栖息谷-管理人的网上家园

标题: 转发一位同事发给我的邮件：行政工作是什么？分析得十分到位 [打印本页]

作者: wxfxhwbs 时间: 2006-8-9 10:09
标题: 转发一位同事发给我的邮件：行政工作是什么？分析得十分到位
我也是做行政出身，大学学的就是秘书档案管理，毕业后又在一家大型中港合资公司从事了两年多的总办秘书的职务，后又在一家中央直属国营贸易公司担任办公室主任一年多时间，最后又在一家海口工贸公司担任办公室主任兼销售部经理一年多，之后才不再从事相类似的工作，所以从理论上和实践上，我想我都有一定的发言权。

　　行政工作的特点就在于别人很难知道你都做了什么，人们往往只看中结果，而结果好未必是人们称颂的地方，而结果坏则一定是人们口诛笔伐的目标，所以很多做行政的人员都感觉做这行没有出路，没有业绩，也很难得到别人的认可，同时又很辛苦。

　　但行政部门又是一个公司发展的一个核心部门，是关系到一个公司是否健康运作的关键所在，如果行政工作有很多问题存在，将意味着公司内部矛盾突出，管理混乱，组织不力，执行不到位，员工归属感不强等诸多问题。

　　从我做行政工作的感受出发，这份工作其实也有非常多值得我们研究的地方，也有很多闪光点，关键是我们是否真心的用心去思考，去分析。

　　我的理解，行政工作无外乎两个重点，一是服务，一是监督，其实，仔细分析下来，这两个职能一个服务型，一个是管理型，一个服务性质，一个是管理性质，让管理人员做服务，或是让服务人员做管理，这本身是相互矛盾的，但其实不然，因为行政工作的最终目的是让公司内部保持良性运作，而服务也好，监督也罢，都是为这个达到这个目的而使用的手段和方法，把这个问题看清楚了，行政工作该如何开展就比较清晰明了了。

　　我想起来了微软中国的一个例子，很能说明问题：
　　微软中国的总部在上海，所在的大厦的电梯数量不多，且程序设计不合理（如果有一部电梯到一楼，其他电梯就不会再往一楼开），在上班高峰期，半天等不上电梯是很正常的时候，结果迟到的机率就非常高，如果说行政部门简单执行监督权力的话，微软中国的员工要保证不迟到的唯一方法就是提前半个到一个小时左右的时间上班，但是员工会怎么想，他们会很不满意，他们不满意对工作的影响就可想而知了，微软中国首先想到的是找大厦的物业管理，要求改进电梯的程序，但是因为是内嵌式软件，无法修改，电梯公司也给予了拒绝，于是微软就采用了手动的方式，每天上班前半小时，在微软所在楼层（最高层）每个电梯口都会有一个阿姨，电梯一到，她们就会进去在里面按下一楼的的按钮，这样所有的电梯就会重新返回到一楼，而不再只是一部电梯到一楼，员工们不用再担心搭不上电梯而迟到，同时其他公司的员工也因此而受益。

　　再举个我们自己的例子，总部一到中午，带饭一族就要热饭，但大家都想早点热，早点吃，于是就有问题了，首先是提前下班（这属于行政需要监督的地方），然后是为热饭的先后，还有可能引发矛盾，三是快到下班时间时，大家的心思也很难集中在工作上，都是想着我怎么能早点热上饭，对工作效果不利，我们分析一下这个例子，购买微波炉是服务型工作，严禁大家提前热饭是监督管理型工作，但如果只侧重其中一方面，则问题始终解决不了，只考虑热饭，而不考虑是否准时下班，容易让员工产生对公司制度的不尊重感，如果严格管理，则解决不了带饭一族的午饭问题，这就是矛盾，但从行政工作的目的性出发，我们要的确保公司内部的量性运作，这才是我们的核心，要解决这个问题，就不能单纯的只从一个方面去考虑，这一点，总部管理中心，我认为就做的不错，我总结一下，其实总共就两个举措：
　　一、增加微波炉数量
　　二、专门请人在快下班的时候协助大家热饭
　　我们再分析一下这两个措施的好处：
　　1、减缓了热饭的密度，缩短了整个热饭周期，减少引发矛盾的环境
　　2、员工不必担心热不上饭，确保有热的食物吃
　　给公司带来的好处，自然就是员工安心工作，准时下班，于是，我们的目的达到了。

