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标题: 打造完美的个人管理系统（八）-每日日程 [打印本页]

作者: 朴人 时间: 2011-4-19 08:35
标题: 打造完美的个人管理系统（八）-每日日程

昨天不可挽回，明天还未到来，只有今天最实在。抓住今天，就是抓住未来。

现在，进入最核心的“每日日程”安排了，它关系着我们每一天如何度过以及度过的质量，它是连接现在和未来的纽带，过好每一天的意义重大。

我分别从每日日程原则、内容、做法和步骤三个方面去途述。这一章的内容跟《番茄工作法》有很大关系，建议先读一下这本书。

一、记事原则

1、对今日计划安排中的事件，必须在当天完成；如果不确定时间，可以写进将来也许清单。今日计划实际上是自己对自己的承诺，承诺的事情逐件完成，会增强你的自信心，增加你的控制力。

2、为突发事件留有空间：我们计划的再好，总有一些未经计划的事情挤进我们的日程，很多事情是无法推掉的，并且很紧急。所以，为这些事情留有空间，每日计划不要安排的太满。

3、每天的安排不超过10个番茄：这不是一个确定的数，但对于工作比较忙，只有在8小时之外才有时间学习的人，象这样设计会好一些。能白天干完的最好，白天如果干不完，确保上下班之余可以补救。

4、每天核查三遍，总结纠正：为不使任务偏离轨道，每天需要核查三遍，看一看完成任务的情况，时间一般定在上午10点、下午14点和晚上9点。

5、发挥习惯，记录方便，利用空白，后期整理：顾名思义，利用业已形成的习惯，只要方便记录就行，利用记事本的空白处，随手记下一些东西，空闲时再整理。

二、记事本内容

每日日程的记事本中一般分为两部分，一是今日安排，写下今天要完成的3-5件重要的任务，如果不是整项的任务，可以把几个小任务合并，按GTD的原则时行合并；时间记录，也是事件记录，主要记录在某个时段完成了哪些事。

三、做法和步骤

拿我自己做例子，把一天的安排顺序写下来。

1、时间管理

一天之计在于晨，早上的时间对我来说尤为珍贵。锻炼完身体后，我会在吃饭前着手今天的安排，早上要做的三件事：晨间日记，写一下昨天发生的事件和感悟，按晨间日记的栏目设置去写，写时要注意三个方向，去年的今天、昨天和明天，昨天其实就是前天，看有没有什么变化，一般日记需要15分钟；统计记录，把昨天的时间统计一下，在一个单独的电子表格中，分为时间统计和事件记录，一般需要7分钟左右；今日安排，把今天要做的主要几件事记录在今日日程中，并把需要完成的番茄数标记清楚，一个番茄用一个“□”表示。

安排重要事件的时候要注意几点：一是结合周计划，二是根据重要程度和时间制约性；三是为投资的时间留下空间，不能局限于工作和日常事务；四是记完后空两格再进行后续时间的记录。

前面提过对于小事件的归类，原来的笔记记录时是眉毛胡子一把抓，把任何需要做的事，不管大小都挨个记录在笔记本上，一天的任务会有十几条或几十条，这样做太琐碎，抓不住重点，并且一些事情可以合并的也不好合并，不易观察；现在是利用GTD的原则，把几件小事件合并在一起组成一个大事件，照样给它安排完成时间，比如打电话，外出等等，简单的事情干完后打勾，复杂需要记忆的可以在时间记录里记载。

其它不是必须今天完成的事件不记在日程表中，一般分为两类，将来也许事件和指定日期事件，前一类一般记录在周计划的背面，空闲下来时再去完成；指定日期是指必须那天要完成的，比如考试报名、参加活动等，需在周计划的正面日历项上提前一天标明，以便于准备。

2、时间记录

把规划完成后，就开始当日时间的记录，记录时间时也有几点需注意：大概两三个小时记一次，可结合完成任务的番茄数记录；记录每件事情时不要一件事记录在一行，也可以一行记录几件事，中间留有空档就好；把不同类别的事件用不同的标记分类，比如工作划线，读书划括号等；每完成一个番茄时休息5分钟，并在番茄的“□”内划“*”号表示完成。

在时间记录时，重点说一下番茄工作法的含义，看过本书的人可以理解，它其实就是一种利用倒计时器规划自己时间的方法，做某件事时，规定在某个时段做完，时间到时，倒计时器会提醒，中断，休息，然后再开始。

其实，早在学习GTD的时候就接触过倒计时器了，还有很多网友总结的十二工作法，就是工作十分钟，休息两分钟，而番茄工作法主张工作25分钟，休息5分钟的时间节奏。我认为番茄工作法有几大好处：时间不长也不短，如果按10分钟的话太短了，时间零碎，有可能刚进入状态时间就到了；便于统计时间，加上5分钟的休息时间，一个番茄就是半个小时，时间统计起来非常方便；利用番茄工作法，知道你今天一天干了点啥，记录了时间的消耗状态。我们原先是否有过今天一天不知道干了点什么事就希里胡涂地过完了的情形？如果用番茄工作法加上时间记录就不会再发生这样的事情了；关键是提高效率，一进入倒计时状态，就会使人有种紧迫感，心无杂念，注意力集中，我们无法保证一天都注意力集中，但25分钟的时间还是可以做到的，特别是明确了任务之后，这种效率的提高是不言而喻的。

在《番茄工作法》一书中，作者特意强调一个番茄不可分割，但我却认为没必要，最起码可以分割至半个番茄，因为很多工作计划的不到位，有的差几分钟就可以完成，没必要把十几分钟的时间再耽搁掉。

