。
2、通过ERP软件接口直接录入．ERP软件经过多年的发展，随着一套逐步完善的财务数据标准的制定和施行，使得企业各项财务相关软件之间的兼容性得到很大程度的改善。另外，随着ERP软件技术的日趋成熟，企业在财务信息系统选型阶段不难在市场上，找到一款可以提供与企
业现有财务软件提供良好接口功能的财务信息系统。这样，企业就可以通过ERP软件提供的接口服务直接完成新旧系统之间财务数据的转化。
这种转换方式的优势在于：企业新旧系统的财务数据转化由ERP软件自动完成，不仅可以节约企业财务数据转移的时间，同时也可以保证数据转移的准确性。与此同时，这种转换方式对上面的数据收集和整理阶段均提出了较高的要求。这是因为计算机完成财务数据的转移过程是一个相对机械的问题。企业为其提供什么样的财务数据，它就将什么样的财务数据导入新的ERP软件，同第一种方式相比，在数据导入阶段的再次核对工作被省略了。即使财务人员提供的财务数据是有偏差的，计算机也不会自动地将错误更正过来，它只会“将错就错”。由此我们可
以看出，在数据收集和整理阶段如果稍有闪失，都可能导致企业臼后财务信息系统的瘫痪，给企业造成不可估量的损失。
3、借助专用数据导入工具录入。一些大型的企业财务信息系统软件如SAP、O-racle都兼容专用数据导入工具的支持。
目前常用的导入工具是Dataload，它通过程序界面，直接将财务数据导入财务信息系统。Dataload引入一个中间载体Form，首先它将财务数据导入Form，再经由Form 将财务数据导入企业的财务信息系统中。这种录入方式的优点在于综合考虑和上述两种方式的优缺点，在将数据录入Form的阶段模拟手工方式运行，便于及时发现错误，保障系统安全。另外，它又自动将财务数据从Form导入财务信息系统，避免了财务数据在输入中可能人为出现的错误。而且录入速度要明显优于手工录入方式。这种录入方式的缺点在于：同利用软件接口直接录入财务数据的方式相比，仍然需要经过一段时间的运行。而且，专用数据导入工具的运行需要计算机硬件的支持，可能会在短期内加大企业员工的工作负担。从上面的分析中我们发现，无论什么类型的企业，都应该结合自身特点，制定合理的数据转移方案，把财务数据的转移看作企业财务信息化建设过程中一个重要环节，给予充分的关注。 该贴来自群组：ERP | 
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