[分享]王明基老师“工作分析”讲座录音文本 - 栖息谷-管理人的网上家园

王明基：
八九点管理培训研究网高级培训师
北京大学清华大学总裁班、加拿大皇家大学MBA客座教授
资深企业管理专家
从事企业管理研究和实践二十多年
把中国古代哲学思想和现代企业管理融为一体
能针对具体问题提出创新性的解决方案
已为数百家中外企业提供管理咨询培训服务
培训人数已逾15万人

----工作分析

观众朋友们大家好，谢谢大家收看《东方名家》。在这一集里我们将和大家沟通一下工作分析这样一个问题。
下边我想问大家一个问题，谁能谈谈管人是管什么。管人都管什么，你依据什么去管人。好，那我问大家一个问题，您管我吗，噢，这不是我和您开玩笑，您会告诉我您不管我，如果我喜欢你们的公司，我通过正常的录用进入到你们的公司里，您就开始管我了。为什么？我是您的下级，由于工作的需要我从第一个岗位A岗，调到了B岗，又根据工作的需要，我又调到了C岗。工作了一段时间之后，您觉得我有培养前途，就给我安排到第四个岗位您的助理。我的岗位变换了四次，您管我的要求和标准一样吗？不一样，为什么？谢谢，您说了。岗位变化了。那我们怎样认识人呢？
管人的含义
管理某个岗位上的人，岗变，则管理标准必然要变。
我们有一个不成文的一个道理，叫岗，铁打的衙门；人，流水的兵。流到那个岗，用哪个岗位的标准进行管理。因此国际管理界有个公理，相当于我们平面几何里的公理，那是不用求证的。一个组织管理水平的高低，看人力资源管理。人力资源管理水平的高低，看该单位的岗位管理文件做得是否完善。如果你的岗位管理文件做得很完善，那么你的管理水平就是非常高的。大家都知道ISO9000的新版2000版，人力资源增加两个非常重要的因素。即第一要有职务说明书，即工作分析的结果文件，要有培训。为什么增加职务说明书呢，它主要希望利用职务说明书，来控制住管理。也就说通过过程来控制管理，为什么增加培训呢，它希望用培训来代替持续改善。所以说增加这些东西是非常有道理的。好，请问问在座的贵单位的岗位分析文件是什么样子的？噢，有人提及了，您的岗位分析文件，包括职务名称，职务的责任，还有职务的工作任务，还有考核的标准等等有好多。那么岗位管理文件应该是什么样子的呢？在这里我想问大家一个问题，如果您手下有一个得力助手，非常得力的管理助手，因为工作的需要晋升，或者因为他个人情况调离了我们的部门。那么就会来一个新人来顶替他的工作，新来的是一个刚分配的大学生，您用他和用过去的骨干一样吗？谁更顺手？噢，过去的骨干更顺手。为什么新人不顺手。噢，您说了他没有经验。那经验是什么呢？这位骨干又吧什么东西带走了呢？您说把经验带走了，经验究竟是什么呢，经验是会做这件事，用什么来界定会做这件事。噢，知道这件事怎么做，什么叫怎么做？知道哪门出哪门进，言外之意知道做这件事的程序。先做什么再做什么，继续做什么再做什么，他知道做这件事的时间的顺序和空间变化过程，即知道做这件式的流程。还会知道坐到第几个环节，需要依靠公司的第几号规范和文件去做，这叫规定。他把它带走了，您为什么让他带走呢，我没办法，人走了他就带走了。
得力助手辞职的启示：
把工作做成流程文件。（未完待续，明天更新）

