建立新部门好难？那是你没有做好这几点

华恒智信咨询

【客户背景与现状问题】

A公司成立于2000年，位于浙江省杭州市，是一家大中型即将上市的公司，近年来发展一直不错；同时A公司还有另外一个产业是国家级公共服务平台，由“1平台”、“6中心”构成，主要围绕园区及区域做服务。但是在业务拓展中平台服务性收入比较少，仅略有盈利。因此公司想寻求新的发展方向，成立了一个新部门。新部门成立以后，由于领导经验欠缺，挑战接踵而来。部门应该如何组建？部门人员怎么划分？未来工作模糊不清等问题都有待解决。在这种情况下，为了有效解决问题，领导决定向专业的老师寻求帮助。通过多个渠道进行多次搜索、了解和对比后，该领导决定请华恒智信专家老师进行指点，希望能够为企业改革指明方向。



在和华恒智信专家老师介绍完基本情况后，该领导提出了以下几个问题:

一、怎么做新部门的组织架构，如何做好组织架构？

二、我应该怎么开展这个部门的工作？有没有需要注意的点？

三、如果想和老师进行长期沟通，合作方式都有哪些？



针对该领导提出的问题，华恒智信专家老师详细询问了该公司目前的现状和问题背景后，经过认真分析，结合多年的企业咨询项目经验和过往的分析研究，提出了采用“3+1”模式，开展新部门组建的各项工作的解决思路。






一、角色落地，做好在组织中的整体角色定位分析。

当一个人对自己充当的角色把握不准或缺乏正确理解时，便会产生无所适从的困惑和犹疑，组织也是同样的道理。因此在建设新部门的时候，首先要做的就是明晰角色定位。负责人要融汇整合公司战略、上级单位或相关单位的需求和发展意向，对新部门的任务进行判断和明晰。这期间要进行多次深入沟通，在各个环节的相互关系中去提取信息，从而确定这个部门在单位中承担的角色。



二、职能落地，结合角色定位进行内部的部门职能梳理。

所谓职能，是指需要完成的任务、工作和责任，以及为完成这些任务所拥有的权力。新建部门职能落地是指对所需完成的任务、工作和责任以及所拥有的职权的界定。明确的职能梳理和专业描述，为组织结构的设计奠定基础，为组织结构的岗位设置提供建议。



三、定岗定编落地，根据明确的工作任务进行能力的层层分解，以此来确定岗位的要求和条件，从而将员工能力和数量进行合理匹配，通过定岗定编将其落实。在分析的基础上对岗位价值链上每个环节应发挥的作用、对组织的贡献和与其他岗位的关系进行系统思考。



四、加一个运作机制，包括人岗匹配的赋能机制和评价机制。

其中评价机制涵盖胜任工作的评价和多劳多得评价。近几年，“赋能”的热度只增不减，它的含义也很广。马云提出了阿里巴巴要 “赋能”年轻人、“赋能”卖家 ；刘强东提出了京东要“赋能”金融行业……管理学界认为赋能是通过调整组织结构、转换领导方式、促进员工成长等措施，激励员工不断学习与创新，让每个人都有一定的决策权，充分发挥员工的聪明才智与潜能，帮助企业赢得竞争优势。人岗匹配的赋能机制强调的是基于人岗匹配，组织要为团队和员工赋予能量、授予权力。那么在岗人员的赋能实现了，机制的建设、组织架构的框架就明晰了。接下来怎么实现在岗人员履行其职责？建立多劳多得的机制，用“多劳多得”去正向牵引人员的履职。



【客户反馈】



该领导听取了华恒智信专家老师的意见，依据“3+1”模式进行实际操作。经过四、五周的推进，取得了以下显著成效。



一、解决了部门定位不清晰，职责范围界定不明确的问题。根据“3+1”模式明确了部门内的分工，减少了因分工不明所带来的工作分工混乱、单位绩效不高的问题。



二、配套的运行机制，发挥了有效的激励作用。多劳多得等机制极高地提升了人员的工作责任意识和个人绩效。



三、建立起了一整套规范的业务流程体系和组织架构，满足了单位对于该部门的成本、效率和服务质量的要求。部门实现了快速协调，部门内运作效率提高，各个环节协作到位。



鉴于在短时间内快速取得如此显著的成效，客户方领导特意拜访公司对专家老师的专业性表示钦佩，提出此模式具有较强的科学性和系统性，对华恒智信的先进理念予以肯定，并表示非常期望及期待与专家老师的长期合作，且第一时间签订了二期、三期的合作协议。



【案例总结】



周易里提到：“穷则变，变则通，通则久”。在这个机遇与挑战并存的时代，企业在发展中为了跟上时代的步伐，不断的根据企业发展需求进行动态调整。组建新部门是随着企业规模的不断扩大，必然会遇到的问题。那么在组建新部门时将以上几点工作做到位是至关重要的。我们都知道古田会议在我党发展史上的重要性，由此也产生了“支部建在连上”，这个理论与实践相结合的产物。这个能够抓住普通党员的一个最佳组织形式和机制“支部建在连上”，使党的路线、方针、政策落实到基层有了不可替代的制度构架。我们企业发展也有异曲同工之妙。当组建新部门的时候，要明确新的组织形式是什么？应该是什么结构？角色定位是什么？在角色定位捋清以后，结合岗位的职能进行定岗定编，最后辅之运作机制。企业想要组建新部门达到预期效果，一定要做好“3+1”模式的几点工作。


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