飞鸿谈管理：如何与专业会议策划公司谈合作

目送飞鸿

        随着市场经济的发展，出现了许多应市场需求而生的涉会组织和机构，比如会议中心、会展会务公司等。还有一些定期或不定期进行行业会议组织策划的协会、联盟、咨询顾问公司等。这些会议极大地丰富了市场活动，促进了行业间的合作洽谈、信息流动和产品交易，并且催生了一个庞大的会展经济市场。
        其中有的公司以专门组织会议为主营业务，把与会议有关的费用做到极致，求得自己的赢利和生存空间；有的机构聚集了一大批企业组成联盟，定期或不定期地组织各种会议，通过此给联盟企业提供许多服务。飞鸿所在公司在协助政府打造产业园区的过程中，也会根据需要组织各种不同的会议或活动。而参与同行业的会议并与他们合作争取共赢，是一个十分良性且有效的市场化做法，这也成了公司的战略之一。
        为此，飞鸿与多家会议策划公司进行了沟通，就双方的合作进行探讨。
       一是非简单参会而是要体现价值。在与这些公司沟通时，他们的第一感觉会认为飞鸿是想来参加他们的会议，或者想以“协办方”的名义出现。所以在开始谈的时候，往往会把他们的实力和所组织会议的影响力说得很大，以提高他们的身价。这也无可厚非，商业活动中尤其是在涉及交易且相互不大了解的时候，会有自我包装。所以飞鸿在沟通中，不会受其所描绘内容的影响，而是坦诚地表明自己来洽谈合作的初衷：就是要谋求合作共赢。告诉他们自己有什么实力，看中他们什么，自己可以在哪些方面帮助他们等。总之一点，不想只是简单地挂个名，而是要体现自己的价值。
        二是客观指出对方会议策划中的不足并提出改进建议。飞鸿公司在每次会议策划时，都会建立十分清晰的会议成功指标。一般来说有两个：要让会议主办方满意，同时要让会议参加者满意。为此，会设立许多有针对性的会前、会中、会上和会下活动。做得多了，就形成了一套卓有成效的会议组织模型和会议流程。因此，在与这些会议策划公司沟通并审看他们的会议议程时，会发现不少大而化之、操作性不强、似是而非的内容，市场化程度不够。尤其是为会议参加者考虑和设计的环节比较少，官方作派浓厚，即只对上负责而不对下负责。为此，飞鸿按照自己成功办会的经验，指出其存在的不足并提出如何改进的建议。使得对方刮目相看并得到对方的高度认可。
       三是利用自己的优势和资源为对方会议做贡献。飞鸿提出的对方会议中存在的问题，有些事他们不是没有想到，而是力所不能及。有的是没有资源，只好舍弃不做；有的是前人已经这样做了，改变起来十分麻烦，所以抱着多一事不如少一事的态度。飞鸿在对方认可他的想法后，往往是主动提出解决方案。如果对方开放度好，则表示可以包一个主题或论坛，自己组织、重新策划，连参会的客户都自己来邀请。这样可以极大地解脱对方的压力，同时提升会议的高度和品牌美誉度。如果对方有所顾虑，则表示可以共同组织，还是以对方为主，他们只是参与策划和协助性的组织工作，同时可以帮助邀请高层次重量级的人参会，甚至可以做一些能够提升会议档次的主题演讲等。在沟通中，飞鸿明确告诉对方，自己公司与其不构成竞争，公司的产出也不在会议本身，不会去分他的利润更不会去抢他们的客户。这样可以有效地消除他们的堤防心理，使得合作能够顺利进行。