学习名家的讲课，不仅是要听内容，更重要是学习大师的思维方式。

王明基老师课讲得很好，告诉你方法，也告诉你为什么用这个方法，是通过什么思维方式来的。

哲学的思维和数学的工具，哲学和数学，一直是王老师最推崇的两门工具学科。

不好意思啦大家，这两天工作忙，没来更新。继续送上……

得力助手辞职的启示
把工作做成流程文件。
这个问题不是一个很难解决的问题，好，我跟大家讲一下，解决这个问题一个非常受启发的案例。某开发去办公室主任，曾经是我的学生，有一次他们单位出现了一个情况，请我帮助去解决问题。是什么呢？开发区办公室负责给领导报批出国手续的一个工作人员，是一个女孩怀孕在家生小孩，其他人不会做这件工作，大家知道从怀孕一直到歇产假，是一个很漫长的过程。这么多天以来领导不能出国招商引资那可是个大问题，那这个问题该怎样解决呢？这个办公室主任就找到我，那时候我说很好办，你找个车吧，咱到她们家里去，然后我们就到她们家里去了，买了很多水果，为什么，产生了第二代应该值得庆幸。大家都知道医院里唯独一个病房能带来欢乐，产房。我们就到了女孩家里，我们就说对不起给您添麻烦，希望您帮助我们解决一个问题。您负责几件工作呢？她说负责四件。一二三四说的清清楚楚。一二三四我记得明明白白。我说您告诉我做每件工作内容我知道，怎么做我不知道。她说那好我告诉你。第一件工作先做什么再做什么，她吧一个十八个程序的流程给我说的明明白白，第二个，第三个，第四件工作她也都把流程给我胶带的明明白白。我又把流程记住了。然后我就问她，我光把流程记住还不知道啊，我还要清楚做到什么样的结果才是令主管满意的，她又告诉我接过来。我回到家里，就把她告诉的一切，做了一份管理文件。第一工作内容，第二工作流程，第三工作结果，四项工作，做了四块这样的东西。
作业指导书的组成：
工作内容
工作流程
工作结果

就交给了当时开发区的总经理办公室主任，他所爱要，这东西还不错。他说这个东西怎么办。我说找个新毕业的年轻大学生试试咱这文件好不好用。他就找一个年轻的大学生去实验，这年轻大学生照着葫芦开始画瓢，吭哧吭哧，五天做成了第一个领导出国的一些手续都办成了，然后以后做过五个之后，就变成了行家里手。我建议大家做这类文件时，是有个原则的，不明白的人一看就懂。看懂之后照着去做就不会错，一做还就成功。这是一个好文件的标准。
下面我们和大家分享一些有关工作分析的文本的案例。我们先给大家看看目前国际上通行的工作分析结果文件。我们分享一下我现在手里给大家见到的第一个文件是一个贸易公司的经理的文件。他的职务的名称是贸易一部的经理，他的工作项目有几类，工作内容，工作依据，权限，时限，表单，名称，分送单位，管理基准和备注。

好，项目内容一：工作内容，信件，还有其它的电报等文件的签核及其处理。工作的依据，所收到的信件和电报，管理的权限是执行，时限不定。管理的表单，表单的名称是信件和电报，分送的单位是助理。管理的基准：每天下午1点30分交给助理代表的手里，然后由助理整理，然后交给经理。他的工作一共有九项，基本一页纸囊括了他的工作结果文件。下面我们再给大家看一个是某车间实验技术人员的一个职务说明书，即某车间的技术员的职务说明书，职务的名称我们称为叫“实验车间的技术员”。职务编号TR172，隶属部门，技术开发部。职务等级B，分析日期1989年6月7日。工作范围，从事实验工作，零部件设计加工和装配改造。职责范围，根据图纸或工程师的指示，运用机械工具安装设备，加工改造产品。第二与工程师和车间主任一道改进工艺，第三操作机床，使用焊枪从事钳工工作，第四阅读有关图纸及说明，第五指导本车间工人操作机械。使用的设备，普通车床，成型机，磨床，钻床，冲压机，测量仪器及工具。资格条件：高中毕业或具有同等学历，具备2到4年操作机床的经验。有较高的理解能力，会看图纸，独立完成操作，身体健康。一张纸构成了一个职务说明书。这是目前国际上通行的职务说明书的做法。后来我接受了一家企业的咨询，下边我们给大家看看我们做的职务说明书，我作为一个管理顾问公司的顾问，给我启发最大的是这样一个职务经历。无论是我上学期间，还是在学校教书期间，永远没有我加盟管理顾问公司提高更快，为什么呢？我接触了大量管理界的精英，我经常和他们交流，偶尔会听他们的课程。往往他们的课程是浓缩他们一生管理经验的精华，所以说管理顾问公司是让人成长最快的一个机构了。在这里呢，我系统的接受了ISO9000的培训，ISO9000对我影响非常深，我所做的工作分析的文件完全是ISO9000思路的结晶。如果说照抄的话，那是以ISO9000为模板做出来的我的工作分析文件。我的工作分析文件有三大部分构成：

