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软件资产管理(Software Asset Management)，在国际上流行的一种清晰明确和可执行的管理计划，是一种科学的管理方法，是一系列帮助企业充分利用软件政策和程序的总和。 软件资产管理是一个有机的体系，倡导以完善的管理模式和适当的技术支持体系，将软件作为企业的资产加以统筹管理，其目的是将企业所拥有的软件纳入企业资产的正常管理程序，以便掌握企业IT建设的投资状况，它包括：计划、采购、分发、安装、变动、升级、维护到报废、删除等软件资产使用的整个生命周期。经过一系列有效的管理措施，配合系统管理的使用，就可以合理控制软件购置的支出，籍以提升软件资产的利用率与整体效益，并确保软件使用的合法性。 误区一：零星采购无折扣 典型场景：某公司每年都要上线一些项目，每个项目预算都包括硬件、软件、实施、服务等部分。CIO通过招投标方式，为每个项目的软件争取到了最低的折扣。 误区分析：在这样一单一单的谈判模式下，CIO能为采购大单争取到折扣。而对于平时零星购买的软件，由于采购量比较少，CIO不得不为之支付较高的价格。 CIO对策：对于有一定规模的企业来说，CIO应加强软件购买的计划性，与软件厂商签订长期的框架协议，让平时零星采购的软件也能获得折扣。 量大从优，几乎是所有商家和顾客都认可的策略，如何用好这个策略却不是那么容易。一位大型集团企业的CIO说：“我也很清楚，与软件厂商签订框架协议，如果承诺一定的采购量，可以获得更低的价格。但是，我的采购预算都是逐年按项目做出的，我不清楚明后两年的采购量有多大。与软件供应商的框架协议与我们的采购模式不一样，我不想用这种框架协议限制自己。” 对此，品信唯尔（北京）商业有限公司（简称品信唯尔）总经理任凯时表示，如果实施了软件资产管理，CIO一般就不会这么说了。CIO之所以要把软件采购包括在项目中，而不是把多个项目甚至整个集团的软件采购都囊括到一起，其内在原因在于没有进行软件资产管理而导致软件使用无计划，所以只能一个个项目地采购软件。计划与采购是软件资产管理的关键一环，它可以让CIO获得因长期有计划的软件采购而带来的优惠价格。 在软件许可贸易和软件资产管理方面，品信唯尔积累了比较丰富的经验，它在全球23个国家设有分公司，为全球约8.5万家企业客户提供服务，业务量达到74亿元（约7亿欧元）。任凯时表示，在欧洲这个软件采购比较成熟的市场中，量大从优的规则被发挥到了极致。CIO不仅会把项目涉及到的软件采购集中到一起，还会把有独立财务的部门或子公司的软件采购集中在一起，同时会签订长期采购的框架协议，让平时的零星采购也获得比较优惠的折扣。软件资产管理使CIO能够洞悉企业未来的软件需求，CIO能够准确决定哪些软件是需要的以及什么时候需要。 误区二：安装等于使用 典型场景：PDF文件格式的优点是其尺寸较小、阅读方便，非常适合在技术文档的传播和使用。很多公司的CIO因此买了Adobe公司的Acrobat企业版。但在实际中，很多员工只使用了其中Reader，而它是免费就可以下载的软件。 误区分析：安装上了不等于实际使用了。CIO可能在所有PC上安装了成套软件，某些岗位可能根本不会使用其中的一些软件。 CIO对策：盘存软件资产，检查软件的使用率，对那些使用率低或根本没有使用的软件进行适当的整合。 如同其他资产一样，软件资产管理经常存在的一种情况是，软件购买后没有实际的软件需求。安装后没有使用的软件是对资金的错误分配，删除或者是重置那些未被使用的软件可以节约成本。CIO在考虑电脑配置时，很难考虑到每一个岗位对软件的实际需求，很可能为一些岗位的电脑配置了不需要的软件。 企业的办公电脑里可能存在没有被使用或使用率极低的软件。在企业的服务器上，一些因某个目的而购买的昂贵的软件可能被用过几次后，就再也没有使用了。企业不需要购买所有最新的软件和可用的补丁。如果没有检查软件使用率，CIO很难发现那些对企业价值不大的软件，结果浪费了企业的资金。 任凯时介绍，盘存软件资产在任何软件资产管理计划中都是需要完成的工作。规模较小的公司可以采用手动盘存的办法，规模较大的公司可能需要自动盘存工具的帮助。 拥有大量PC机和服务器的企业可能需要能够自动进行软件盘存的工具。大多数软件资产管理工具都能够自动地进行软件盘存的工作，还能自动生成不同格式的软件盘存报告，CIO可以由此了解到企业内所有已安装软件的相关信息。 就如同仓库里堆放了不少没被使用的电脑一样，有些软件可能连安装都没有安装。对此，CIO应该对比授权数和安装的软件数，如果发现前者多于后者，就说明软件资产存在着浪费现象。这种情况的好处是CIO可以将这部分多余的软件授权应用到别的地方，应用到不同部门的不同机器上。将多余授权的软件安装到其它PC机上，直到授权数与安装的软件数相等为止。 误区三：软件随项目结束 典型场景：某公司是国际型承包商，是一个典型的项目型企业，公司同时在建项目多达几十个，每个项目都独立核算。但每个项目无论工期长短，都需要一些软件，如项目管理软件，每个用户节点就几万元，整套软件下来多达几十万元。 误区分析：每个项目都根据需要，根据项目的预算，独立购买软件，用过一次就结束了。 CIO对策：要对软件资产有明确的数据，充分掌握电脑里的软件部署和许可情况。像一些通用的设备和工具，可以在一个项目使用后，下一个项目接着使用。
如果CIO对软件没有集中管理，购置也没有统一规划，而是由各项目自行购买，使用中出现问题，也是由各项目自行与供应商联系。这种模式下，当项目结束时，软件也就流失了。 对此，CIO应将软件集中到信息技术部统一管理，或是参与到软件的采购审批、验收、使用培训、技术支持、软件内部再分配等各个环节。公司所属各单位根据业务需求在年度预算制定时，就将欲采购软件申请提交到信息技术部，信息技术部根据公司整体信息规划决定是否批准这些预算，对于不同项目提出的相同软件需求，还可以全盘考虑，统一采购，进而降低成本。 项目独立核算与软件资产集中管理并不矛盾。当软件购置后，由信息技术部负责保存原件，并登记造册，对于无法复制、原件必须由最终用户保存的，要求使用单位指定专人保管，并在信息技术部备案。对于软件的许可证，信息技术部集中做备份，等具体项目结束时，原项目的相关设备上删除软件后，信息技术部收回软件产权。根据实际情况进行企业内部再分配，避免了软件随项目结束或其他人为原因而流失的现象。同时，在软件使用过程中，信息技术部作为IT技术部门，都会结合软件和IT实际给使用单位提出具体的技术性建议。 任凯时认为，软件资产管理涉及到软件的整个生命周期，涉及到各种软件名目繁多的授权许可。CIO需要借助软件资产管理的工具，建立一个集中式的数据库，生成包含硬件、软件和用户信息的报告。此外，借助软件资产管理工具，IT支持人员才会对所有员工使用的系统有一个全面的了解，这将使他们能够提供更优质和快捷的服务。软件资产管理使企业能专注于业务运行，而无需考虑由于缺乏补丁和更新带来的诸如无支持的程序、病毒和安全等问题。
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