完成一个番茄后进入休息状态，5分钟也是不长不短的时间，可以利用这段时间充分休息，活动一下，看看外面的风景，做个俯卧撑等都是不错的选择，关键要忘掉刚才的事情，保持头脑的休息状态。

有时候计划一个事情不是特别圆满，就需要增加计划，这样在今日安排中任务的“□”右面画“○”表示，属于计划外的，重新估算一下需要的时间，看是否跟别的任务有冲突，没有的话继续完成。

番茄工作法看似是一个很完美的方案，但我们不得不处理不请自来的“打断”事件，有内部打断，比如走神，或突然想起什么事件，对于这类事件按书中提到的方法处理即可；而对于外部事件，我采取“暂停”的方法进行，因为自己对于外部打断的主动性太差，不可完全由自己掌控，比如，领导和老婆的电话不能不接，外面来人不能不接待，很多都是身不由己的，遇到此种情况，把倒计时钟按暂停键，处理完后再进入计时，这样可以保证完整的番茄时间。

番茄工作法中一个很重要的工具是倒计时器，主要有两种，一种是实物式的，比如机械式和电子式的，都是厨房用的那种，很简单，但声音很吵，如果有自己单独的办公室可以用，如果在一个大的房间里若干人办公，会显得很吵；另外一种是电脑上的倒计时软件，我下载了一款很好用，功能也简单，可以设置时间间隔，时间一到，呯地响一声，跳出个提示框，不会吵到同事，我现在基本上用这一款。

更多的问题是时间记录过程，根据自己的体会，有几个方面需要注意：记录时间要仔细，精确，便于时间统计；尽量成块的时间成块用，便于统计；不单是工作，其它生活感悟什么都可以记，随手记下来；时间统计时按每天15个小时的毛时间计算，每天把吃饭、洗漱和上厕所时间限定在2小时之内，睡觉7个小时，其它时间都需要仔细记录；记录时间的类别时把时间分类记在跟显示有时间的一行，便于统计时发现；基本上一天的时间按番茄工作法的顺序循环，这部分的时间属于优质时间，其它有一部分时间就需要事后记，长段的记，比如应酬、工作、会议等；在记录时间的过程中，要保证跟你的记事本亲密接触，如果一有变动，随手就把时间记录下来，免的时间长了，还需要思考和计算那部分时间都用到哪里去了；记录的过程中也要不断核查，看是否偏离目标。

3、总结

有人习惯于在晚上总结完后再睡觉，而我大部分是第二天早上总结，因为一天核查几遍，就能发现有没有出轨，主要的计划是否完成；更主要的问题是有时侯自己困的不行了，倒头就睡，或者上床后听一会儿英语，什么时候睡着，这段时间是没有在记事本上记录的，需要在第二天早上补记。

至此，一天的工作完成，第二天早上把记录的时间统计在时间记录表中，这个圈就算划圆了。

实施新的每日日程的记录方法后，特别是番茄工作法的助力，使自己的工作效率明显提高，计划性增强，能及时完成对自己的承诺，更好地与周计划结合，克服自己的惰性，完成任务的程度再逐步提高。

后附每日日程照片和计时器的下载。

作者: 朴人 时间: 2011-4-19 08:36
附件和图片还是上传不了，如果感兴趣，可以发邮件，新浪博客中也有更新，但只能上传图片，发不了附件。

作者: 花下看美人 时间: 2011-4-19 08:44
挺好的，发我邮件：13514000073@163.com 谢谢

作者: zhuzy0123 时间: 2011-4-19 17:06
不错，学习了，能发我邮箱吗zhuzy1968@163.com，谢谢

作者: 飞起来 时间: 2011-4-19 17:48
抓住今天，就是抓住未来。

作者: 艾墨 时间: 2011-5-10 18:30
喜欢~~楼主总结得很好，对我很有帮助，苦恼没有下到好用的计时器，希望楼主有空给我发一个，谢谢啦！！evon.q@hotmail.com

作者: muko7788 时间: 2011-5-10 21:11
抓住今天，就是抓住未来

作者: lianglp 时间: 2011-5-12 13:44
附件呢你，怎么没有啊，写的非常好

作者: sunny_bush 时间: 2011-5-15 12:07
好，发我邮件：sunnybush@163.com 谢谢

作者: 朴人 时间: 2011-5-16 10:12

艾墨发表于 2011-5-10 18:30
喜欢~~楼主总结得很好，对我很有帮助，苦恼没有下到好用的计时器，希望楼主有空给我发一个，谢谢啦！！

我用的是一款egg倒计时器软件，还不错，你可以从网上搜一下下载，我这边邮件发不过去。

作者: 艾墨 时间: 2011-5-23 00:04
回复朴人的帖子

首先感谢推荐！找到了~正在试用，喜欢它的小巧！
谢谢分享，最近在公司就用egg，在家就用机械计时器，非常方便！25分钟这个设定本来觉得有点短了，但是用下来实际差不多够，现在也有些习惯了！
一起坚持下去吧！和家人一起！

作者: nanyu 时间: 2011-12-31 17:08
刚看到您写的这篇文章，很受用。明天就是新的一年了，希望有一个更好的管理软件来帮助自己实现日程安排 26385638@qq.com

作者: 夏虫曲人 时间: 2012-3-15 22:46
楼主，您好！能和分享一下吗！sqylj2008@163.com

作者: daniel_wf 时间: 2012-3-16 17:25
总结的挺不错

作者: zhg1100 时间: 2012-3-18 17:07
谢谢楼主，发我一个吧

作者: zhg1100 时间: 2012-3-18 17:08
我的邮箱 zhg11001100@163.com

作者: tiger686 时间: 2012-9-30 15:28
能全套发给我吗谢谢很受用 xiao2643583@163.com

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