做好岗位设计 提升组织效率

华恒智信咨询

引言：科学地划分每个岗位，让员工明确自己的岗位职责，这样有利于提升组织的效率，减少无用功，充分发挥所有员工的正向作用。
【关键词】岗位设计 传媒行业
某市电视台广告部审核科的主要职责是：广告内容审核、广告合同审核、广告播出审核。最初，部门领导依据本部门的工作职责，将员工的工作职责在有关会议上进行口头分工。一段时间里，这种模糊的“工作分工”，使员工对自己的具体工作目标不清楚，也不知道哪些工作是自己职责范围内的，哪些是自己必须完成的，哪些是要与相关岗位的员工沟通、协作才能做好的。
因为岗位责任不清，电视台曾出现广告漏播、错播的问题。因监测数据录入不及时，还出现过广告播出证明无法出具的现象。更严重的是，出现问题后，员工间相互推诿与埋怨，有时员工心里清楚是谁的责任，但又无据可查，最后只好不了了之。
面对上述问题，该部门的主管与员工认为，有必要对工作岗位进行科学设计，于是，将部门工作分解到5个岗位：1、广告内容审核；2、广告合同审核；3、广告播出审核；4、广告监测；5、资料管理。这一方案经过一段时间的运作后，员工发现岗位间难易程度、责任大小、工作量差异较大。该部门又根据员工的提议，对上述岗位重新设计：将广告播出审核岗位分为监测一岗、监测二岗；增设出播证岗位，专职出具广告播出证明并负责广告播出情况核实；增设了磁带管理岗位，负责录制节目磁带的归类、摆放、查询及办理供阅手续。 在岗位设计好以后，该部门用文字的形式对“岗位职责”进行了规范和明确。
实践过程中，该部门又碰到这样一个问题：有的员工因病或者因事不能上班时，其他岗位的员工很难顶替他的工作。于是，在岗位设计中该部门又引进岗位轮换制，轮岗周期为两周。期间，很多员工觉得对岗位的工作流程熟悉时间长而遗忘率高，每次换岗的第一周工作效率最低，而且面对新工作岗位，员工普遍不知从何着手，两周轮岗周期太短。为此又将轮岗周期延长为一个月。
一年后，该部门发生了如下变化：1、员工对岗位责任、难易程度、工作量和工作的风险性心中有数从而减少了岗位目标的盲目性。2、由于职责明确，员工失误率、差错率明显减少，员工的积极性得到了较大提高。3、轮岗之后，员工的综合操作能力、熟练程度及工作效率均有不同程度的提高。大家对全局工作有了更强的适应力，能将各岗位间的技能灵活应用。
华恒智信点评：
每个员工就像一个个齿轮，连接在一起组成了组织这台大机器。而如何使这台机器的运作更加有效率，需要设计者设计出明确的路径，将每个齿轮安置在合适的位置。因此，一个组织的领导者要想使组织的效率提高，实现组织的永续经营，合理设置岗位是在组织成立之初就需要进行的。而管理者也要在日常工作中不断反省思考，不断改进组织的岗位设置，在问题产生之前发现问题，以减少不必要的损失。上述案例中，审核科的岗位设计改建效果显而易见。华恒智信作为一家专业做人力资源的顾问公司，在定岗定编方面有深入的研究，分析如下：
第一，组织需要根据组织目标明确职务描述和岗位规范，即建立工作说明书。工作说明书的内容具体可分为八个部分：职务基本信息，职务目的，管理权限，工作关系，责任范围与影响程度，工作业绩衡量标准，任职的基本要求和高绩效的要求，薪资收入标准与变化的条件与要求等。管理者通过工作说明书对每个岗位提出要求，也可以利用工作说明书对每个员工的工作进行考核。
第二，组织需要根据实际情况，灵活地对岗位设计进行调整和改进。该部门在运作过程中发现了员工缺勤会导致整体的运作无法顺利进行，便设立了岗位轮换制，并且调整了岗位轮换的周期。从这个举措可以发现，一项政策只有建立在对组织实际情况的了解下，才能使政策的效益发挥到最大。如果管理者在不了解组织在运作中产生的问题的情况下，盲目照搬其他组织的成功案例，反而会事倍功半，甚至影响组织的延续性。