[转帖]基层主管的基本技能

day999

基层主管的基本技能

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主要内容

. 前言

. 工作前先装备好你的思考能力

. 了解你的职务

. 完成你的指派工作

. 如何进行你的工作

. 基层主管的四大职责

. 基层主管的基础守则

. 有效的报告方法

. 结语－知己、知彼、整合

一、前言

二、工作前先装备好你的思考能力

. 以科学方式进行工作

. 明确你的工作目标

. 收集事实资料

. 依事实做判断

. 计划

. 执行

. 检讨

. 秉持强烈的「目的意识」及「问题意识」

. 任何小事都不要疏忽了创意

三、了解你的职务

. 对自己的职务充分了解

. 责任

. 权限

. 义务

. 了解你工作的前手与后手

四、完成你的指派工作

. 命令接受方法

. 主管呼叫你的名字时

. 用有朝气的声音立刻回答

. 不要闷声不响地走向主管

. 不要用“做什么”、“什么事”等同辈团体的用语回答

. 带着你的记事本，以便随时记下主管的指示

. 记下主管交办事项的重点

. MEMO 具有核对功能

. 日后工作进行中，可根据Memo 记录主管所提示的注意事项、协调事项，检查你工作状况

. 可避免日后如“没有交待”、“没听到”等纷争发生

. 理解命令的内容

. 不清楚的地方，询问清楚为止

. 尽量以具体化的方式，向主管确认命令内容

. 要让主管把话讲完，再提出意见或疑问

6W

. What －指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态

. When －指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作

. Where－泛指各项活动发生的场所

. Who －指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责任者、参与者

. Why －指理由、目的、根据、Why 能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做

. Which－指各种选择可能及优先顺位，Which能让我们思考保持更多弹性，同时也让我们知道什么事情可以选择，也提醒我们必须决定我们的选择

3H

. How－指方法、手段、如何做

. How many －指需要多大、多少，以计量方式，让事情更具体化

. How much －指预算、费用

五、如何进行你的工作

（一）了解二个类型的工作目标

1、应达成状态的工作目标

. 应达成状态的目标，是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，企业内的各个员工必须完成的目标。

2、解决问题的工作目标

. 解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现状产生差距、或和我们的预想与期望不一样，因此必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生。

（二）评估问题性质的两个步骤

1、问题的优先顺位

. 紧急性－不管问题的大小，必须立刻解决

. 重要性－一些重要的问题，未必是很紧急的

. 妥当性－指解决问题的目标本身是否妥当

2、区分问题的类别

[此贴子已经被作者于2006-10-8 11:18:23编辑过]

asdpk1945

什么东西

暴走一族

东西呢？

johnxiao

怎么回事?

skdbyy

怎么什么都不 说呢？

sheep204

没有内容？？？楼主忘记贴内容了？！@

aaaok

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楼猪不厚道！

day999

发生型问题－指现状与目标或标准已发生差距

. 谋求改善型问题－是指现有的目标或标准往上提升

. 潜在型问题－是我们预测未来环境的更动，可能会带给我们那些问题

（三）面对目标的态度

以PDCA完成达成目标的手顺

. PDCA 水准提升改善后的水准

水准提升

目前的水准

（四）程序化

. 在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你的工作能做出有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，谓之「程序化」

（五）程序化计划的五个步骤

. Why－明确了解工作进行的目的及理由，为什么要做?

. What －确定要做哪些事项?

. Who－谁来做?明确责任者及协助者

. When－什么时候完成?

. How to－明确如何进行及进行的顺序步骤?

（六）以问题解决程序

. 找出问题的真正原因

. 找出解决问题的重点对策

. 订出问题解决的行动计划

（七）问题解决的九个步骤

1. 明确的目标、标准

. 知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么问题

2. 发现问题点

. 积极地秉持你的问题意识及改善意识

. 掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能的问题点

. 特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的

3. 要因分析

. 辨别问题的现象与产生现象的原因

. 针对问题点，找出真正的原因

. 整理归纳各项原因

. 找出几项最重要的原因

4. 确定要解决的问题

. 根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无法同时解决，就要选出几项重要的课题解决

. 有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税的变动。

5. 拟定对策

. 思考出针对要因的解决问题点的对策

. 针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规避的方法

. 提出多项对策，以便选择最适合的因应之道

6. 做出行动计划

. 明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序

7. 执行行动计划

. 注意执行时，是否确实依据行动计划的内容进行

. 随时了解实施的状况

8. 效果确认

. 调查执行的结果，是否能有效地将问题解决

. 若问题仍无法解决，要调查执行行动计划是否有偏差

9. 标准化

. 订定标准化作业的方式，要能简单、浅显易懂，每个人都能够实施

. 宣导标准化作业方式，让每个人都能遵守

六、基层主管的四大职责

. 执行任务

. 品质管理

. 交期管理

. 成本管理

. 生产管理

. 安全管理

. 士气管理

. 改善问题

. 做好人际

. 培育部属

七、基层主管的基础守则

. 比上司期待的工作成果做得好

. 一定在指定的期限完成工作

. 工作时间集中精神，专心工作

. 懂得提升工作效能与效率的方法

. 依工作的重要性，决定完成工作的优先顺序

. 依工作的重要性，决定投入工作的时间

. 同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行

. 不断思考是否更有效率的工作方法

. 请教有经验的老前辈

. 备齐以往的做法、相关资料、相关的讯息，当做工作的参考

. 随时订出完成工作的期限

day999

准备好必要的工具、材料、器材

. 避免用过大的手段，达成较小的目的造成浪费

. 避免用过小的手段，达成较大的目的螳臂挡车

. 要有防止错误的警觉心

. 使用一些未经确认的资讯

. 工作上的专业知识或技巧不充分

. 疲倦、不能集中心力

. 情绪低潮、不稳定

. 连络错误、协调不足

. 把一知半解当做全部知道

. 不注意、草率、马虎

. 成见、专断

. 无责任感、推脱责任

. 不遵守作业规定

. 做好整理、整顿、清洁

. 秉持工作的改善意识

. 简单化

. 代替化

. 统合化

. 分散化

. 废止化

. 养成节省费用的习惯

. 合理的使用电话

. 有效率的使用办公用具及事务机器

. 节省电费、水费

. 不要不当加班

. 做好避免不良品的措施

. 做好机械、维护，并正常操作机器

. 做好预算、控制预算

. 要有成本意识

. 爱惜公司的资产

八、有效的报告方法

. 报告的对象

. 报告的时机

. 做好计划时

. 中间报告

. 紧急报告

. 工作完成时

. 报告的原则

. 口头报告原则

. 先说结论－a.结论b.经过c.理由

. 简洁、正确

. 事实与主观的感想、臆测需区别

. 不要遗漏重点

. 成功、失败都要明言

. 书面报告的原则

. 遣词用语要简单易懂

. 标题清楚

. 尽量用图表、数字说明

. 报告顺序要合逻辑

. 利用添附资料说明

九、结语－知己、知彼、整合

. 信赖你的部属

. 相信自己有无限的潜能

. 显露你的企图心

. 支持上司或组织所订目标

. 订定目标，应就部属能力、水准与达成任务的难易度做合理公平的考量

. 因人而有不同的激励方式

. 容许无心、隐恶扬善

十、附件

. 科学的步骤进行工作

. 彻底完成职务的CHECK POINTS

. 接受命令的CHECK POINTS

. 工作进行的CHECK POINTS

. 工作程序化计划表

. 问题解决九步骤

. 防止不良现象的查核要点一览表

. 生产作业现场巡查表

. 向主管报告的CHECK POINTS