飞鸿谈管理：要开有效率的会

目送飞鸿

        公司一个项目取得了较大进展，开始进入到实质性推进阶段。
        在项目初期，是由李经理负责处理客户关系，并在公司的支持配合下，进展到招投标环节。因为该环节涉及到产业部分，所以刘经理加入进来，进行产业指导和把关。材料撰写由产业研究部门指定一人执笔。从而形成了一个项目团队。
        在大家的共同努力下，顺利通过招投标阶段，进入规划报告撰写的前期准备工作。为此组织召开了第一次会议。会议开始后，李经理让刘经理主持，他觉得自己是负责处理客户关系的，而此次会议不涉及这方面的工作。而刘经理认为项目一直是李经理在跟进，自己是半路进来的，不大了解情况。最后他们意见还是让产业研究部门的负责人赵经理来主持，因为本次会议涉及到撰写的问题，由他主持并安排工作更合适。在几个经理中，赵经理资历最浅，他只能应承。但感觉事先没有更多的考虑，只是简单想了几件要做的事，于是把事情提出来，尝试着进行安排。但没有想到，有的人表示事情简单，应该让新员工来做，不愿意承接。有的人表示，事情还没有到那个阶段，到了再说。最后只安排了他手下执笔人的工作，会议就这样结束了。
        类似这样的会议，后面还开过一次。所以在又一次得到开会通知时，飞鸿与有关人员沟通，对如何提高会议效率提出了自己的建议。
        一是会前应做好充分的准备。现在大家手上的工作都很多，时间紧，所以应该强调会议的效率，不宜浪费大家的宝贵时间。之所以感到会议没有效率，主要是会前的准备工作做得不到位。为此，在开会之前，应该把本次会议要研究哪些议题想好。最好是重要的且需要大家在一起探讨才能有结论的议题，而不应事无俱细全部拿到会上来讨论。同时要确定好此次会议的主持人，由其将本次会议的几个议题分轻重缓急的不同顺序提交会议讨论。而不能临时到了会上才确定。这样容易导致因事先准备不足而不知该说什么。如果本次讨论的问题或安排的工作与某人有关的话，也最好是事先先沟通一下，以避免出现工作安排不下去的情况。尤其是年轻的经理面对老员工时更要做好私下的沟通。
       二是要尽可能地开短会。为了保证开短会，最好在开会前把此次会议的议题提前告知参会人员，以便他们提前有所准备。如果预判有的议题有可能会引起大家长时间的议论时，则应将此向后放，而把容易达成共识的议题放在前面。对出现久议不决的议题，则应适时引导，实在不行的，可以果断中止，放到下次再议。而不宜任大家讨论下去，造成时间的拖长。
        三是会议一定要有结果。有的会议之所以会出现多次召开的情况，很重要的一点是事情没有安排下去，或没有达成共识。所以本着“会议要有结果”的原则，事先要定义好本次会议的成果物。有的是安排的工作落实到人并明确完成时间；有的是提出的想法经过讨论形成共识；有的是属于告知性质，也就是让大家知道某件事。无论是哪种，主持会议的人都要明确本次会议的成果物是什么。只要是达到了目的，就应该宣布本次会议结束。之后安排有关人员撰写会议纪要以便进行成果巩固。