|
|
“陈红，请帮我订一张明天下午从北京飞往上海的机票。”
“沈总，支付张明邮寄资料快递费46元，请审核。”
“费用透明，从南站返回公司打车费36元。”
“陈红，明天我们就到达高新区了，请在管委会附近订一个酒店。”
……
在公司建立的财务审核及透明群中，每天都可看到类似的信息在滚动。有的人发出请求，有的人在审核，有的人在积极响应并及时透明情况。
这种情况已经持续了一年多了。通过这样的方式，公司彻底进行了财务管理的流程再造，大大降低了管理成本，提高了工作效率。财务室也由原来满满坐了一屋子人变成了只有两三个人。
这是公司采用互联网手段进行管理的又一成功尝试。
一是流程再造的必要性。记得有一个大公司，他们的研发人员经常要出国，回来后自己贴票，到财务部排队审核，之后找不同的领导签字，再去财务部排队报销。一个研发人员能够为公司创造价值的地方应该是在电脑前，而不是去走这些流程。报销会浪费他两三天时间，因为有时要找的那个领导不在而要一趟趟跑。于是他们下决心进行流程再造：研发人员出差回来后只要自己把票贴好并交给财务部即可，由财务部完成从审核到找领导签字到报销的全过程，之后通知有关人员前来领款。从而极大地简化了报销流程，让研发人员专心做他们的业务。从中尝到甜头后，他们还在公司其他领域也进行了类似的流程再造变革。
二是采用互联网手段进行新的流程再造。上述的财务流程虽然比之前有了很大改进，但依然存在不少问题。因为信息的不对称，财务在报销中，还要对事情的经过进行回溯与确认。要审核单据，要找领导签字，周期也较长。而领导的不少时间都花在了签字上。其实派哪个人去哪里出差他自己很清楚，但还是不得不再次确认。针对这样的问题，公司尝试新的管理手段。在公司内部建立专门针对财务管理的微信群，所有相关人员都在群中。而能够预见到的如飞机和火车票购买、酒店住宿等大的费用，都交由财务会计统一来办。他集借款、采购、贴票、审核、报销于一身，省去了许多流程。同时因为此信息是在公司内部公开的，领导也都能看到他安排的人在什么时候去了什么地方出差，什么时候回来的，费用也一目了然，所以在签字环节就可以进行授权。而其他小笔费用，在产生后及时在群中透明，需要审批的也在群中进行，同意后才能支出。后续的报销就十分简单了。
三是信息高度透明是流程再造的基础。一个公司从小到大，一定会经历一个人管理一切、分业务管理、分层级管理到分部门管理的过程。随着公司的发展及人数的增加，信息的流动及流向就开始复杂起来，透明度也随之降低。而财务是公司的最后关口，因为所有的收支都要汇集于此。同时财务又是相对独立的部门，对公司的业务活动基本不参与。但还又要审核和报销因此产生的费用，所以必须要建立严格的审核、报销、审计流程。面对又要提高效率又不能出现漏洞的矛盾，只有通过信息的高度透明甚至是财务人员直接参与到业务的费用支付环节中去才能真正解决。 |
|