　　通过这些例子，我想说明的是，我们行政工作的重点是确保公司内部良性运作，员工的工作心情，工作环境，制度执行情况，各项基础建设都是我们需要关心的内容，而处理的方法则可以是多种多样的，但核心是我们不能去制造矛盾与问题，而是积极的去发现公司存在的问题并有效的解决问题，那怕一个月我们解决公司的一个问题，也是好的，积少成多，公司内部运作就会越来越良性，我想这就是我们行政人员的价值所在。

　　我认为做行政工作还要学会宣传，要把自己做出来的成绩表现出来，其实表现的方法主要就是通过发现问题，解决问题的这个过程中来完成，让公司的同事都参与进来，让大家也知道目前有什么问题，行政部门采取了什么措施，并能够看到最后解决的结果，这样大家对我们的工作也就有了认同感，我们的成就感也就来自于此了。

作者: justin2003 时间: 2006-8-9 13:37
写的很有道理

作者: yoyo.ai 时间: 2006-8-10 13:23

非常有道理，我一个朋友的公司也是这样处理的

作者: 21cnlxl 时间: 2006-12-30 21:18
认可，真希望公司行政同事能看看，当然也要老板有这个意识

作者: gospeller 时间: 2007-1-3 13:25

不错，刚好用上

作者: 刘中正 时间: 2007-1-4 07:40

不知请人按电梯的阿姨和热饭的是否是专职聘请的呢?

如果是的话我对这样的措施反对.真要那样服务的话可否由行政部内部协调人员轮流进行服务?

作者: lusuting 时间: 2008-3-26 14:30

写得好

学习中....

作者: 荒村老师 时间: 2008-3-26 15:52
哈哈！偷经验一次...本人自苦闷于行政工作的一天一天又一天中呢

作者: ygy123 时间: 2008-3-26 22:07
有事例，明了直观

作者: shaou81 时间: 2013-1-28 14:17
很有启发，自己做了这么久的行政，总觉的没有成就感，其实很多公司的行政监督运用只在考勤上，而大多数功能都体现为服务，内部大总管。对于行政还有两块我觉的也很重要：1、信息中转站，关于公司的任何内外部信息采集、汇总、提报；2、费用控制，快递、办公用品甚至于饮用水等等，小账不可细算，既要保证开源，节流也非常重要。

作者: jiang295124 时间: 2013-1-29 10:15
四年的行政管理及相关岗位的经验的确写出了很多关键的东西，赞一个先。的确如文中所述，行政工作并不容易，也的确有很多值得研究的地方。

作者: 董四 时间: 2013-1-29 14:34
但行政部门又是一个公司发展的一个核心部门，是关系到一个公司是否健康运作的关键所在，如果行政工作有很多问题存在，将意味着公司内部矛盾突出，管理混乱，组织不力，执行不到位，员工归属感不强等诸多问题.

这是一个总纲，说的很有道理。我亦是做行政的，以服务为目的，以监督为手段，突出管理，综合于管理，既保证员工的满意度，也要遵从公司发展的要求。工作内容方面多是细小的事情，既要善于发现，又要善于总结，及时宣传。

作者: 一笑江南 时间: 2013-1-30 07:40
写得太好了。
有一点想强调一下。在我们企业内部的一个理念就是，你的下一道工序的同事就是你的顾客，我们所做的，就是去改进自己的服务与产品，去把你的顾客服务好。而最终，企业里的每一个环节都服务于企业之外的最终的客户。

