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飞鸿谈管理:安排了还要检查才能保证落实

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发表于 2018-9-26 10:39:09 | 显示全部楼层 |阅读模式
        自公司采取捡贝壳的方式进行材料撰写方面规范性的总结以来,产业研究中心负责人根据有关人员的意见和建议,陆陆续续地收集整理了一些规范性的内容发送大家参照执行,总体来看效果不错。
        但飞鸿在审核材料的过程中,也发现了一些没有按规范执行的问题。
        比如:规范中提到:为避免多次修改的文件出现搞不清楚哪个是最后一个版本的情况,要进行文件管理。即每次发送文件时,要在文件名后注明完整的日期。但飞鸿有一次收到文件下载保存时,发现该文件竟然插入到了前些年的同类文件中。仔细检查,才发现发送者只写了日期而没有写年份。也就是日期不完整。
        又比如:针对目前网络上标题、标点符号使用不规范的问题,曾多次发送中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》和国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》国家标准等进行规范。但飞鸿在审核文件时,仍然发现有人在文件圆括号的序号后面加了明文规定不需要加的顿号,即“(一)、”、“(1)、”等。
        再比如:针对材料撰写过程中,因为对总体思路把握不到位而出现思路不清、撰写不到位的情况。专门要求在报告中要认识指导思想的核心价值,一定要在这个内容中把产业规划的依据、产业打造应遵循的原则、产业规划内容和要达到的目的等一一写清楚。一次飞鸿在审核一个规划报告时,感觉整个报告撰写逻辑混乱、东拼西凑。于是检查了一下指导思想内容,果然发现没有按要求进行撰写,要素缺失,内容也是乱的。
        类似以上的情况,还发现了不少。为此,飞鸿做了以下工作。
       一是检查跟进查清问题所在。发现问题后,飞鸿没有直接找负责人,而是与当事人进行沟通。检查其是否收到了有关规范,了解其为什么不按规范执行。在此过程中,发现有的是负责人在统一发送后,没有及时给后来的新员工发送;有的是当事人收到规范后,只大概看了一下,因为发到手机中的规范在许多信息中翻找困难,就懒得再找而凭模糊的记忆来做;而有的则虽然看了,但在做的时候还是会按照习惯来写等等。
        二是针对问题进行个性化解决。按照公司“对问题没有必要举一反三”的原则。发现问题后,飞鸿没有采取统一开会或群发邮件等方式兴师动众,而是个性化解决。有的让负责人补发,提醒他要给新来的人及时发送;有的盯着让其找出规范,自己检查问题出在什么地方;有的直接指出问题,并告诉其原则,不要再犯。这样做的原因主要是问题不具有普遍性,没有必要耽误大家的时间。
       三是把解决问题的重点放在负责人身上。产业研究中心新培养了负责人,他具有规范整理、发送、监督等方面的职责。因为是才担任这个职务,加之自己也有许多的材料撰写工作,所以工作有时照顾不周全也是正常的。飞鸿不去批评他,而是通过亲自跟进并通告其结果的方式,让其明白他的问题出在什么地方。以这种比较温和的方式提升他的管理能力。当然这种方式适合于那些自律性比较强、对自己有一定要求的员工,并非所有人都适合。
发表于 2018-10-17 11:45:25 | 显示全部楼层
勤检查、多落实!

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