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标题: [原创]管理中的“时间管理”——由“个人时间管理”到“多角度时间管理” [打印本页]

作者: gudaost    时间: 2008-9-7 20:02
标题: [原创]管理中的“时间管理”——由“个人时间管理”到“多角度时间管理”

管理中的“时间管理”——由“个人时间管理”到“多角度时间管理”

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 古道视野 08月 21st, 2008

发掘下属主动性前,领导者必须确保下属具有主动性。

——威廉·翁肯 唐纳德·沃斯 《谁背上了猴子?》

在1974年11-12月期的《哈佛商业评论》上,威廉·翁肯和唐纳德·沃斯联名发表了文章《谁背上了猴子?》,该文曾获该杂志最畅销的两篇文章之一。其中涉及了一个非常重要的理念:管理中的时间管理,而更深层的含义是:发挥下属的主动性,绝非管理者自行承担。

在文中,作者探讨,管理工作中有三种时间:受上司支配的时间、受组织支配的时间和个人支配的时间。前两种是身为管理者或中层经理必须去做的,否则必将受到惩罚,或早或晚而已。而第三种时间,则很不幸的包含了“受下属支配的时间”,更加不幸的是,由于管理者的管理不当,这部分时间甚至可能完全占据了“个人支配时间”。

为何会是如此?

情境一:当下属向你寻求解决办法,而您没有充分信息立刻给出结论时,您必须消耗时间去了解情况,然后给出答复,在这个过程中,问题已经在无形之中从下属身上跑到了你的身上!——作者称之为“猴子”。

情境二:当你要求下属完成某项任务,却没有规定完成时间和汇报进展情况的期限时,你需要不断想着这件事情,并且不断主动了解进展情况,你的时间再次被消耗了!

情境三:当你告诉下属,我要思考一个初步的方案,然后我们再进行讨论时,下属将无所事事,而你则忙忙碌碌——猴子再次跳到你的肩上!

回想一下我们每天的工作,我们是否也在做着同样的事情?身为管理者,你做事的时间要比下属长上很多,当你在办公室加班时,你的下属却在外面旅游——这一定是错了!一定错了!但是,我到底错在哪里?

回到文章开头引用的那句话:在发掘下属主动性前,领导者必须确保下属具有主动性。

当您希望发掘下属主动性时,您是否想过,上面提到的那些做法,其实是在扼杀下属的主动性,您已经在无形之中将主动性拿到自己身上,而非归还给应该具有的人——下属身上。其实,这就是问题的核心,最关键的部分!

在第一个情境中,管理者必须自行了解情况,消耗时间去思考解决方法,而下属则放弃了思考,只是在等待答案。

在第二个情境中,下属可能会因此拖延,上司需要不断提醒自己,并去督促。

在第三个情境中,下属无所事事,上司忙忙碌碌。

身为管理者,重要任务之一是帮助下属,为下属解决问题,但是帮助并不代表代替,当您选择代替时,主动性就已经被转移到您自己身上,下属的主动性就已经被您剥夺!当您希望发掘下属主动性前,看一看自己,您是否夺走了这种主动性!

对于需要管理者协助的事情或问题,管理者必须清楚的认识到以下几点:

  1. 对于下属的任何问题,要么放弃任务,要么给出答复,否则只会让经理消耗更多时间去分析任务失败的原因并解决问题。
  2. 管理者应该把给下属解决的问题数量控制在时间足够的范围内,每个问题的解决应5-15分钟之间。
  3. 只在约定的时刻给下属解决问题,而不要四处寻找问题,抓到一个解决一个。
  4. 面对面或电话讨论,而非邮件。当然可以选择邮件作为回答的一部分,但不是全部。
  5. 确定下一次解决问题的时间和主动性层次[1],决不能模糊或不确定。

在具体实施上,可以选择如下方法:

在解决问题时,管理者需要告诉下属自己的原则:

如果我们可以有技巧的做到这些,不仅不会降低下属的主动性,反而会给下属的主动性提升带来更大空间!而管理者,更加可以从中获得至少三个方面的收益:首先,管理者通过减少“受下属支配的时间”来增加“可支配时间”;其次,管理者可以将这部分“可支配时间”用于提高下属的主动性;最后,管理者可以将时间更多的分配与领导和组织交给的任务上,甚至是更加长远的思考。

其实,本话题谈到这里,已经不再是一个单纯的“时间管理”问题,更多的,是一个管理方法的问题,但是它是我们日常时间管理的重要部分。唯有注意了这些方法和细节,才能更好的做到时间管理!

当我看到这篇文章时,我才发觉自己对时间管理理解的肤浅。之前的我更多的是在从个人管理的角度来思考时间管理,但是我们的时间却绝非仅仅属于我们自己,当我们轻视了某些方法和细节时,我们的行为直接导致了其他人主动性的缺失或其它问题,进而导致我们的时间被大量占用!这篇文章为我打开了时间管理更深层次的大门,把我从原来的“偏重个人管理的时间管理”带入到“多角度时间管理”的层次,后续,我还要不断思考这方面的问题,进一步提升时间管理的能力。

在此,谨以此文献给热爱时间管理、热爱能力提升、热爱GTD的朋友们,希望可以拓展思路,带来一些启迪,更加希望大家能够给我留言,谈谈您想到的“多角度时间管理”相关话题,让我们共同讨论,共同提高!

注:
[1]主动性层次:

  1. 等待别人吩咐(最低层次的主动性);
  2. 询问该做些什么;
  3. 提出建议,然后就采取相应的行动;
  4. 采取行动、但立即提出建议;
  5. 自己主动行事,然后定期汇报(最高层次的主动性)。

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近期实在太过忙碌,博客一直没能更新,最近公司给了我一个非常好的锻炼机会,真的让我体验到:下班回家,什么都不想做,只想睡觉的感觉了!不过我现在每天都在记录工作上的事情,等到这个Project初步完成之后,我会对很多贯穿其中的事情做以总结和归纳,形成系统化的思考和文章,相信这种真实经历的记录与思考,会成为一个或几个经典的系列文章。

同时,近期我会努力找时间整理自己近期思考的内容,将这些零散的碎片整合成为一个初步的框架体系。虽然我还没有开始尝试,但是我有一种感觉,这些内容已经可以成为一个初步的系统化内容了。这部分工作应该不会拖得太久,毕竟我在日常工作和思考中还需要不断用到,应该在不远的将来就会推出一个新的系列文章!

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作者: sxyqdy    时间: 2008-9-9 00:32

不错的文章,好好学习一下!谢谢楼主。


作者: redya    时间: 2008-9-11 13:13
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