管理手册基本包括，我们跟大家所谈及的一个问题，国际上目前的职位说明书，它的一般的样子，管理手册一般包括哪些内容呢？管理手册应该包括，第一，职务的名称，第二，职务的责任，第三，职务的内容，第四，管理的权限，第五，承担的责任，第六，命令链。在纵向命令系统当中，你接受谁的命令向谁汇报，然后下一个横向协调系统，再有工作标准，工作时间，工作空间，使用的资源，任职的资格条件。需要培训的内容，晋升的渠道和职务的难度系数。做这类文件的时候，我们向大家提供一个建议，提供一个建议：我们做管理文件要做操作性的定义，不做操作性的定义你会两个人做管理文件会有两个结果，所谓操作性的定义是什么？譬如说我们界定职责，我们看很多管理文件职责和工作任务是分不清楚的，请问在座诸位，职责和工作内容有区别吗？看来大家经常在实践领域，冒然让大家把它提升一个清晰的该你那还真有些困难。职责是一个范围概念，它划一个范围，范围之内的是你的，范围之外是别人的，职责是一个很空泛的概念，譬如说我们给大家举一个例子，销售副总经理的职责，它是这样的：对企业的产品和销售负全面的责任就可以了。那么工作内容是什么呢？工作内容它是一个内含性的文件，是一个操作性的定义，它体现为什么。（待续……）

职责的内含变为具体可操作的、而且界限明晰的若干项工作内容。

那么作为一个职业经理人的销售副总经理，当然他的具体职责譬如说制订营销战略，制订年度的营销计划，制订营销人员的分配问题，构建营销组织，好多具体的东西了。所以说概念一定要清晰。第二告诉大家要做一个同质的该你那，所谓同质的概念是什么呢？好，谢谢。您穿一个黑色的T恤衫，黑是什么意思，噢，想不出来，那我告诉您。黑，第一，一种颜色，光线照上，全被被反射，只有黑颜色，反射的频率不一样，在光谱上衣服将会呈现赤橙黄绿青蓝紫不同的色彩。黑还有一个概念，映射为心黑；黑还有一个概念，回民的一个姓。有一天我们去沟通，噢，您贵姓？噢，您姓刘。有一天我和您去沟通，您告诉我。咱们这次培训班级的刘小姐真黑，我说她在咱们班里最白呀，噢，您说她心黑。您理解黑的概念是三个，颜色，心黑，回民的一个姓。我理解黑的概念就是一个：颜色。我们俩沟通失败。是因为我们俩对同一个概念理解不一样，这称为叫概念不同质。因此做管理文件一定要做同质的操作性定义。这是个关键。岗位的责任要做，工作内容要做，管理权限要做，承担的责任要做。

你没有完成工作，我怎么样惩罚你的一些个规范。还有命令链。我接受谁的命令向谁汇报，中国的企业一般来说管理没有问题，外商企业，国营企业都非常好。民营企业有时会出现一些问题。举个例子我们到民营企业去，会发现，妻子董事长，先生总经理，两人都管理企业，两人发一个矛盾性的命令。噢，下边很难干。所以说命令链，主要要求大家。

再有横向协调系统。我将会和谁发生横向往来。譬如说一个销售副总，你将会和谁发生横向业务往来呢？你当然会和生产部门发生横向业务往来，为什么这样说呢，我的产品的开关，经常出现问题。你就需要告诉生产副总，或者改善工艺，或者更换开关的元器件。这样才能保证我们的销售。你还会和谁发生往来呢，总工程师。我在销售干燥箱的过程当中，我会发现生化台的销售非常好，那我就需要通知总工程师，请研发生化台。这样将为我获得更多的心得市场的机遇。再往下呢？应该有职务的标准。即完成工作的标准，考核的指标，还有工作时间。几点工作，几点下班，工作几个小时，一周工作几天，还有工作的空间。你的工作区域大约要在哪个范围之内。还有你所使用的资源，譬如说我给你配什么样的办公桌，配什么样的电脑和投影仪，譬如说像销售副总，当时我们给他配的是摩托罗拉6288的手机，配的是普乐士的1.5公斤的一个投影仪，配的是一个东芝的超轻薄的一个电脑R100。当时还是不错的。这是使用的资源。

