项目管理程序在理论上听上去常常很美，但一旦IT人员把它们交到了最终用户手上，就会开始听到抱怨使用不便和界面难懂的声音。像微软Visio这些功能强大的绘图程序会让IT老手觉得满意，尤其是那些以绘制网络图为生的人，却往往让业务部门的主管们感到沮丧。有时正如Healthwise公司的首席技术官尼尔•本兹明白的那样，你需要换一种思考方法才能解决贵公司的项目管理问题。
也正如本兹明白的那样，你可能会发现：如今的项目管理程序对公司的帮助不仅仅是确保项目顺利开展。本兹选择的程序是Mindjet公司的MindManager，同时也变成了他组织的一个产品开发工具（最新版本MindManager Pro 7标价为349美元，量大可优惠；如果你想试一下界面如何，该公司还提供免费试用21天的机会。）作为创办于1975年的非营利性组织，Healthwise与管理医疗保健组织（如Kaiser Permanente）、消费者门户（如WebMD）以及数百家医院合作，提供消费者所需的信息，帮助他们作出明智的医疗决策。这家组织称之为“信息医疗”（Information Therapy）。
可是说到管理其内部的项目信息，包括将来发布产品线要用到的众多医疗相关内容，这家组织大约在两年前认识到需要“动一番手术”。该组织共有50名技术员工和211名员工，所使用的项目管理工具形形色色，包括微软Project和微软Visio。当时它开始在开发一条复杂的新产品线，名为Ix HealthMastery Campaigns。这是一系列提供信息的程序，向消费者发送通过电子邮件发送的众多信息、调查表和提醒内容，涉及哮喘、背部疼痛和戒烟等主题。这个项目需要一支成员各异的小组密切联系。
Healthwise负责发布HealthMastery的软件工程师莉萨•奥图尔说：“我们有支小组负责这个项目，包括编程员、项目经理和技术人员等不同成员。”（奥图尔不向本兹汇报，而是直接向负责新产品开发的公司副总裁汇报。）她说：“我们需要一种方法来开发思路，那样大家都能看到项目进展状况。”她又说，公司有一段时间也试过开小组会议时在黑板上贴便条纸的办法，虽然便条纸能描述相关问题，但无法组织管理相关的电子文件。
正如本兹指出的那样，许多公司其实到头来使用Excel来运作项目（如Healthwise发布新产品的项目），这完全是因为我们都熟悉这一用户界面。他补充说，但这其实是个错误。“像Word或者Excel这些程序是线性的，根本处理不了发布活动的不同方面。”
这家组织内部的一些人使用MindManager，开了头脑风暴会后决定使用Mindjet公司的这个程序，此后却主要成了一个组织和项目管理工具。MindManager让用户可以获取表示某个思路或项目的可视化图表，附带所有的分支和部分。本兹说：“我们发现可以进一步发掘MindManager的功能，用于产品开发。”
与微软Project这些广泛适用的任务传统项目管理程序相比，MindManager程序显得非同寻常，因为它侧重于图形化图表。任何人都可以使用MindManager：只要绘制图形化图表，这吸引了并不精通项目管理的人。有些项目管理程序迫使人们从设计包括项目里程碑、日期和小组成员的清单开始着手，这可能会让你觉得在填写没完没了的电子表格。
本兹发现，企业用户几乎不需要学习MindManager程序，即可上手。另外，由于XML功能，它让用户可以直接从可视化“图表”链接至相关的项目文档。就拿Healthwise来说，链接可把用户直接带到与HealthMastery产品线内部的15项发布活动有关的所有文档。
这条新产品线的开发小组（包括医生和IT人员）起初使用MindManager用于设计和创作内容，随后用于实施、最后作为检测矩阵（testing matrix），从而确保每项发布活动的所有方面都井然有序。
HealthMastery的每项发布活动传达不同的讯息，这取决于患者对某些问题有什么响应，譬如他们的精神健康是否出现了反复或者变化。所以，这个可视化图表上有一系列条件分支结构（if/then branch）和定时触发器。奥图尔说：“我们的图表被这里的人奉为‘宝典’。”
奥图尔说，该程序的可视化外观感觉吸引了从事这个项目的成员各异的小组。她说：“用户积极采用它的速度之快着实让我吃惊。如果你把它与微软Visio（这是个优秀工具）比一下，会发现Visio用起来有点难。我手下有一名编程员试图用Visio来绘图，结果听到她从办公室里传出尖听声。有些医生仍把每样东西写在纸上。”
本兹和奥图尔指出，公司的一些IT员工如今仍使用Visio，但他们没有要求最终用户这么做。IT员工还使用微软的Visual Studio Team System和Team Foundation Server，以支持小组的敏捷开发方法。
IT人员还发现，MindManager程序对质量保证项目有所帮助。本兹说，其中一个发布产品准备测试时，你要做的就是打开图表。这是因为，图表会链接至消费者在发布活动期间收到的每一部分内容，涉及治疗哮喘等主题。图表还链接至管理哪个部分在何时被发送的触发器和规则。
他说：“这就可以做成完备的测试文档。你看了每个动作后，会问‘它有合理的问题分支、合理的问题、合理的基于时间的触发器吗？’”譬如说，针对刚被查出患有哮喘的病人和怀孕病人，系统会按不同的次序、发送不同的材料。Healthwise必须确保系统在合适的时间发送合适的材料。
如今，这家组织继续开发HealthMastery内部的新发布产品，使用MindManager完成开发到测试的工作。本兹说，在项目开始阶段，小组成员常常会在会议室的平板显示屏上显示Mindjet图表，开始讨论。每个发布产品的开发从头到尾需要10周到12周。本兹说：“要不是它（MindManager），小组中的每个人要花比目前更多的时间来完成发布产品的开发。”
奥图尔说，展望未来，该组织会设法把更多的内部数据连接到Mindjet图表，并调查这些图表是否可以推广到消费者，从而以更加结构化的方式来收集及提供信息。
Healthwise希望看到开发商们下一步对这种技术采取什么样的动作呢？奥图尔说：“进入到企业图表服务器层面将是下一大步，以便可以在服务器集中提供图表；多个用户可同时共享及更新。”
Healthwise的本兹说，归根结底，IT主管应当考虑清楚诸如此类的项目管理程序除了仅仅跟踪日期和里程碑外，还有什么样的功能。
他说：“MindManager也许是贵组织的一项颠覆性技术，几乎不需要什么培训，而且各个级别的员工都能以创新的方式将它用于产品设计、内容创作、项目实施及质量保证。”
实施要点
Healthwise的首席技术官尼尔•本兹在实施Mindjet的MindManager、用于项目管理及新产品设计时，学到了这些宝贝经验。
1、以一种循序渐进的方式为贵组织引入程序，首先将它用于跨部门的头脑风暴会。
2、强调用户界面，因为有些项目管理程序注重内容复杂的清单，而这个程序注重类似流程图的可视化图表。
3、使用贵组织的一套术语和词汇来定制程序，以便尽量提高用户的采用率。照本兹来看，这点并不难。
4、充分利用XML存储功能，以便与贵公司的其他工具相连接。
5、调查一下你的可视化图表，看看能否成为IT人员可使用的一套不错的质量保证测试用例。
学习。
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