作者: longyuye 时间: 2013-1-30 13:56
行政工作比较琐碎，但是现实中是很多行政部门往往是在某一方面做的好，其他不行。

作者: huaizi00 时间: 2013-3-27 11:21

学习了，谢谢了，行政工作很繁杂，但是确实其功能性很强

作者: 我是班组长 时间: 2013-3-27 15:29
学习了，有案例讲的更明白了。谢谢LZ

作者: zhhuman 时间: 2013-3-29 13:42
那是大公司的作法，小公司觉得不可能发生

作者: boku 时间: 2013-3-29 15:05
不错，有借鉴价值。

作者: leaveslyg 时间: 2013-3-30 10:54
写得非常好，值得反思和学习！

作者: 一笑江南 时间: 2013-3-30 11:40
行政工作是为其它部门服务的，是幕后型的。
所以，行政的工作如果做得不好，表现出问题会很快追溯到行政部门。
如果一切良好，那就有可能被解释为其它的生产、业务等部门工作出色。
这是行政的无奈了。
就象一个歌星在台上演出，一个成功的商业演出，除了歌手与乐队的倾情表演之外，还要有灯光、音响、舞台设计，甚至是保安在共同工作。但我们能看到的，基本上也就是歌手与乐队了。

作者: sheep204 时间: 2013-4-3 09:05
微软公司有钱买微波炉，微软公司有钱请人按电梯按钮。能用钱解决的问题算啥问题。要知道很多老板（不管是民营还是国企），买个电扇都要过问。

作者: 深幽缕兰 时间: 2013-7-15 22:18
总结得非常好！学习学习！

作者: zheng0756 时间: 2013-7-18 15:51
不错的分享顶顶

作者: 追赶新天地 时间: 2013-7-18 16:32
总结得非常好，学习了

作者: hzdfwg 时间: 2013-7-19 10:09
对老板来说，员工的心情，工作环境都是不重要的。

作者: jiaabc 时间: 2013-7-19 10:39
秘书档案管理秘书档案管理

作者: jiaabc 时间: 2013-7-19 10:40
书档案管理书档案管理

作者: jiaabc 时间: 2013-7-19 10:41
书档案管理书档案管理书档案管理

作者: jiaabc 时间: 2013-7-19 10:42
书档案管理书档案管理

作者: jiaabc 时间: 2013-7-19 10:43
书档案管理

作者: jiaabc 时间: 2013-7-19 11:24
也是这样处理的

作者: jiaabc 时间: 2013-7-19 11:26
也是这样处理的也是这样处理的也是这样处理的

作者: jiaabc 时间: 2013-7-19 11:31
也是这样处理的

作者: jiaabc 时间: 2013-7-19 11:31
感也就来自于此了。

作者: 然而2013 时间: 2013-7-19 12:15
很有道理，学习了

作者: day520 时间: 2013-7-19 12:33
也非常重要。

作者: day520 时间: 2013-7-19 12:33
也非常重要。也非常重要。

作者: day520 时间: 2013-7-19 12:33
也非常重要。也非常重要。也非常重要。也非常重要。

作者: day520 时间: 2013-7-19 12:33
也非常重要。也非常重要。

也非常重要。

作者: day520 时间: 2013-7-19 12:34
也非常重要。也非常重要。也非常重要。也非常重要。也非常重要。也非常重要。也非常重要。

作者: ftwy 时间: 2013-7-24 10:50
实用性很强，谢谢楼主。

作者: 一笑江南 时间: 2015-1-13 12:26
行政是back office

作者: wx_hz00hrms 时间: 2015-1-13 12:36
行政工作事无巨细，但要真正做好，还需要情商非常高的，所以从行政领域出来的、做的好的一般都不差！

作者: zheng0756 时间: 2015-1-15 09:03
特点就在于别人很难知道你都做了什么，人们往往只看中结果，而结果好未必是人们称颂的地方，而结果坏则一定是人们口诛笔伐的目标，所以很多做行政的人员都感觉做这行没有出路，没有业绩，也很难得到别人的认可，同时又很辛苦。

作者: 杜筱蔓 时间: 2015-1-15 16:06
至少我们公司是不可能这样的，专门出钱请人为员工服务，更多的可能还是制度去管理，然后就是员工的统一战线意识及敬业。

作者: 杜筱蔓 时间: 2015-1-15 16:10

shaou81 发表于 2013-1-28 14:17
很有启发，自己做了这么久的行政，总觉的没有成就感，其实很多公司的行政监督运用只在考勤上，而大多数功能 ...

我很赞同你的观点，同时我也这么认为行政工作不止于考勤、服务，还有行政预算、控制公司内部成本；公司发文、函、通知等（体现企业文化）；和谐且规范的办公环境；公司活动的组织策划。···

欢迎光临栖息谷-管理人的网上家园 (http://bbs.21manager.com.cn/)