还有任职资格。任职资格条件包括学历，我这个职位需要有哪个学历层次，第二需要品德，敬业精神是非常重要的，责任感也非常重要。还有能力，能力是四个方向。譬如说第一你拥有的知识，第二你拥有的技能，第三也就是说你的能力。第四你的经验。大家不要小视经验，大家应该把经验和学历两者结合起来去考虑。然后还有需要接受培训的内容，职务的难度系数。确定你的工资，还有你的晋升渠道。一级文件和国际上一样，但是我们创造了一个二级文件。

流程是个怎么做的文件，我们怎样去做流程文件呢？在一级文件的工作内容之下，做一个流程文件。我跟大家举一个大家稍加熟悉的一个例子，营销战旅怎么做，营销战略的制作，它有两大因素需要考虑。第一个大因素，外在的一些因素。当今的市场状况，竞争对手的状况，第二个企业内在的因素。内在因素是关键，内在因素有什么呢？我的经济总量多大，第二我的研发能力和技术水准，第三我拥有的设备的数量及其他品质。第四我的员工的技术水平。这四大要素决定我的产量。决定我的成本，决定我的规格标准的多少，决定我的技术含量之多寡，和创新能力，在此基础之上我们需要研究外界环境的情况。好举个例子，市场变化淘汰黑白彩电，新技术的引进平板彩电盛行，竞争对手的介入，我们开始降低价格，销售一代，研发一代，储存一代，你永远是市场的引导者。你永远是市场的引导者，在这个基础之上，我们决定我们向市场投向什么产品，再制订我们三个非常重要的战略，价格战旅，销售渠道战略，和产品战略。大家知道这是一台IBM的笔记本电脑，大家为什么喜欢IBM笔记本电脑。我知道，从买来用起来就没出现过毛病。但是IBM笔记本电脑，IBM的个人电脑为什么卖給联想呢？据说它每年亏19亿美金的，它承担不了这个。这样的一个问题，它就退出了个人电脑的生产，开始做服务器。它为什么在竞争当中失败呢？大家知道后来有一个戴尔，这时IBM已经是蓝色巨人，他怎么办，他必须搞一个差异化的一个营销战略，他发现IBM是品牌机，非常好。自己也在生产配件，他就决心自己不生产配件，永远找各种配件的最好的商人购买他们的配件，他用组装的方式完成他电脑的生产。他还会发现品牌机有个问题，配置不顺心。一切配置都好，我想玩游戏，希望显卡大一点，但是这显卡不是独立的，一变显卡，别的配置都变，又不趁我的心。因此世界山大家都知道有个非常奇怪的现象，喜欢电脑的人喜欢组装机，但是组装机配置顺您的心，但是它没有品牌机性能稳定。戴尔的笔记本电脑8200，它推出一个基本型号，其他配置你想变就变，我当时把内存变成512M，然后独立显卡，然后我要刻录光驱，它都给我换了，我加点钱就可以。你会发现戴尔的营销策略是品牌机类的组装机。我有品牌机的稳定性，我还有你要求配置变化的自由性，所以说它赢得市场。再有呢，它直销，直接面对客户。这样分销商的利润就给了客户，你会发现戴尔的笔记本电脑是中低端价格的战略，我不敢说它中低端的笔记本电脑价格如何，顶级笔记本电脑肯定是IBM1/2的价格。我当时买那台戴尔的笔记本电脑就是追求它的性价比。但是IBM同等价格是四万，它一万九下来了。所以说你会发现戴尔的这个战略导致它赢得了巨大的市场。IBM洗牌退出，这样一个流程就是一个怎样做的文件。流程当中蓝绿色区域，就是你销售副总的职责，有了流程你就会做这个东西，你不会做，照葫芦画瓢，照猫画虎也能够完成。有多少工作大家可以看，你就有多少个流程。这样一目了然就会知道。

这个职务有13件工作。我们就给它做出了13个流程，第三级文件，我们给它的一个文件称为叫标准文件，标准文件大家非常熟悉。我们给大家两个标准。

第一点实现标准和质量标准，都清楚。我们不说。第二个标准大家容易忽略，大家没有忽略。

大生产有个特征，管理环节多，部门多，部门和部门之间就产生一个接口，管理所有的问题都是接口出现的问题。举个例子这是一扇门，大家说我们过去门先从哪坏？先从合页坏，为什么？合页是个接口，它是门和门框的接口，再从哪坏，铆和锁子坏，那也是一个接口，再从哪坏，锁和门把坏，这都是接口。接口控制不住是管理界的一大问题。至今理论和实践方面都没有太多的突破。我们做了一点小小的尝试，将接口标准做出，接口标准有三个。

