飞鸿谈管理：发现问题没有必要“举一反三”

目送飞鸿

        总经理召集有关人员召开一个业务会议。因为公司一直鼓励后端人员向前靠，所以让人力资源部骆敏做会议纪要。
        因为对业务不理解，同时她也很少写这样的会议纪要。所以不仅参会时对会议内容不得要领，更不知道哪些是重要的哪些可以不必反映。因而写出来的会议纪要问题很多：格式不对；信息遗漏较多；在不少地方加进了自己的理解使得内容出现偏差。
        与此同时，总经理在给飞鸿安排一项工作时，飞鸿告诉他已经安排过了。但总经理在跟进后却发现虽然安排了，但执行人对此项工作的理解差距较大。感觉目前公司在一些工作上做得比较粗，不到位。
        为此，找来人力资源部经理和飞鸿，就问题谈了自己的意见。
        一是对工作要管理和检查。会议纪要如何写，是新入职员工培训的主要内容之一。骆敏入职才半年多，是经过这个培训的。虽然学过了，但在写的时候却连最基本的格式都没有遵守，而会议纪要撰写培训中提醒要注意的几个问题她都出现了。飞鸿安排的工作是只安排不检查，员工到底理解了没有，是否知道该如何做，都没有进一步跟进。因而员工虽然把材料看了，但看过就完，头脑中一片含混。因为这些问题只涉及他们两人，所以找来他们进行沟通。要求对相关工作进行检查、跟进和检测。
       二是不搞举一反三式的运动式管理。类似的问题公司一定还会有，但成熟的公司在管理体系上应该是滴水不漏，不应触一发而动全身。所以公司不做“举一反三”的事，不大面积搞学习型组织打造，不针对此另搞一套体系，更不组织动员大会搞“心灵鸡汤”。而是发现什么问题解决什么问题，没发现的就不管。前不久在新闻上看到一个政府，组织了各乡镇大小干部五六千人集中到县里，在广场上开动员大会。县长在会上喋喋不休地讲了一个多小时，之后要求大家回去落实。记者在现场跟进报道时，明显感到形式大于内容。下面的人要么听不清，要么与熟悉的人聊天，要么看手机。类似这样的事，如果说在以前信息渠道不畅时还情有可原的话，在时下已经完全不适应了。这种耽误大家时间、低效粗放的运动式管理，只能是为领导做政绩而没有任何实际意义。现代企业管理更不应该如此。
        三是管理要精细化且内紧外松。所谓精细化，就是做针对性的管理，谁出现了问题就解决谁的问题。对问题要持续跟进，不放过。同时启动多个环节的检查检测，不仅是本部门管理者，人力资源部甚至总经理也可抽查，争取一次就把问题解决掉。比如骆敏写的会议纪要，总经理就安排了人力资源部经理和飞鸿一起帮助她修改完善直至合格。再比如飞鸿的工作跟进，他之后就不断地与部属进行沟通，帮助他理解。同时透明过程，使得有关人员同步了解。所谓内紧外松，就是不要一发现问题就马上训人批评，虽然本质上还是要给其持续的压力，但表现却是“润物细无声”。通过细致的工作，让其真正理解，从而愿意配合改进。而在公司表面上却不引起什么反响，不至因为解决一个人的问题引起大家的注意，影响他人的工作，更可避免本人出现消极对抗情绪影响问题的解决。