时间还可以这么管，8招让您省时间--twhsi电子报第三期 - 栖息谷-管理人的网上家园

这里有Step by step的制作方法用一张A4纸，轻松做好每日计划
（大陆文章连结）

2 倒数计时器的妙用

倒数计时器可以说是最超值的时间管理工具，可以有以下的用法

-- 煮开水、蒸煮东西时提醒自己
-- 睡午觉时避免睡过头（搭程大众运输工具时特别好用）
-- 预估演讲、活动结束时间
-- 设定10分钟，强迫自己要完成某一些事，打某些电话
-- 提醒自己下一个约会的时间（见客户、接小孩时可用）
-- 告诉自己该去喝水、做伸展运动了
-- 离吃饭、下班时间还有多少时间

基本上，常见的倒数计时器有三种，一般倒数计时器、电脑软体、手机软体，各有其优缺点及使用特性。

一般倒数计时器：价格约在100-300元（台币）之间，最大的好处是可以持续看到倒数时间还有多少，而且闹响声音大。我常常在工作时，倒数还有多少工作时间，这样子可以让自己加快速度，不会分心。

电脑上的倒数计时软体：优点是直接在电脑上面设定，不需购买（不论在PC或苹果电脑上都有很多免费软体）、而且功能多样化。我常常用来提醒自己休息时间到了，该喝水或伸展操。

手机上的倒数计时软体：出外时最方便，尤其是想搭程大众运输工具怕坐过头，或想睡一下特别方便。

3 免持听筒电话

一般办公室电话有一个很好用的功能"免持听筒"（见上图左红框处），可以让我们等待对方接听电话时，空出双手继续处理事情，增加效率。另外，我在美国时，看到许多的业务员都使用耳挂式的电话（见上图中），这样子就可以一面讲电话，一面自由移动（拿资料或做纪录）。开车时，有些车子也有免持听筒功能，这样子开车的安全性也增高许多。

除此之外，再分享节省打电话时间的三个秘诀，建立完整的通讯录、批次打电话、电话旁边要准备好纸笔。平时建立好完整通讯录（最好是在outlook或其他电脑通讯录软体），一方面可以节省找电话号码时间，其次可以和手机同步通讯录，更可以轻易做好备份工作。批次打电话，可以节省大量通话的时间（一个时段内密集打五通，要比五个电话散布在一天不同时段要省时的多）。要准备好纸笔，电话沟通常常会做出承诺及约定碰面时间，如不立刻纪录，之后还需要回想谈话内容，造成时间的浪费。

4 多层公文架

大多数人办公桌的桌面都不大，所以物品应该要以垂直放置才可以节省出更多空间。多层的公文架，用途是放置当天需要用到的文件（参考档案要放在另外地方）。

例如做一件企划案时，电话突然来了，或是同事同事突然来到桌旁说要讨论事情，如果这件事情需要立刻处理，正确的动作是，把企划案的资料放到公文架上，拿出空白的纸笔，专心处理电话或同事讨论的事情并且纪录下结论，沟通完毕后，把纪录放到公文架的另一格，拿起原来的企划案继续处理。

以前上卡内基训练时学到"一次一件事、一次一粒沙"，多层公文架除了增加我们桌面的作业空间，更让我们处理事情时井井有条，是很有效益的办公文具。

5 彩色分类标签

分类是办公室中重要的文件处理要点，颜色，可以让我们"扫视"的状况下，一眼就辨识出需要的文件，快速的拿到手中。

时间管理研习会中，常常有朋友分享运用颜色来分类的例子。一种依照文件的种类分类（例如红色是紧急、黄色是财务部门、绿色是企划案等），另外一类是用颜色来分不同种类的工作清单（红色清单是需要外出办的事情、黄色清单是打电话、绿色清单是在电脑上处理的事项），提供大家参考。

6 标签机

标签机可以让办公室内的档案系统一目瞭然，目前的标签机都有中文输入的设计，可以快速制作出标签。

标签机的用途主要是为文件档案做好分类，印出的标签纸字体清楚、大小一致，档案取用时也可以只靠"扫视"、直觉快速，档案摆设起来赏心悦目，整齐美观。

除此之外，标签机可以作为收纳的提示之用，例如厨房中的系统厨具，可以在不同的抽屉贴上放置物品的类别，这样子收纳规则更加的清楚，而且印出来的标签可以使用很多年，不需更换。我们家的厨房橱柜抽屉每一个都有分类标签，就算有亲友临时使用厨房，也能一眼就找到锅碗瓢盆、各种调味品。

7 家庭共用的月行事历

我家主卧室的墙上，挂着一个月行事历，上面标着我们家庭生活的近期行程。老婆和我都会在上面更新自己的行程，以免没有时间互相通知。月行事历都是使用朋友赠送的版本，根本就是免费，却是我们家很有效的时间管理工具喔。

8 早起网站帮助成为晨型人

2008/2天下杂志封面标题是"你的未来、决战早晨"，早起在日、韩、台湾已经掀起风潮，许多人早起利用上班之前的时间，为自己的人生开拓不同的可能性。

目前网路上有许多早起团，例如台大PTT BBS的时间管理版上有早起团（需用BBS）、也有巴布早起团（封闭会员制）、台湾第一个专业早起网站则是我晨网（目前已经有了135位会员）。以论坛方式成立，除了有我晨早起团、并可以让大家让交流早起心得，欢迎大家参加。（网址：http://www.5morning.com/ ）

除此以外，好友数位品牌达人阿宝哥参加的BNI商聚人(Businee Network International)也是一个优质且可以建立早起习惯商务社团。

＊本文欢迎转寄，回应这篇文章请按这里，欢迎在twhsi的大陆博客留下您的数位痕迹。
http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b0100988z.html