这样的一个文件，不足以说明接口的特征，我们曾经给为海尔做配套的一个供应商为它的供应部做了一个接口文件。供应部进行采购工作，第一个环节市场部，必须拿一个订单，拿来订单才会启动采购工作，如果这个产品是我第一次采购的话，您应该做一个什么工作呢？评价选择供应商，好评价完之后，和供应商签订一个供货合同，然后供应商把货就送到了工厂。送到工厂能入库吗？谢谢您点头了，不对，您摇头了。不能送到仓库，为什么，没检验。这里就需要检验环节。这就产生了接口部门。为什么呢，大家都知道，第一个知道原材料进入工厂的人是供应部的内勤，检验工作由品管部完成，他必须将这个信息传递给品管部的内勤，品管部的内勤再告诉品管工程师，才能完成检验。你会发现产生了这么多接口。怎样去做呢，按照我们三个要素，谁，品管供应部内勤，何时，5分钟之内，做什么，通知品管部内勤现场需要检验。谁，品管部内勤，何时，5分钟之内，做什么，通知品管工程师，现场需要检验。谁，品管工程师，何时，10分钟之内，做什么，到现场检验。你不是传递信息，我对你将产生心得工作标准，要出示一份检验报告，该检验报告一式五份，完成检验。好，为什么一式五份呢，第一份存档。为什么要存档，留下管理痕迹。ISO9000的思想呀，更重要我们留下了改善的路径，我们通过追溯，知道问题产生在何处，我们留下了管理痕迹，也留下了责任。品管工程师肯定会负起责任的。第一。第二我们要做他完成工作的一个依据，给他，然后然他交给品管部长，作为他完成一项工作的一个依据。第三我们要给供应部，入库的一个根据。通过合理的检验手续入库，那是合法的，第四我们给供应商的一个索款的依据，有检验报告的款项是应该支付的，第五更为重要，给财务部门一个记账的依据。下边大家会问及一个问题，这样的管理文件非常好，我们应该怎样去做呢？我告诉大家一下，推进工作分析的秘籍，五年前我做一个工作分析的文件，一个5000元人民币，那五年前，为什么需要用我12小时的时间，5000元人民币做一个工作分析的文件。因为它需要消耗我12个小时的时间。如果你的企业有不同的岗位100个的话，那这成本太高了。怎样才能帮助企业用较少的代价来做成这个呢，我告诉大家一个非常简单的数学规则就可以，我带着你20个中层，开始进行制作这类文件，我告诉大家都是打字员，那是一个岗位文件，不同的岗位，工作性质不同。才是一个岗位文件，如果您一个拥有一千人的企业，估计岗位文件不会超过100多个。如果没有100个为例的话，我带着你的20个中层，给总经理做一个。第一天所有的20个中层就学会了。第二天20个中层自己做一个，第三天20个中层带着他下级做一个，我们40个文件做成了。第四天20个中层再加他的骨干，再往下做一个，5天基本完成。您不会费很多的费用的。因为市场经济有个原则，当你最大限度帮助对方创造财富的时候，将会有人更多地使用你，所以说应该为企业去着想。这是第一点。第二点这个文件爱你做的顺序是什么样子呢？先做管理流程，再做职位文件，否则会出现问题。你流程一变所有文件都要变。第二从高层往下做，你好找接口，从下往上做，你会有很多接口对不上的。另外两个人一起做，你和你的下级一起做，在做的同时，把你下级的文件做成的同时，你也完成了基本的培训。就不要后期培训了，他执行起来就会很方便。这样的过程还有一个好处。我带出来企业的20个专家，以后企业流程改变，工作变，战略变的时候，你们依然能完成有关管理者做事的问题的。

第一个方面呢，我们就和大家交流到这。下集呢我们想和大家讲一讲，管理当中如何管理人。尤其是人际之间沟通的一些问题。好，本集我们就讲到这儿，观众朋友们，再见。